¿Cómo obtener la aceptación ejecutiva de la automatización de RPA?

La aceptación de las partes interesadas es importante para una implementación exitosa del proyecto RPA. Con más empresas que adoptan la automatización, comprar es cada vez más fácil.

Más del 90% de los ejecutivos de nivel C informan que ya existe algún nivel de automatización inteligente dentro de sus organizaciones. (IBM)

Pero incluso entonces, si pudiera obtener una aceptación del equipo ejecutivo, tendrá un escenario para presentar sus puntos de vista. Aquí hay 3 formas de obtener la aceptación ejecutiva de la automatización de RPA en su organización.

Muestre los estándares de la industria

Muchas organizaciones de todo el mundo están adoptando la automatización. Muestre las tendencias de adopción de RPA en su industria. Tome estadísticas de cualquier informe de investigación de renombre para generar credibilidad.

Mostrar los casos de uso

A veces, cuando una persona hace el mismo trabajo durante años, piensa que nadie puede hacerlo mejor. No ven cómo se puede automatizar su trabajo. Este es un efecto de foco. Dar una vista en tercera persona podría ayudarlos a darse cuenta de su potencial. Echa un vistazo a todos los procesos de tu organización.

¿Cuáles son algunos procesos específicos dentro de su organización que podrían beneficiarse de la automatización?

Haz una lista de algunas ideas. La mención es que cualquier competidor está utilizando RPA para automatizar estas tareas.

Vuelva a capacitar a los empleados y cree experiencia

Cuando sugiera la automatización, piense en cómo contrarrestará la pérdida de empleos. Los gerentes de todos los niveles detestan rebanar su equipo o sus presupuestos. Una forma de redistribuir a estos empleados es: Vuelva a entrenar y cultive la experiencia.

Capacite a los empleados para que puedan trabajar en conjunto con la automatización RPA mientras contribuyen al crecimiento de la empresa. Los empleados pueden mejorar sus habilidades o usar su tiempo libre para concentrarse en la estrategia o más. Obtenga ayuda del equipo de recursos humanos para elaborar estrategias sobre este aspecto de la automatización de RPA.

Análisis de coste-beneficio

Discuta todos los beneficios de la automatización RPA en gran profundidad. Muestre cómo estos beneficios pueden compensar el costo. Muestre los cálculos aproximados para el ROI y los períodos de recuperación. Las simulaciones también pueden ayudar.

Los beneficios de la automatización RPA son:

• Mayor satisfacción del cliente
• Mejora de la productividad de los empleados
• Menos carga de trabajo manual
• Cumplimiento de riesgos mejorado
• Menos tasas de error
• Ahorro Financiero
• Ventajas Competitivas

Y más.

La estructura de la automatización robótica de procesos

RPA es muchas cosas. La automatización robótica de procesos tiene muchas definiciones. Pero, ¿cómo describiría la estructura de RPA? ¿Cómo clasificaría la RPA?

Enríquez et al. (2020) propusieron 48 funcionalidades diferentes para clasificar los sistemas RPA. Eso es mucho. Tratemos de comprender la estructura de RPA categorizándola en múltiples dimensiones.

Vista empresarial

RPA puede asumir diferentes roles en función de los objetivos comerciales: puede

• Reemplazar un FTE al hacerse cargo por completo de las tareas de entrada manual de datos realizadas por los empleados
• Apoye un FTE (ayudar al empleado a hacer un mejor trabajo) – ej. proporcionar datos relevantes del cliente al agente de soporte mientras el agente habla con los clientes en línea
• Haz algo innovador – como garantizar el cumplimiento del GST del proveedor de las facturas abiertas al verificar los valores predeterminados del proveedor en la base de datos GSTM.  

Nuevamente, observando la complejidad del proceso involucrado, los bots de software RPA pueden reemplazar a los humanos en tareas rutinarias. Los bots de software RPA pueden respaldar los esfuerzos de FTE mientras realizan tareas estructuradas como la automatización de facturas. En el caso de tareas no estructuradas, los bots RPA necesitan trabajar con inteligencia.

Capacidades RPA

En esta sección, estamos tratando de ver qué tipo de capacidades puede tener nuestro bot RPA. Las capacidades de RPA pueden estar relacionadas con:

¿Cómo van a interactuar los bots?

Bajo esto, determinamos cómo los usuarios finales interactuarán con el bot. El bot RPA interactuará mediante una interfaz de usuario final, una aplicación, conjuntos de datos, otros robots o el mundo real.

P.ej. En el caso de automatizar una tarea de enrutamiento, puede usar un software que recopile información de los documentos y los procese.

En caso de soporte, como en el caso del soporte al cliente, el bot RPA interactuará con los correos electrónicos de los clientes, una base de datos de clientes y las reseñas de los clientes para crear un perfil de cliente adecuado.

En caso de una nueva tarea, el bot RPA podría usar las imágenes de las licencias de conducir de las cámaras de la calle para extraer información del conductor de una base de datos en tiempo real.

¿Queremos que tomen una decisión?

Cuando está construyendo un bot RPA, debe decidir si desea que los bots tomen las decisiones o no.

Si bien los bots que automatizan tareas rutinarias no necesitan tomar ninguna decisión, los que realizan tareas innovadoras deberían poder tomar sus propias decisiones para mejorar el autoaprendizaje.

¿Cuáles deberían ser las capacidades de autoaprendizaje del bot?

Los bots RPA que reemplazan las tareas humanas en su mayoría siguen procesos basados ​​en reglas y no necesitan aprender. Los que ayudan a los humanos pueden aprender de las acciones humanas.

En el otro extremo, los bots de RPA que intentan trabajar en tareas innovadoras deben mejorar en hacer las cosas después de cada paso.

¿Debe el robot estar gobernado por una parte externa?

Como se menciona en la imagen, los robots que automatizan tareas rutinarias no necesitan ningún control porque las tareas son bastante simples. Mientras que en el caso de nuevas tareas, se requiere supervisión humana para garantizar que el bot RPA progrese en la dirección correcta.

Vista de realización

La vista de realización habla sobre la configuración del sistema y las propiedades del sistema que son comparables con otros sistemas de TI. En esta vista, echamos un vistazo a:

• Tipo de software: el software RPA puede ser un producto SaaS estandarizado o puede desarrollarse internamente.
• Complejidad del sistema: ¿cuántos sistemas están conectados? ¿Es un solo sistema o múltiples sistemas que están en silos o completamente integrados?
• Operaciones del sistema: ¿dónde está alojado? ¿Dónde se almacenan los datos? Modelo en la nube, híbrido o local.

Requisitos de uso

La vista de uso habla sobre el proceso de selección y automatización. Aquí consideramos cómo se utiliza el bot RPA.

¿Cómo se seleccionan los procesos?

Los procesos pueden ser seleccionados por los usuarios finales, por selección manual donde uno de los ejecutivos selecciona el proceso o por proceso de selección centralizado donde la gerencia ejecutiva o toda la empresa intervienen. Además, el bot RPA también puede seleccionar automáticamente el proceso para ser automatizado mediante la realización de un análisis.

¿Cómo se automatizan los procesos?

• ¿Los procesos son ejecutados individualmente por los usuarios finales? El proceso también puede ser automatizado por el equipo centralizado. Una gran diferencia entre RPA y los proyectos de sistemas de información tradicionales es la posibilidad de una realización autónoma por parte de las unidades de negocio. Sin embargo, se puede esperar que las implementaciones de RPA más complejas requieran la participación del departamento de TI.

¿Qué puede hacer RPA por usted?

Si se pregunta qué puede hacer la RPA por usted y su negocio, a continuación le presentamos algunos de los beneficios:

• RPA es una solución rentable que puede reducir los costos hasta en un 50 %. No requiere empleados en el lugar y no ocupa espacio.
• El software es versátil y se puede utilizar para muchas tareas diferentes en múltiples industrias. Se puede usar en todos los departamentos, como finanzas, contabilidad, soporte de TI, gestión de liderazgo y más.
• El software es fácil de usar y requiere una capacitación mínima por parte de los usuarios o empleados que necesitan ayuda para usarlo en el lugar de trabajo.
• El software puede automatizar tareas repetitivas y reducir la cantidad de tiempo que lleva completar esas tareas. Además, el software RPA puede liberar recursos humanos para trabajos más desafiantes o que invitan a la reflexión.

¿Cómo seleccionar el mejor software RPA para su organización?

La automatización robótica de procesos (RPA), que se considera un impulsor de una transformación digital beneficiosa, se ha expandido en todo el mundo. La automatización robótica de procesos tendrá un impacto casi $ 6.7 billones efecto económico para 2025, predice McKinsey.

Por lo tanto, elegir el software RPA adecuado es fundamental para la continuidad diaria de la empresa. A la hora de seleccionar el software hay que tener en cuenta ciertos factores en un mercado que se está saturando de empresas RPA.

Debemos tener en cuenta los objetivos y necesidades de la empresa al elegir la herramienta RPA adecuada. Las recomendaciones para seleccionar la herramienta RPA ideal se enumeran a continuación.

Utilidad:

Las tareas de automatización de procesos deben ser fáciles de generar tanto para usuarios técnicos como no técnicos. Tanto desde una perspectiva técnica como del usuario final, debe ser utilizable. De lo contrario, sería contraproducente utilizar un RPA.

Fácil de integrar:

RPA involucra códigos complicados que operan en segundo plano y es simple de incorporar. Una de las características clave de RPA es que se construye e integra sobre los sistemas actuales en lugar de revisar los obsoletos. En consecuencia, el precio de implementación se reduce.

Escalabilidad:

Picos operativos impredecibles. Su software RPA debería permitirle escalar en situaciones como estas para que pueda finalizar los procedimientos en la misma cantidad de tiempo. Esta adaptabilidad para escalar hacia arriba o hacia abajo según la demanda requiera más productividad es una cualidad crucial a considerar.

Capacidades de última generación:

Para cumplir con eficacia los objetivos de su organización para la automatización inteligente de procesos, su RPA debe ofrecer amplias capacidades de última generación. Evite los sistemas RPA "puntuales" que necesitan conectores de terceros y carecen de funciones integradas.

Rapidez y sencillez:

Es preferible mantenerse alejado de una solución que le haga esperar semanas para un esfuerzo de codificación a medida. Una empresa debería poder crear y probar nuevos procesos de automatización robótica utilizando la solución en cuestión de horas o menos.

Seguridad de nivel empresarial:

Asegúrese de que la solución RPA proteja cada capa para proteger sus datos y su negocio. Cada interacción, incluida la administración y el control de acceso granular y basado en roles, la integración completa, el almacenamiento seguro de credenciales, los registros de auditoría completos de toda la actividad del usuario y del sistema, y ​​las modificaciones de datos, deben estar altamente encriptados.

Presentación de informes:

El programa debe poder recopilar, organizar y examinar datos para producir un informe analítico completo. Esto facilitará la detección de ineficiencias operativas y áreas que necesitan mejoras.

¿Cómo implementar RPA?

Una organización debe desarrollar su estrategia de implementación después de elegir una solución RPA. La adopción de RPA involucra varios procesos cruciales. Puede aprender a planificar estratégicamente la implementación, el desarrollo y el lanzamiento de una aplicación RPA utilizando el método de cuatro pasos que se indica a continuación.

#1 Elija el proceso que desea automatizar:

Las empresas que buscan utilizar RPA pueden no tener éxito si inmediatamente comienzan a automatizar todas las actividades. Primero, elija un procedimiento que necesite ser automatizado e implemente un proyecto de prueba. Realice una revisión completa comprendiendo el procedimiento y determinando si la automatización está beneficiando a su empresa. Observe los posibles peligros y los beneficios previstos de la automatización. Si el piloto tiene éxito, puede decidir qué más procedimientos desea automatizar.

#2 Recapacitar al equipo:

Si bien la automatización les enseña a las personas que no necesitan prestar atención a los procedimientos, una pequeña cantidad de supervisión humana asegura que no haya obstáculos ni problemas en el camino. Dígale al equipo cómo funciona la automatización robótica de procesos y los principales beneficios que proporcionará a la empresa, como eliminar la duplicación o aumentar la eficiencia. Puede realizar programas de capacitación a lo largo de este proceso para llenar cualquier brecha de habilidades para que los empleados puedan adaptarse fácilmente al turno.

#3 Elija el mejor proveedor:

Cada negocio tiene requisitos diferentes. Seleccione un proveedor de RPA que realice una evaluación exhaustiva y proporcione soluciones personalizadas que satisfagan sus necesidades con una instalación de RPA exitosa. Aquí hay una lista de consideraciones a tener en cuenta al elegir un proveedor:

• Costo y duración estimados para implementar los bots de software
• Escalamiento de bots para hacer frente a aumentos repentinos y complejidad financiera
• Solución de cifrado de datos para proteger la confidencialidad y la privacidad
• Sistemas que emiten alertas cuando ocurre una falla en el proceso o una violación de datos
• Software para el monitoreo del rendimiento que registra y rastrea las acciones que realiza el bot
• Excelentes habilidades técnicas que pueden adaptarse a las demandas y expectativas cambiantes.

#4 Especifique sus objetivos:

Una de las etapas más importantes a tener en cuenta al implementar RPA es esta. Cree una estrategia que describa los objetivos que tiene para la automatización. Cree un plan claro que describa sus KPI, objetivos finales y la estrategia sistemática que utilizará para implementar RPA para su organización. En relación con su proyecto piloto:

• Determine los requisitos necesarios para impulsar la automatización de procesos.
• Crear un marco con un proveedor.
• Utilizando un mapa de procesos, cree una respuesta aceptable.
• Las porciones individuales automatizadas deben anotarse, aclararse y marcarse.
• Realizar evaluaciones francas para identificar contradicciones y debilidades en la implementación de RPA
• Iterar repetidamente y resolver los problemas.
• Configurar bots para hacer frente a los cambios

Diferencias entre RPA y otras tecnologías

RPA y Automatización Inteligente

Al examinar el mercado de software de automatización, ha habido muchos malentendidos. Incluso los nombres que se dan a las cosas parecen crecer como conejos. Los analistas, los proveedores de software y los integradores de soluciones crean y utilizan estas frases en su esfuerzo por diferenciarse en el mercado. Así que repasemos rápidamente un poco de la terminología para ayudarnos a construir nuestro propio "anillo decodificador" para darle sentido a todo.

RPA e Inteligencia Artificial

RPA e hiperautomatización

10 cosas a tener en cuenta al trabajar con RPA

La automatización robótica de procesos (RPA) es una herramienta poderosa que puede transformar su negocio. Desafortunadamente, también es un misterio para muchos líderes que nunca lo han usado. Entonces, ¿cuáles son algunas realidades que debe conocer sobre RPA?

Atrapa la ola de la automatización

Si está esperando a ver si las ideas detrás de RPA tienen éxito, es mejor que no espere demasiado, ya que sus rivales podrían superarlo. La automatización es una tendencia creciente, pero eso no la hace exagerada. En cambio, está creando olas en varios sectores, incluida la subcontratación de procesos comerciales, seguros, telecomunicaciones, atención médica y servicios financieros.

Eso no es exagerado si ha leído todos los blogs, seminarios web y conferencias sobre el tema. Pero es prueba de un desarrollo significativo que solo ahora está cobrando un impulso considerable.

Los efectos monetarios podrían ser dramáticos

RPA puede tener un tremendo impacto financiero. Puede ayudar a reducir los costos, los errores y la insatisfacción del cliente. Por ejemplo, RPA reduce el tiempo que lleva procesar tareas simples como la revisión de documentos o la entrada de datos mediante el uso de automatización inteligente. Eso significa menos errores y menos dinero gastado en capacitar a nuevos empleados o pagar por la subcontratación. Además, RPA ayuda a las empresas a mejorar la productividad al trabajar de manera más inteligente en lugar de más difícil al reducir el tiempo de inactividad debido a los procesos manuales.

Los costos de los errores caerán

RPA no es barato. Sin embargo, reducirá los costos generales al eliminar mano de obra innecesaria y automatizar procesos que, de lo contrario, requieren tiempo y dinero. El software RPA puede ser costoso de comprar o construir desde cero. Aún así, considerar todos los factores involucrados en la implementación de una solución RPA, incluidos los recursos humanos y la tecnología requerida, probablemente le ahorrará dinero a largo plazo.

Se modificarán los procedimientos comerciales

Las empresas podrán hacer más con menos. Pero puede optimizar los procesos comerciales; su organización se vuelve más eficiente. Esto puede significar que algunos empleados, o departamentos, serán despedidos, pero también hay oportunidades para nuevos roles y responsabilidades para los que permanecen.

Cuando su empresa usa RPA de manera efectiva, toda la fuerza laboral puede ver un cambio en sus roles o responsabilidades. Por ejemplo, si su equipo de ventas está utilizando el software RPA para automatizar tareas relacionadas con la generación de clientes potenciales y el seguimiento de los clientes potenciales, esto les libera tiempo para que se concentren en cerrar tratos u otras áreas en las que puedan agregar valor para los clientes.

Los usuarios tomarán nota y solicitarán más

Los clientes lo notarán y querrán más. Ofrecer a los clientes un nivel constante de servicio es una parte fundamental de cualquier negocio. Pero cuando agrega RPA a la mezcla, no se trata solo de brindar el mismo nivel de servicio, se trata de brindar un mejor servicio. Esto significa que sus clientes estarán más satisfechos con su experiencia y se sentirán más fieles a usted. Incluso podrían recomendarlo a otros o comprar nuevamente de su empresa en el futuro.

No es ningún secreto que la automatización puede mejorar la eficiencia en una organización, pero ¿sabía que también puede afectar positivamente a otras áreas? La implementación de la automatización robótica de procesos (RPA) podría conducir directa o indirectamente a una mayor satisfacción del cliente.

La automatización es un remedio contra el aburrimiento

La automatización es un antídoto contra el aburrimiento. Como humanos, nos aburrimos cuando hacemos tareas repetitivas. La automatización de esas tareas ayuda a eliminar la redundancia y nos permite centrarnos en cosas más importantes. Con RPA, puede automatizar cualquier trabajo que implique que un ser humano realice una rutina o repita un proceso con ligeras variaciones. También puede usar RPA para automatizar tareas que son demasiado complejas para los humanos y que llevarían mucho tiempo completarlas a mano o incluso peligrosas (como responder en tiempo real a una emergencia).

Ha llegado el momento de la transformación digital

La transformación digital es más que tecnología. Se trata de cambiar sus prácticas comerciales, procesos y cultura: cómo interactúa con los clientes y aborda el negocio. Sería útil si también cambiaras tu forma de pensar sobre la tecnología.

La mejor manera de prepararse para la transformación digital es a través de RPA. No es solo una herramienta de automatización de procesos; es una plataforma que se puede utilizar en todos los departamentos de su organización, desde recursos humanos hasta TI, ventas y marketing, e incluso extenderse a otras líneas de negocios.

Disminuya sus sufrimientos de personal

Probablemente se reirán si le pregunta a su líder de recursos humanos cómo es un día fácil en el trabajo. La dotación de personal no es una tarea sencilla, especialmente en áreas de su negocio donde la demanda es desigual, los niveles de actividad fluctúan ocasionalmente y la rotación es significativa.

¿Necesita acelerar rápidamente? ¿Tiene empleados disponibles para contratar en cualquier momento? Ninguna posibilidad. Además, no puede contratar y capacitar instantáneamente a más empleados. Por otro lado, si el volumen disminuye, puede enviar a muchas personas a casa, pero trate de no hacerlo con demasiada frecuencia o se arriesga a perder empleados valiosos.

Los robots, por otro lado, son muy fáciles de escalar hacia arriba y hacia abajo. No se opondrán a que los envíen a casa antes de tiempo y se pueden implementar rápidamente y mucho más asequibles. Tener el número correcto de empleados disponibles en el momento adecuado es mucho más sencillo.

El panorama del talento evolucionará

A medida que RPA continúe madurando, es probable que el mercado de talentos cambie. Debe esperar que se creen más roles en áreas como programación de automatización, diseño y desarrollo de automatización, análisis y diseño de procesos, gestión de datos, integración de sistemas e ingeniería de prueba. Todas estas son áreas en las que las personas han trabajado con la tecnología RPA durante años, pero no siempre han tenido un nombre formal para ellas.

La necesidad de nuevos empleados no solo estará en estos roles altamente calificados; también habrá una demanda de más personal de soporte técnico y puestos de gestión que manejen procesos relacionados con la implementación y operación de RPA.

Sus líderes lo apreciarían

También vale la pena señalar que RPA es una tecnología que puede automatizar la mayoría de las tareas de su organización, lo que hará felices a sus líderes. La automatización reducirá la cantidad de trabajo que debe realizarse y la cantidad de errores, y la cantidad de tiempo dedicado a tareas repetitivas que no agregan valor.

Es fácil que las empresas caigan en la trampa de contratar constantemente más trabajadores para hacer frente a una carga de trabajo cada vez mayor, pero esto no resuelve nada a largo plazo. En cambio, la automatización ofrece una forma alternativa de avanzar: el uso de robots de software puede crear eficiencias, por lo que no necesitará más personas ni gastará más dinero con el tiempo (lo que hará felices a todos).

RPA – Mejores prácticas

RPA tiene enormes perspectivas de mejorar la productividad y reducir drásticamente los costos, pero las empresas deben ser cautelosas acerca de cómo hacerlo. Una combinación de comprensión profunda del proceso, conocimientos técnicos y conocimiento del dominio es esencial para garantizar el éxito de la implementación. Además, la implementación debe incluir las siguientes prácticas probadas y verdaderas de la industria:

• Cree una hoja de ruta de automatización empresarial en lugar de centrarse en tareas individuales.
• Sea razonable y comience de a poco.
• Explique claramente qué significa RPA para su empresa.
• Desarrollar el caso de negocio de RPA
• Compile una lista de los escenarios de RPA más adecuados y clasifíquelos de acuerdo con una metodología comprobada.
• Seleccione y acepte expectativas de ROI razonables.
• Crear un marco de gobierno claro.
• Permita que las unidades de negocio y de TI trabajen en estrecha colaboración.
• Realice un seguimiento del rendimiento del bot y asegúrese de que haya suficiente supervisión
• Compartir logros y conocimientos adquiridos para crear conciencia dentro de la empresa.
• Concéntrese en las fallas de la estrategia comercial en lugar de las tecnológicas.

Futuro de RPA

La automatización robótica de procesos puede cambiar por completo la forma en que hacemos negocios, según los profesionales de las industrias de BPO y TI. Entonces, ¿qué nos depara el futuro a medida que RPA se extiende por todo el mundo corporativo? De acuerdo con McKinsey &

Informe de la compañía sobre tecnologías disruptivas emergentes, 110 a 140 millones de equivalentes a tiempo completo (ETC) podrían ser reemplazados por herramientas y software de automatización para 2025 si las tecnologías disruptivas como RPA se utilizan al ritmo que se prevé que se utilizarán.

A medida que las organizaciones se familiaricen con él, las personas captarán rápidamente las ventajas que ofrece esta tecnología potente y en desarrollo sobre la subcontratación y otros enfoques para los procesos comerciales y de TI. A medida que se desarrolla la tecnología RPA, el crowdsourcing y el impact sourcing pueden volverse cada vez más importantes, y se pueden generar nuevos empleos para empleados humanos calificados que puedan mantener y mejorar esta tecnología. En otras palabras, a medida que avanzamos, las personas y los robots colaborarán para modificar la forma en que hacemos negocios, lo que resultará en costos más bajos, más eficiencia, mejor servicio al cliente y empleados más felices.

Muchos creen que a medida que RPA avanza más allá de los procesos transaccionales hacia otros más analíticos, se volverá más cognitivo, con la capacidad de adaptarse, evaluar e interactuar con los usuarios, iterar y comprender la información contextual. En otras palabras, RPA funcionaría igual que un cerebro humano, si no mejor.

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Actualización 13 de septiembre de 2022: el blog publicado originalmente el 27 de junio se actualizó el 13 de septiembre de 2022.

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