De acuerdo a una Informe 2020 sobre el estudio sobre Fraude y Abuso Laboral Según la Asociación de Examinadores Certificados de Fraude (ACFE), la cantidad de dinero que se pierde a causa del fraude ocupacional cada año representa una sangría asombrosa para la economía global y tiene un impacto directo en la capacidad de las organizaciones para crear empleos, producir bienes y servicios y proporcionar servicios públicos. . Según el estudio, los esquemas de fraude ocupacional más comunes en la industria incluyen esquemas de facturación. Un plan de facturación es un plan de desembolso fraudulento en el que una persona hace que su empleador emita un pago mediante la presentación de facturas de bienes o servicios ficticios, facturas infladas o facturas de compras personales. 

Con estafas como esta, tiene sentido prevenir que curar. En este blog, profundizaremos en lo que implican las auditorías de facturas y por qué son cruciales para la integridad financiera de las empresas.

¿Qué es una Auditoría de Cuentas por Pagar? 

Una auditoría de cuentas por pagar es un proceso mediante el cual un auditor examina los registros financieros del departamento de cuentas por pagar. En este proceso, los auditores examinan la exactitud, integridad, cumplimiento de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP) y validez de las transacciones.

¿Es necesario auditar todas las empresas? 

La Ley Sarbanes-Oxley de 2002 exige que las empresas que cotizan en bolsa proporcionen todos sus registros para una auditoría independiente. Luego de examinar los procedimientos y registros, el auditor da su opinión sobre los estados financieros. El auditor externo prueba los procedimientos contables y los controles internos de la empresa, compartiendo su opinión sobre su buen funcionamiento. Esto significa que las empresas que cotizan en bolsa no pueden evitar que se auditen sus cuentas.

Aunque es posible que las pequeñas empresas no estén obligadas a realizar auditorías por ley, les conviene asegurarse de que al menos sus facturas sean auditadas adecuadamente. 

¿Qué es una auditoría de facturas?

Las auditorías de facturas implican un examen meticuloso de los documentos financieros para verificar su exactitud, el cumplimiento de las políticas de la empresa y el cumplimiento de los estándares y regulaciones de la industria. Estas auditorías desempeñan un papel fundamental a la hora de mantener la transparencia financiera y prevenir discrepancias.

A través de la auditoría de facturas, las empresas pueden minimizar eficazmente el riesgo de fraude y robo, tanto por parte de clientes como de empleados. 

¿Quién realiza una auditoría de facturas? 

La auditoría de facturas y la auditoría de cuentas por pagar pueden ser realizadas internamente por los empleados o mediante auditores externos externos.

Auditores internos

Los auditores internos tienen ciertas ventajas, como comprender las necesidades peculiares del establecimiento en comparación con los auditores externos. Sus servicios son menos costosos. Sin embargo, los auditores internos pueden no ser objetivos en su evaluación y tienden a tener prejuicios. 

Auditores externos

Los auditores externos son objetivos e independientes en su evaluación y tienen un conocimiento más amplio sobre el funcionamiento de los sistemas financieros de las empresas. También están equipados con un conocimiento mejor y práctico de las leyes y reglamentos. Por lo tanto, los auditores externos tienen una ventaja sobre los auditores internos en el resultado general de la auditoría.

Cabe señalar que una auditoría de cuentas por pagar ordenada por ley debe ser realizada únicamente por auditores externos. La empresa puede realizar una auditoría interna además de la auditoría realizada por un auditor externo.

La lista de verificación de auditoría de facturas

1. Recibo y Documentación: Se reciben facturas de vendedores y proveedores. Toda la documentación relevante, incluidas las órdenes de compra, los contratos y los recibos, se recopila y asocia con las facturas.
2. Entrada de datos y verificación: Los detalles de la factura, como montos, fechas y descripciones de artículos, se ingresan en el sistema de contabilidad. La verificación de los datos ingresados ​​con los documentos de respaldo se realiza para garantizar la precisión.
3. Codificación y Clasificación: Las facturas se codifican según la naturaleza del gasto o servicio. La clasificación garantiza la asignación adecuada a los centros de costos o cuentas correctos.
4. Control de conformidad: Las facturas se verifican con las políticas, órdenes de compra y acuerdos contractuales de la empresa para garantizar su cumplimiento. Cualquier discrepancia o desviación se marca para una mayor investigación.
5. Evaluación de precisión: Se verifica la precisión matemática de los cálculos de las facturas. Se verifican las cantidades, los precios unitarios y los impuestos o descuentos aplicables.
6. Evaluación de Control Interno: Se evalúan los procedimientos de control interno de la empresa relacionados con el procesamiento de facturas. Esto incluye revisar los procesos de autorización, la segregación de funciones y los flujos de trabajo de aprobación.
7. Análisis de optimización: Los expertos pueden analizar facturas para identificar ahorros de costos u oportunidades de mejora de la eficiencia. Esto puede implicar negociar con los proveedores mejores condiciones o descuentos.
8. Comunicación con las partes interesadas: Si se encuentran discrepancias, se inicia la comunicación con las partes interesadas relevantes, como proveedores o departamentos internos, para aclararlas. Las discrepancias podrán resolverse mediante negociación o mediante la actualización de los registros contables.
9. Documentación de seguimiento de auditoría: Se mantiene un seguimiento de auditoría completo que documenta cada paso del proceso de auditoría. Esta documentación es evidencia de la auditoría y es crucial para fines de cumplimiento y presentación de informes.
10. Informes y análisis: Un informe resumido destaca los hallazgos de la auditoría y las acciones correctivas tomadas. Se pueden analizar tendencias o problemas recurrentes para mejorar la eficiencia del procesamiento de facturas en el futuro.

La parte más crucial de la auditoría de facturas

Verificar la exactitud de una factura es un aspecto fundamental del proceso de auditoría de facturas y existen tres métodos principales para la verificación manual:

• Coincidencia bidireccional

En este método, los detalles de la factura se comparan con el recibo de envío. El objetivo es confirmar que las líneas de pedido de la factura representan con precisión lo que se entregó. Esto garantiza que los bienes o servicios enumerados en la factura coincidan con la recepción real de los artículos.

• Emparejamiento de tres vías

Este enfoque implica comparar los detalles de la factura no sólo con el recibo de envío sino también con la orden de compra. El proceso de comparación de tres vías verifica que los bienes o servicios fueron solicitados y recibidos. Garantiza la alineación entre los datos de la factura, la orden de compra y el recibo de envío, proporcionando un proceso de verificación más completo.

• Comprobación sin orden de compra

En los casos en que no se emitió una orden de compra, el departamento de cuentas por pagar aún puede verificar la factura. Esto puede implicar una confirmación directa con el departamento de compras, el transportista o una referencia a otros documentos de la transacción, como la factura de flete. Este método es una alternativa al tradicional emparejamiento bidireccional cuando una orden de compra formal no formaba parte de la transacción.

Si se identifican discrepancias durante el proceso de verificación, la práctica estándar es rechazar la factura y enviarla de regreso al proveedor para su corrección. Esto garantiza que se mantenga información precisa y válida en los registros financieros. En los casos en los que hay evidencia de fraude o actividad sospechosa, la factura marcada generalmente se deja a un lado para una investigación más profunda a fin de determinar la naturaleza y el alcance del problema.

Una vez que el equipo de Cuentas por Pagar (AP) haya validado exitosamente la factura, confirmando su exactitud y cumplimiento con los documentos relevantes, pueden proceder a enviarla para su aprobación e iniciar el procesamiento del pago. Este paso marca la etapa final de la auditoría de facturas, garantizando que solo se aprueben para el pago facturas legítimas y precisas, lo que contribuye a la integridad financiera y el cumplimiento dentro de la organización.

¿Cómo mejora la automatización AP la auditoría de facturas? 

La automatización de Cuentas por Pagar (AP) juega un papel fundamental en la mejora de la eficiencia y precisión del proceso de auditoría de facturas. Una ventaja importante es acelerar el procesamiento de facturas mediante funciones como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), lo que elimina la necesidad de introducir datos manualmente. Esta velocidad no sólo acelera el proceso general sino que también permite realizar auditorías más frecuentes y oportunas.

Además, la automatización de AP reduce el riesgo de errores de procesamiento y entrada manual de datos. La automatización de la extracción y validación de datos garantiza que la información relevante se capture con precisión, minimizando la probabilidad de discrepancias durante la auditoría. Esta precisión es fundamental para mantener la integridad de los registros financieros.

Las capacidades de coincidencia de la automatización de AP son otro beneficio notable. El sistema relaciona perfectamente las facturas con los documentos de respaldo, como órdenes de compra y recibos de envío, garantizando que todos los detalles estén alineados. Esta capacidad integral de comparación mejora la precisión y minimiza las posibilidades de pasar por alto discrepancias durante el proceso de auditoría.

La visibilidad y la transparencia en tiempo real se facilitan mediante la automatización de AP. Las partes interesadas pueden realizar un seguimiento del estado de las facturas, las aprobaciones y los pagos, proporcionando información sobre el flujo de trabajo. Esta transparencia es esencial para identificar obstáculos, abordar los problemas con prontitud y garantizar el cumplimiento de las directrices establecidas.

Además, la automatización de cuentas por pagar ofrece análisis estratégicos que brindan información sobre los patrones de gasto y el desempeño de los proveedores. Estos análisis permiten a las organizaciones tomar decisiones informadas durante el proceso de auditoría, identificando áreas para la optimización de costos y la mejora de la eficiencia.

Además, la automatización de AP exige el cumplimiento de las políticas de la empresa y los requisitos reglamentarios. Los flujos de trabajo automatizados se pueden configurar para seguir reglas predefinidas y jerarquías de aprobación, lo que reduce el riesgo de incumplimiento. Esto garantiza que las facturas se auditen de forma coherente y de acuerdo con las directrices establecidas.

Mantener un seguimiento de auditoría completo es una característica clave de la automatización de cuentas a pagar. Este historial detallado de las acciones tomadas, aprobaciones y modificaciones proporciona un rastro de documentación sólido, lo que facilita las auditorías internas y externas. El sistema automatizado garantiza que todas las actividades relacionadas con el procesamiento de facturas se registren para garantizar la responsabilidad y la transparencia.

Revolucione su negocio con la solución de automatización AP Nanonets

En el acelerado mundo de las finanzas, la necesidad de procesos de cuentas por pagar optimizados y libres de errores es más crítica que nunca. Nanonets le ofrece una solución avanzada de automatización de cuentas por pagar diseñada para transformar su experiencia de auditoría de facturas e impulsar la eficiencia en toda su organización.

• Liberando la eficiencia con la tecnología OCR: Nanonets aprovecha la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) de vanguardia para eliminar los problemas de entrada manual de datos. Nuestro sistema extrae y valida sin problemas información crucial de las facturas, acelerando la velocidad de procesamiento y reduciendo el riesgo de errores humanos. Experimente auditorías más rápidas y precisas con Nanonets al mando.
• Capacidades integrales de coincidencia: Nuestra solución de automatización de cuentas por pagar cuenta con capacidades integrales de comparación, lo que garantiza que los detalles de la factura se alineen perfectamente con los documentos de respaldo, como órdenes de compra y recibos de envío. Este meticuloso proceso de comparación mejora la precisión y no deja lugar a discrepancias durante su auditoría. 
• Visibilidad y transparencia en tiempo real: Nanonets proporciona visibilidad en tiempo real de su flujo de trabajo de procesamiento de facturas. Realice un seguimiento fácil del estado de las facturas, aprobaciones y pagos, brindando a su equipo información valiosa para tomar decisiones informadas. Dígale adiós a los cuellos de botella y dé la bienvenida a una nueva era de transparencia en sus procesos financieros.
• Análisis estratégico para la toma de decisiones informada: Entendemos la importancia de la toma de decisiones estratégicas en finanzas. Nanonets ofrece análisis potentes que brindan información sobre los patrones de gasto y el desempeño de los proveedores. Identifique oportunidades de optimización de costos y mejore la eficiencia durante su proceso de auditoría con nuestro análisis inteligente.
• Haga cumplir el cumplimiento de los flujos de trabajo automatizados: La automatización AP de Nanonets garantiza el estricto cumplimiento de las políticas y requisitos reglamentarios de su empresa. Nuestros flujos de trabajo automatizados siguen reglas predefinidas y jerarquías de aprobación, lo que reduce el riesgo de incumplimiento. Tenga la tranquilidad de saber que sus facturas se auditan constantemente de acuerdo con las pautas establecidas.
• Seguimiento de auditoría integral para la rendición de cuentas: Con Nanonets, tiene un seguimiento de auditoría completo de todas las actividades relacionadas con el procesamiento de facturas. Este historial detallado de acciones, aprobaciones y modificaciones proporciona un sólido rastro de documentación para auditorías internas y externas. Garantice la responsabilidad y la transparencia en cada paso de sus operaciones financieras.

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