Gartner define gestión de gastos como un conjunto de prácticas que aseguran que las organizaciones tomen decisiones de adquisición y abastecimiento en interés tanto del resultado final como de la eficiencia de la empresa.

Tradicionalmente, la gestión de gastos implicaba procesos manuales y propensos a errores, lo que dificultaba obtener una comprensión integral de los gastos de la empresa. Sin embargo, con la llegada de la digitalización, las empresas ahora tienen acceso a un software de gestión de gastos que revoluciona la forma en que se gestionan los gastos.

Al implementar un software de gestión de gastos, las empresas pueden optimizar sus procesos de gasto y maximizar el valor obtenido de sus gastos. Esto se logra mediante la integración de todas las actividades relacionadas con el abastecimiento, contratación, compras, gestión de proveedores, procesamiento de facturas y pagos.

¿Qué es el software de gestión de gastos?

Las soluciones de software de gestión de gastos son herramientas poderosas que brindan a las empresas una plataforma centralizada, generalmente basada en la nube, para integrar y optimizar varios aspectos de sus procesos de gasto. Estas soluciones brindan automatización de abastecimiento, contratación, compras, gestión de proveedores, procesamiento de facturas y pagos. Al aprovechar el software de gestión de gastos, las organizaciones pueden digitalizar y consolidar estos procesos, lo que les permite recopilar y analizar datos sobre sus patrones de gasto y obtener información valiosa en toda la organización.

El mejor software de gestión de gastos

Hay varias soluciones de gestión de gastos disponibles en el mercado hoy en día, para atender a todos los tamaños y escalas de empresas. Veamos algunas de las mejores soluciones de gestión de gastos disponibles en la actualidad. Hay varias soluciones de gestión de gastos disponibles en el mercado hoy en día, para atender a empresas de todos los tamaños y escalas.  

Veamos algunas de las mejores soluciones de gestión de gastos disponibles en el mercado actual.

Nanonetas

Nanonets destaca como el mejor software para la gestión de gastos debido a su potente plataforma de extracción de datos basada en IA y una gama de funciones avanzadas diseñadas para optimizar los flujos de trabajo de control de gastos. Nanonets incorpora tecnología OCR avanzada y algoritmos de aprendizaje profundo para reconocer y extraer datos de varios tipos de documentos e integrarlos en cualquier software empresarial. La plataforma es altamente personalizable, lo que permite a los usuarios ajustar las reglas de extracción y entrenar sus propios modelos. Con la plataforma de automatización impulsada por IA de Nanonets, las empresas pueden optimizar los procesos de gestión de gastos, reducir el trabajo manual, aumentar la eficiencia y mejorar el cumplimiento. Al automatizar tareas críticas como la extracción de datos, la validación, la reconciliación y el control del cumplimiento, Nanonets permite a las empresas centrarse en la toma de decisiones estratégicas y mejorar el rendimiento financiero general.

Características:

• Soporte de varios idiomas
• Integración API para una integración perfecta con otras herramientas y sistemas.
• Escalable y capaz de manejar grandes volúmenes de documentos y datos, atendiendo así a empresas de todos los tamaños.
• Los algoritmos de IA garantizan la precisión de los datos y la disponibilidad para su revisión
• flujos de trabajo de aprobación,
• Alertas duplicadas y herramientas de detección de fraude
• Integración perfecta de información de transacciones de diversas fuentes en el ERP, lo que facilita pagos precisos y oportunos.
• Reconocimiento y clasificación de gastos automatizados, lo que reduce la entrada manual de datos y los esfuerzos de codificación del libro mayor.
• Procesos de aprobación de gastos simplificados, automatización de límites de gastos y mecanismos de aprobación
• Gaste el análisis de datos para identificar oportunidades de ahorro y recomendar medidas de ahorro de costos.
• Integración con NetSuite, Quickbooks Online, Xero y Sage Intacct,
• Integración con Slack, lo que permite a los empleados recibir alertas, manejar solicitudes y obtener aprobaciones directamente dentro de la interfaz de Slack.

Ventajas de las nanoredes:

• IA de disparo cero que puede capturar datos de documentos desde el día 1.
• Política de precios transparente.
• Múltiples opciones de soporte directo, incluyendo chat, portal de soporte y correo electrónico.
• Oferta de prueba generosa para que los usuarios prueben la plataforma.
• Administrador de cuenta dedicado disponible para el plan superior.
• Ofrece servicios de anotación para ayudar con el etiquetado de datos.
• Incluye plantillas prediseñadas para una implementación más sencilla.

Contras de las nanoredes:

• Elección limitada de niveles para los planes.
• Aún no hay ninguna oferta de tarjeta virtual disponible.

Fuentes:

RAMP

RAMP ofrece un conjunto integral de soluciones de gestión de gastos, que abarca tarjetas corporativas, gestión de gastos, pagos de facturas e integraciones contables. La empresa promociona una reducción media del gasto de aproximadamente un 3.5 % y cuenta con cierres de libros ocho veces más rápidos que los métodos tradicionales. Su plataforma permite la facilitación de miles de millones de dólares en compras anuales, atendiendo a una amplia gama de empresas en los Estados Unidos, desde nuevas empresas de software hasta operaciones agrícolas complejas. El compromiso de RAMP con la innovación ha sido reconocido con la distinción de ser nombrada la empresa más innovadora de 2023 de Fast Company en América del Norte.

Caracteristicas

• Ramp Bill Pay para la entrada automática de facturas y solicitudes de aprobación para actualizaciones de GL y sincronización de ERP
• Plataforma basada en la nube
• Tarjetas corporativas virtuales para empleados
• Visibilidad en tiempo real de los gastos de los empleados, alertando a los usuarios sobre cualquier actividad sospechosa.
• Reembolso de efectivo en compras, recompensas de socios y transacciones en el extranjero sin cargo
• Integración con NetSuite, Quickbooks Online, Xero y Sage Intacct,
• Integración con Slack, lo que permite a los empleados recibir alertas, manejar solicitudes y obtener aprobaciones directamente dentro de la interfaz de Slack.

Ventajas de la rampa:

• Codificación, aprobaciones y revisiones de transacciones automatizadas
• Codificación de transacciones simplificada con categorías de seguimiento combinadas
• Reglas y flujos de trabajo de aprobación para hacer cumplir las políticas de la empresa
• Fácil creación de informes de gastos de empleados para reembolso
• Integración con Sage Intacct y otros sistemas de contabilidad
• Ilimitado 1.5% de reembolso en efectivo en transacciones
• Posibilidad de crear tarjetas virtuales ilimitadas
• Aprobación previa de gastos para la gestión proactiva
• Aplicación móvil y sitio web móvil para un acceso conveniente
• Gratis para usar

Contras de la rampa:

• No hay soporte de chat en vivo
• Requisito para usar la tarjeta Ramp VISA, no se pueden usar tarjetas VISA o AMEX propias

Fuente:

Base Aerea

Airbase atiende a empresas con 100-5,000 empleados. Airbase ofrece una variedad de funciones que combinan la automatización de cuentas por pagar, la gestión de gastos y las tarjetas corporativas. Ofrece una solución integral para las empresas. La plataforma se adapta a procesos comerciales complejos, como múltiples subsidiarias y órdenes de compra, brindando eficiencia incluso a las necesidades contables más complejas.

Características:

• Flujos de trabajo de admisión y aprobación flexibles,
• Integración perfecta con otros sistemas comerciales y con libros mayores,
• Creación de reglas que reflejen las políticas específicas de la empresa
• Registro de cada dólar gastado
• Fácil recuperación de la documentación con fines de auditoría o registro.
• Se integra con los sistemas HRIS, lo que facilita procesos de autorización seguros y optimizados para los gastos de los empleados. I
• La autenticación de dos factores para los cambios de cuenta bancaria a través del portal de proveedores fortalece aún más la protección contra las estafas.
• Algoritmo dinámico para incorporar proveedores aprobados, lo que garantiza un procesamiento continuo de transacciones futuras.

Ventajas de la base aérea:

• Perfecta integración con AMEX para monitorear y controlar el uso de tarjetas corporativas
• Excelente módulo de reembolso para una gestión eficiente de los gastos de los empleados, incluido el kilometraje
• Atención al cliente de primer nivel para asistencia rápida con consultas relacionadas con módulos

Contras de la base aérea:

• Interfaz de usuario no intuitiva que requiere clics adicionales para la navegación
• Ausencia de la función de pago recurrente, lo que requiere la presentación manual de gastos cada mes
• Opciones limitadas de generación de informes para la agrupación de gastos, como por viaje o categoría.

Fuente:

Pagar

Divvy es una solución integral de gestión de gastos y gastos diseñada específicamente para pequeñas y medianas empresas. Al combinar una plataforma de software fácil de usar con una tarjeta dedicada, Divvy permite a las empresas optimizar sus procesos financieros, ahorrar tiempo y reducir costos. La solución integrada automatiza los informes de gastos, los presupuestos y el procesamiento de reembolsos, lo que elimina la necesidad de conciliar manualmente los estados de cuenta de las tarjetas de crédito. Con información en tiempo real sobre los gastos de los empleados, Divvy permite a las empresas administrar mejor sus presupuestos y alejarse del enfoque de "gastar ahora, pedir perdón después". La plataforma también ofrece protección mejorada contra el fraude mediante el uso de tarjetas virtuales y la capacidad de crear tarjetas separadas para diferentes suscripciones, con límites individuales y la capacidad de congelar tarjetas al instante. Con la carga de recibos móviles y las notificaciones automáticas para aprobaciones, Divvy simplifica el seguimiento de los gastos de bolsillo y las solicitudes de reembolso, lo que permite pagos rápidos y sin complicaciones a los empleados.

Características:

• Funcionalidades de conciliación bancaria y gestión de efectivo
• El libro mayor garantiza un seguimiento financiero completo
• Gestión del flujo de trabajo, lo que permite procesos de aprobación eficientes y control sobre el gasto. T
• Gestión de impuestos, seguimiento de actividades y control de versiones.
• gestión de recibos,
• control de gastos
• gestión de personal
• gestión de clientes.
• Detección de fraude y alertas de pago duplicado.

Ventajas de Divvy:

• Proceso de compra eficiente: Divvy sobresale en la facilitación de compras oportunas y sin inconvenientes, lo que garantiza que los fondos lleguen a quienes los necesitan con prontitud.
• Presupuesto fácil: la plataforma simplifica la gestión del presupuesto al restringir a los titulares de tarjetas a gastar solo dentro de sus presupuestos designados o en sus tarjetas asignadas.
• Atención al cliente receptiva: el equipo de atención al cliente de Divvy generalmente responde rápidamente, brinda asistencia oportuna y aborda las consultas de los usuarios.

Contras de Divvy:

• Falta de comunicación: en ciertos casos, Divvy ha sido criticado por una comunicación inadecuada, como durante problemas técnicos, que pueden dejar a los usuarios sin actualizaciones y soporte oportunos.
• Controles de contabilidad limitados: Divvy carece de un registro de auditoría, que es una característica estándar en el software de contabilidad, lo que podría limitar la transparencia y la rendición de cuentas.
• Roles de usuario limitados: la plataforma ofrece solo tres roles de usuario predefinidos (administrador, propietario y miembro) sin opciones de personalización, lo que limita la flexibilidad en la asignación de permisos de acceso y control.

Fuentes:

SAPAriba

Ariba pasó a formar parte de SAP en 2012. Actualmente, la cartera de soluciones de gestión de gastos de SAP Ariba permite a las empresas optimizar sus gastos y acelerar sus procesos. Las soluciones permiten conexiones directas e inteligentes entre socios comerciales a través de SAP Business Network, revolucionando la comunicación y la colaboración.

Características:

• Las soluciones de SAP Ariba se integran a la perfección con otras soluciones de compras de SAP
• Automatice los ciclos de vida de las compras
• Administración de suministros
• Optimice la gestión del catálogo
• Abastecimiento de productos estratégicos
• Gestión de contratos,
• Capacidades de análisis de gastos
• Procesamiento automatizado de recibos y soluciones de pago u

Ventajas de SAP Ariba:

• Procesos de compras automatizados, agilizando el flujo de trabajo de compras.
• Aprobaciones adecuadas del flujo de trabajo, lo que garantiza prácticas de adquisición eficientes y conformes.
• Excelente experiencia de usuario, especialmente para usuarios ocasionales.
• Actividades de compras descentralizadas a través de Compra Guiada.
• Perfecta integración con S/4 a través de middleware.
• Reducción del costo de cuentas por pagar con SAP Business Network y una experiencia de usuario fácil de usar.
• Estandarización de procesos para prácticas de adquisición consistentes y eficientes.
• Mayor visibilidad de las actividades de adquisición.

Contras de SAP Ariba:

• Opciones de informes limitadas en procesos posteriores, lo que puede afectar el análisis de datos y la toma de decisiones.
• Estabilidad del sistema e integración insuficientes con el componente de Abastecimiento Estratégico.
• Problemas de usabilidad con la interfaz de usuario de Facturación.
• Ausencia de la función de verificación de presupuesto en las facturas sin orden de compra, lo que podría afectar el control financiero y la precisión.

Fuentes:

mesa de gastos

Spendesk es una plataforma integral de gestión de gastos que ofrece a las empresas una visibilidad completa de los gastos de la empresa. Con su solución 7 en 1 que abarca tarjetas corporativas, pagos de facturas, reembolsos de gastos, presupuestos, flujos de trabajo de aprobación, informes, cumplimiento y contabilidad previa, Spendesk simplifica y centraliza todo el proceso de gastos. Con la confianza de miles de empresas, desde nuevas empresas hasta marcas establecidas, Spendesk está diseñado para ahorrar tiempo y dinero en todo el proceso de gasto. Con una visibilidad del 100 %, automatización integrada y un proceso de aprobación de fácil adopción, Spendesk empodera a cada empleado para que sea responsable de la solvencia financiera de la empresa. Es una solución de gestión de gastos empresariales diseñada para empresas y pymes, que proporciona una gama de características que agilizan los procesos de gestión de gastos. Implementado como una solución basada en la nube, Spendesk ofrece flexibilidad y accesibilidad, compatible con dispositivos móviles, plataformas de escritorio (Windows y Mac) y aplicaciones web. Con opciones de personalización para alinearse con las necesidades comerciales específicas, Spendesk garantiza una experiencia personalizada. También proporciona aplicaciones móviles para Android e iOS, lo que permite a los usuarios administrar los gastos sobre la marcha.

Características:

• Capacidades de gestión del flujo de trabajo es
• Soporte de múltiples monedas
• Gestión automática de facturas,
• Control del gasto para optimizar la gestión financiera.
• Funcionalidad de facturación recurrente
• Transacciones con tarjeta de débito
• Capacidades de pago en línea

Ventajas de Spendesk:

• Sistema de gestión de gastos eficiente, que consolida todos los datos de gastos de la empresa en un solo lugar.
• Los pagos y aprobaciones automatizados ahorran mucho tiempo a las empresas.
• Plataforma de gestión de gastos fácil de usar.
• Ofrece una amplia gama de funcionalidades dentro de una única plataforma.

Contras de Spendek:

• Visibilidad limitada sobre gastos de categorías específicas, lo que puede dificultar el seguimiento y el análisis.
• Costo relativamente más alto en comparación con otras herramientas de gestión de gastos.
• Limitadas opciones de integración con los sistemas contables.
• Configurar y monitorear procesos dentro de la plataforma puede llevar mucho tiempo y ser un desafío, a pesar de su interfaz fácil de usar.

Fuentes:

Brex

Brex es una empresa de tecnología y servicios financieros con sede en San Francisco que ofrece tarjetas de crédito comerciales y cuentas de gestión de efectivo a empresas de tecnología. Con Brex, las empresas pueden administrar gastos globales, cerrar libros en tiempo real y beneficiarse de políticas integradas, informes de gastos automatizados e información basada en inteligencia artificial. Las tarjetas Brex, conocidas como tarjetas de crédito comerciales, requieren un saldo de cuenta bancaria mínimo de $50,000 (o $100,000 para abrir) para clientes con inversiones profesionales. Los tarjetahabientes que no cumplan con los pagos no dañarán su crédito o activos personales. Brex también proporciona Brex Empower, una plataforma de software financiero para ayudar a las personas a cumplir con las políticas de gastos de sus empleadores. Además, Brex ofrece servicios como la emisión de tarjetas en varias monedas, el control de gastos y reembolsos en varias monedas, la automatización de informes de gastos, la gestión de viajes globales con acceso al inventario a precios competitivos y la automatización del proceso de cuentas por pagar desde la factura hasta la conciliación.

Características:

• Políticas personalizables basadas en casos de uso, departamentos o entidades no estadounidenses específicos.
• Bloquear o requerir aprobación para gastar
• Seguimiento de gastos simplificado
• La categorización inteligente y la gestión de recibos digitales simplifican el seguimiento
• Integración con el reembolso de empleados y facilita la facturación de clientes
• Pagos electronicos
• captura de recibo móvil
• Tareas administrativas automatizadas.

Ventajas de Brex:

• Las asociaciones con empresas como TravelBank y Lyft brindan recompensas adicionales que se alinean con las necesidades y la cultura específicas.
• Excelente equipo de servicio al cliente que es amigable, eficiente y receptivo para resolver consultas.
• Interfaz fácil de usar y conveniente seguimiento de gastos a través de mensajes de texto y cargas web.
• Simplifica el proceso de seguimiento de gastos y proporciona una experiencia perfecta.

Contras de Brex:

• A algunos usuarios les resulta confuso transferir fondos entre la tarjeta de crédito y el banco.
• Se beneficiaría de más asistencia para identificar áreas de gastos excesivos y realizar un seguimiento de los gastos en cuentas específicas.
• El cálculo de la disponibilidad de los límites de crédito puede carecer de transparencia y previsibilidad para algunos usuarios.

Fuentes:

Pagos de malla:

Mesh Payments es una plataforma de gestión de gastos todo en uno que brinda control y visibilidad completos de cada transacción. Con Mesh, las tareas manuales se automatizan y todo el flujo de trabajo de pagos se agiliza, lo que se traduce en una mejor gestión y optimización de los pagos de la empresa. Esta plataforma ahorra un tiempo valioso al reducir las horas dedicadas al cierre mensual de libros. Mesh ofrece soluciones integrales para diversas necesidades de gastos, incluidos viajes, suministros de oficina, pagos a proveedores y gastos varios. Al eliminar la necesidad de los informes de gastos tradicionales, Mesh permite a los usuarios asignar tarjetas virtuales y físicas con presupuestos preaprobados, bloquear tarjetas para proveedores específicos y cancelar tarjetas fácilmente cuando sea necesario. La plataforma también automatiza la categorización de gastos, la recopilación y comparación de recibos, los flujos de trabajo y aprobaciones de pagos y el seguimiento integral de compras. Los conocimientos inteligentes sobre el flujo de trabajo de pagos ayudan a optimizar el gasto en software como servicio (SaaS) e identifican y eliminan las suscripciones no utilizadas. Mesh simplifica aún más los procesos al permitir que las transacciones se sincronicen con los sistemas ERP con un solo clic, eliminando la entrada manual de datos y ahorrando tiempo y esfuerzo para el equipo.

Características:

• Los usuarios tienen acceso a tarjetas de débito Visa físicas y virtuales ilimitadas, lo que permite un gasto fácil y flexible. La plataforma también proporciona automatizaciones para la gestión de recibos y gastos, agilizando las tareas administrativas.
• Integración con software de contabilidad y ERP, lo que garantiza una sincronización de datos fluida y reduce la entrada manual.
• Perspectivas personalizadas de ahorro de dinero, que brindan información valiosa para optimizar el gasto e identificar oportunidades de ahorro de costos.
• Flujos de trabajo de pagos automatizados, que simplifican el proceso de aprobación, seguimiento y gestión de pagos corporativos.
• Las alertas en tiempo real por correo electrónico, mensaje de texto o Slack mantienen informados a los usuarios sobre las actividades de pago, lo que permite una rápida toma de decisiones.
• 1% de reembolso en compras con tarjeta y ofertas de bienvenida por un valor de $500. Las tarjetas virtuales están disponibles al instante y brindan opciones de pago convenientes.

Ventajas de los pagos en malla:

• Buen servicio al cliente: los usuarios aprecian la capacidad de administrar y presupuestar los gastos de manera efectiva, independientemente de su nivel de experiencia.
• Integraciones perfectas con software de contabilidad: Mesh ofrece increíbles integraciones con software de contabilidad popular, lo que simplifica la facilidad de uso de la plataforma y permite la sincronización de transacciones optimizada.

Contras de los pagos de malla:

• Usabilidad limitada para entidades fuera de los EE. UU.: Mesh solo está disponible para su uso con entidades de los EE. UU., lo que restringe el acceso para las empresas que operan fuera de los Estados Unidos.
• También se limita a las empresas que gastan al menos $ 50,000 por mes en una tarjeta y ofrece solo tarjetas de débito, sin opción de crédito.
• Falta de opciones de saldo en varias monedas: los usuarios notan la ausencia de la capacidad de mantener saldos en diferentes monedas, lo que puede ser una limitación para las empresas con operaciones internacionales.

Fuentes

Centro®

Center® es una solución integral de administración de gastos y tarjetas de crédito corporativas que ayuda con el seguimiento de gastos al proporcionar visibilidad en tiempo real y controles de gastos personalizables. Con un enfoque en la configurabilidad, la extensibilidad y la inteligencia, Center tiene como objetivo transformar la gestión de gastos y empoderar a las empresas a través de la visibilidad en tiempo real de los gastos de los empleados. Center Expense, la oferta principal, combina una tarjeta corporativa con un software integrado entregado a través de una experiencia de aplicación fácil de usar. No solo otorga visibilidad en tiempo real de los gastos de los empleados, sino que también automatiza las tareas manuales, lo que permite que los equipos financieros se vuelvan más ágiles, eficientes y capacitados para lograr el crecimiento y el éxito.

Características:

• El software de gastos integrado de Center, Center Expense, funciona con la tarjeta de crédito corporativa CenterCard, con tecnología de MasterCard. Esta integración permite que los gastos se capturen automáticamente a medida que ocurren, eliminando la necesidad de ingresar datos manualmente.
• Las empresas pueden configurar reglas y flujos de trabajo para agilizar la revisión de gastos y automatizar el proceso de auditoría.
• Los usuarios pueden recopilar todos los datos necesarios en un solo sistema, lo que elimina la necesidad de múltiples herramientas o la consolidación manual de datos.

Ventajas de Center®:

• Perfecta integración de la tarjeta corporativa con la plataforma para facilitar el escaneo de recibos y la generación de informes de gastos.
• Límites de gastos personalizables, aprobaciones multinivel y paneles de gastos en tiempo real.
• El centro de gastos proporciona fácil acceso para revisar, aprobar y auditar los gastos.
• Herramienta de gestión de viajes con reservas de viajes integradas, banderas de políticas, notificaciones y reembolsos.
• Integración con plataformas populares de contabilidad y ERP como NetSuite y QuickBooks.
• Disponibilidad de soporte telefónico, asistencia de incorporación y capacitación de empleados.
• Funciones adicionales, como políticas de gastos personalizadas, comprobaciones automáticas de cumplimiento, facturación y una aplicación móvil robusta.
• Confiado y utilizado por empresas bien establecidas como FleetGenius, Talend y Mammoth Holdings.

Contras de Center®:

• Limitado a prestar servicios a empresas con sede en América del Norte.
• No se menciona el soporte de múltiples monedas en el sitio web.

Fuentes:

Adquirir

Procurify, fundado en septiembre de 2012 en BC, Canadá, es un software de compras basado en la nube diseñado para agilizar la gestión de gastos de las empresas. Ofrece una plataforma consolidada donde diferentes equipos pueden colaborar y administrar sus propios procesos de compras de manera efectiva. Desde la solicitud hasta el pago, Procurify integra todos los pasos de adquisición en una solución basada en la nube. Con la misión de revolucionar la gestión de gastos, Procurify proporciona una visibilidad y un control sin precedentes sobre los gastos, lo que permite a las empresas lograr importantes ahorros de tiempo y costes. Reconocido como el principal líder de compras por G2, Procurify se ha ganado la confianza de numerosos clientes en todo el mundo y administra más de 30 XNUMX millones de USD en gastos organizacionales. El software se integra a la perfección con los principales sistemas de contabilidad ERP como NetSuite y QuickBooks Online, lo que garantiza un proceso de adquisición eficiente y sin inconvenientes. El enfoque integral de Procurify para la gestión de gastos los establece como un socio confiable para las empresas que buscan optimizar sus operaciones financieras y maximizar el ahorro de costos.

Características:

• Capacidad de gestión de activos, que permite a las empresas realizar un seguimiento y gestionar eficazmente sus activos a lo largo de su ciclo de vida.
• Las funciones de gestión de gastos permiten un seguimiento y control de gastos eficientes, lo que garantiza la transparencia financiera.
• Funcionalidades integrales de gestión de pedidos y proveedores
• Las herramientas de gestión de proveedores facilitan la gestión eficaz de las relaciones con los proveedores,
• La gestión de pedidos de compra garantiza un procesamiento de pedidos preciso y oportuno.
• Las características de administración de presupuesto ayudan a las empresas a mantenerse al tanto de sus gastos, lo que les permite establecer y monitorear presupuestos para evitar gastos excesivos.
• Las capacidades de gestión de contratos permiten una gestión eficiente de los contratos, reduciendo los riesgos y asegurando el cumplimiento.
• Funcionalidad de gestión de subastas, que permite a las empresas optimizar el proceso de adquisición al obtener el mejor valor por sus compras.
• Las funciones de procesamiento de facturas automatizan la gestión de facturas, mejorando la precisión y reduciendo el esfuerzo manual.
• Con soporte móvil para las plataformas Android e iOS, los usuarios pueden acceder cómodamente a Procurify en sus dispositivos móviles, lo que permite la gestión de adquisiciones sobre la marcha.

Pros de procurar:

• Característica del catálogo de productos.
• Rutas de aprobación para procesos de compra eficientes.
• Opción de punch-out de orden de compra disponible para ciertos proveedores.
• Organiza y agiliza el flujo de compras.
• Asegura la facturación precisa y los pagos oportunos a los proveedores.
• Flujo de trabajo fluido y facilidad para obtener artículos aprobados.
• La función de delegación permite configurar aprobadores temporales.
• Práctico envío de órdenes de compra por correo electrónico directamente desde Procurify.

Contras de procurar:

• Falta de capacidad para tener presupuestos concurrentes abiertos para diferentes años.
• La capacidad de inventario puede ser limitada o inexistente.
• Incapacidad para cambiar los artículos de una solicitud a un artículo del catálogo antes de generar una orden de compra.
• Automatización deficiente de la importación de facturas en QuickBooks Desktop, que requiere participación manual.

Fuentes:

Coupa

Coupa es un conjunto nativo de la nube de aplicaciones de gestión de gastos comerciales que permite a las organizaciones mejorar la visibilidad y el control sobre sus gastos y cadenas de suministro. Atiende a empresas medianas y grandes de diversas industrias, brindándoles las herramientas para optimizar las cadenas de suministro, mejorar la eficiencia, capturar ahorros y mitigar riesgos. Con sede en San Mateo, California, Coupa Software es un proveedor líder de tecnología de gestión de gastos empresariales (BSM), con presencia mundial. Su solución basada en la nube cubre la gestión de adquisiciones, pagos y cadena de suministro, lo que permite a las empresas gestionar las transacciones de manera eficaz. Coupa aprovecha los datos anónimos de los clientes para proporcionar información valiosa y recomendaciones para mejorar las transacciones comerciales. Coupa atiende a una amplia gama de clientes, incluidas grandes empresas, medianas empresas, organizaciones sin fines de lucro, administraciones públicas y pequeñas empresas. Su versatilidad y compatibilidad con varias aplicaciones lo convierten en una herramienta valiosa para las organizaciones que buscan optimizar sus procesos de gestión de gastos.

Características:

• Gestión centralizada de solicitudes y aprobaciones.
• Experiencia de compra guiada intuitiva y fácil de usar
• Soluciones de Cuentas por Pagar automatizadas y escalables para facturas y gastos.
• Gestión de proveedores
• Plataforma de pagos globales para maximizar los reembolsos y el capital de trabajo mientras se automatizan los procesos de conciliación.
• La integración con los sistemas ERP, como NetSuite, SAP Business One y Oracle Cloud Financials, es perfecta con Coupa.

Pros de Coupa:

• Sin tarifa de instalación
• Herramienta útil para realizar un seguimiento de los gastos y asegurar el cobro correcto del centro de costes
• Excelente velocidad y facilidad de uso.
• Función de búsqueda integrada y capacidad de punchout
• Soporte móvil y excelente atención al cliente.
• Conveniente colocación de solicitudes y seguimiento del flujo de aprobación

Contras de Coupa:

• Problemas con la funcionalidad de la página, cambio de contraseña y mensajes de error
• Dificultad en la integración con Oracle
• Mala funcionalidad de la barra de búsqueda
• Alto costo, potencialmente inaccesible para empresas pequeñas o de bajo presupuesto

Fuentes:

pagar

Soldo ofrece una gama de soluciones para ayudar a las empresas a mejorar su gestión de gastos. Soldo proporciona tarjetas de pago comerciales, informes de gastos modernizados, herramientas de contabilidad y métodos eficientes de captura de recibos. Sus planes satisfacen diversas necesidades de los usuarios, desde usuarios individuales hasta soluciones empresariales personalizadas. Las tarjetas prepagas Mastercard® de Soldo sirven como alternativas a las tarjetas de crédito corporativas tradicionales, brindando visibilidad en tiempo real sobre los gastos de la empresa y permitiendo que los empleados trabajen de manera más efectiva. Las tarjetas prepago tienen límites predeterminados, evitando gastos excesivos e inesperados. Conectadas a una cuenta de Soldo, estas tarjetas permiten a las empresas monitorear los gastos comerciales en una ubicación centralizada. La aplicación móvil facilita las recargas y los gerentes pueden aprobar o denegar rápidamente las solicitudes desde cualquier lugar, lo que garantiza una supervisión financiera optimizada.

Características:

• Sistema basado en la nube
• Control de Procesos de Aprobación
• Gestión de flujo de trabajo
• Gestión de facturas
• Soporte multidivisa,
• Control de gastos
• Herramientas sólidas para gestionar procesos de aprobación, facturas y recibos.
• La compatibilidad con plataformas móviles y de escritorio, incluidos Windows, Mac, Android e iOS, garantiza flexibilidad y accesibilidad.
• Opciones de integración y personalización de API para adaptarse a las necesidades específicas del negocio.
• Función de soporte multilingüe

Ventajas de Soldo:

• Integración de banca y gestión de gastos en una única plataforma
• Fácil gestión de tarjetas, usuarios y transacciones a través de una consola web fácil de usar
• Cobertura integral de varios tipos de gastos, incluidos gastos con tarjeta y suscripciones en línea
• Capacidades de generación de informes altamente personalizables para obtener información financiera personalizada
• Flexibilidad para obtener tantas tarjetas como requiera el negocio
• Accesible a través de versiones de escritorio y móviles para mayor comodidad.
• Seguridad mejorada con pagos con tarjeta virtual para compras seguras en línea.

Contras de Soldo:

• Incurre en tarifas de transacciones extranjeras y tarifas de retiro de cajeros automáticos, lo que puede afectar el uso internacional
• No protegido por el Esquema de Compensación de Servicios Financieros (FCSC), lo que podría representar un riesgo en caso de problemas financieros
• Todavía requiere una cuenta bancaria comercial estándar junto con Soldo
• Margen de mejora en las funciones de conversión de divisas
• Actualmente carece de una función de planificador de viajes de equipo, aunque es posible que se introduzca en el futuro.

Fuentes:

Corpay Uno

Corpay One es una aplicación disponible tanto en web como en smartphones que tiene como objetivo simplificar y automatizar los procesos financieros de las empresas. Sus capacidades avanzadas de escaneo y flujo de trabajo permiten a las empresas manejar el pago de facturas, las aprobaciones, el cumplimiento y la contabilidad de manera más eficiente que nunca. Diseñado para pequeñas y medianas empresas, contadores, consultores y tenedores de libros, Corpay One brinda una experiencia fácil de usar en varios dispositivos. Después de crear una cuenta, los usuarios pueden conectar fácilmente una fuente de pago y comenzar a enviar documentos a través de un teléfono inteligente, la web o el correo electrónico. El sistema inteligente de la aplicación analiza la información clave de estos documentos y procede a pagar las próximas facturas en las fechas de vencimiento indicadas utilizando la fuente de pago designada. Corpay One ofrece una gama de funciones útiles, que incluyen la gestión colaborativa de documentos con compañeros de trabajo, flujos de trabajo personalizables para procesos de aprobación, recepción directa de facturas de proveedores, escaneo y registro automatizado de recibos e integración perfecta con sistemas de contabilidad para la sincronización de datos. Al ofrecer una solución simple, segura y sin preocupaciones, Corpay One permite a las empresas automatizar sus procesos financieros y enfocarse en otros aspectos esenciales de su negocio.

Características:

• Flujos de trabajo personalizables,
• Sin cargos adicionales por asiento
• Incorporación guiada y soporte en línea en vivo.
• Escaneo de documentos manos libres,
• Aplicación móvil para la gestión sobre la marcha
• Sincronización en tiempo real con software de contabilidad como QuickBooks Online, Xero y Sage Intacct.
• Soporte del navegador

Ventajas de Corpay One:

• Software gratuito con tarifas de procesamiento de pagos
• Corpay Mastercard para pagos automatizados, extensión de flujo de efectivo, reembolsos y creación de crédito
• Flujos de trabajo personalizados de contabilidad y aprobación para pagos sin problemas y gestión de proveedores
• Límites de gasto para el control presupuestario
• Integración con aplicaciones populares de terceros
• Funciones adicionales como listas de seguimiento, reembolsos, colaboración en equipo, aprobaciones automáticas y registros de auditoría
• Aplicación móvil para una cómoda gestión de gastos
• Excelente atención al cliente
• Perfecta integración con el software de contabilidad existente
• Informes útiles e informativos

Contras de Corpay Uno:

• Sin soporte multidivisa ni herramientas de gestión de viajes
• Sin la ayuda del teléfono
• La tarjeta de Corpay One está limitada a empresas con sede en EE. UU.
• Imposibilidad de anular un pago si se produce un error
• Inconvenientes potenciales al capacitar a nuevos usuarios que dependen en gran medida de la verificación de destinos de pago
• Falta de visibilidad de casos o problemas pasados ​​dentro de la plataforma, lo que requiere almacenamiento externo de información relacionada con el problema.

Fuentes:

Ondulación

Rippling ofrece una plataforma integral de gestión de gastos que se integra a la perfección con su solución de nómina, lo que brinda a los líderes y controladores financieros una vista y un control unificados sobre los gastos de la empresa. Al aprovechar los datos de los empleados, la plataforma de Rippling sincroniza automáticamente todos los gastos de la empresa, incluidas las tarjetas corporativas, los gastos de los empleados, las solicitudes de reembolso y las actualizaciones de nómina en toda la organización. La plataforma simplifica la gestión de tarjetas al automatizar todo el ciclo de vida del titular de la tarjeta, emitir tarjetas a nuevos empleados, actualizar políticas para promociones y revocar tarjetas cuando los empleados se van. Los administradores tienen control granular sobre los grupos de tarjetas, estableciendo límites de gastos, categorías de compra y opciones de tarjetas físicas o virtuales. También pueden establecer políticas basadas en factores como la ubicación del empleado, el rol, el nivel, el tipo de comerciante y el monto del gasto. Además, Rippling permite reembolsos sin complicaciones para empleados y contratistas en más de 100 países, lo que permite a los administradores revisar y aprobar solicitudes de gastos y reembolsos en una ubicación centralizada que se sincroniza con Rippling Payroll.

Características:

• Gestión de usuarios, funciones y accesos: Rippling permite la gestión eficiente de usuarios al proporcionar herramientas para gestionar funciones y permisos de acceso dentro de la plataforma.
• Rendimiento y confiabilidad: Rippling garantiza un funcionamiento confiable y de alto rendimiento de su plataforma, ofreciendo una experiencia de usuario perfecta.
• Administración: la plataforma proporciona capacidades administrativas, lo que permite a los administradores administrar varios aspectos de los datos y la configuración de los empleados.
• Acumulación de tiempo libre: Rippling incluye funciones para administrar y rastrear la acumulación de tiempo libre de los empleados, lo que facilita la administración de las políticas de vacaciones y licencias.
• Depósito directo: Rippling admite la funcionalidad de depósito directo, lo que permite a las empresas automatizar los pagos de nómina directamente en las cuentas bancarias de los empleados.
• Deducciones antes de impuestos: la plataforma facilita las deducciones antes de impuestos, lo que permite a los empleados contribuir a planes de beneficios o programas de ahorro antes de que se apliquen los impuestos.
• Autoservicio para empleados: Rippling ofrece funciones de autoservicio para empleados, incluido un portal web y una aplicación móvil, lo que permite a los empleados acceder y administrar su propia información de manera conveniente.
• Administrador de beneficios: la función del administrador de beneficios de Rippling ayuda a administrar los beneficios de los empleados, como la inscripción, la selección del plan y la administración continua.
• Funciones de la plataforma de administración de beneficios: la plataforma proporciona funciones integrales de administración de beneficios, incluida la administración de registros de beneficios, la planificación de inscripción y un portal de autoservicio.
• Paneles de beneficios: Rippling ofrece paneles de beneficios, que brindan información visual y análisis relacionados con los beneficios de los empleados, lo que permite a las empresas tomar decisiones informadas y optimizar sus ofertas de beneficios.

Ventajas de la ondulación:

• Suite integrada para la gestión de recursos humanos, TI y finanzas.
• Interfaz fácil de usar y paneles intuitivos.
• Las potentes herramientas de automatización minimizan la entrada manual de datos.
• Solución holística con gestión centralizada.
• Escalable y personalizable para adaptarse al crecimiento.
• Las guías paso a paso simplifican los procesos complejos.
• Configuración simplificada para organizaciones pequeñas.

Contras de la ondulación:

• Mayor costo en comparación con algunos competidores.
• No hay prueba gratuita disponible, solo una demostración con un experto.
• Empinada curva de aprendizaje debido a la abundancia de herramientas y paneles.
• Configuraciones que consumen mucho tiempo con extensas listas de tareas pendientes y tareas durante la automatización.

Fuentes:

Gastosya

Expensya es una solución de gestión de viajes basada en la nube que agiliza todo el ciclo de vida de los informes de gastos para las empresas. Con su tecnología OCR, los empleados pueden extraer automáticamente detalles clave de los recibos, eliminando la entrada manual de datos. La plataforma permite a los administradores importar extractos de tarjetas de crédito y convertirlos en gastos, lo que simplifica la conciliación. Los cálculos basados ​​en la distancia garantizan solicitudes de reembolso precisas, mientras que las aplicaciones móviles permiten a los empleados capturar y enviar gastos sobre la marcha. Expensya ofrece una integración perfecta con plataformas de terceros como Uber, Quickbooks y Oracle a través de su API. Las opciones de suscripción mensual o anual están disponibles y el soporte se brinda en línea. Con Expensya, las empresas pueden administrar de manera eficiente sus gastos de viaje, reducir las cargas administrativas y mejorar los procesos financieros.

Elegir la solución de gestión de gastos

Elegir el mejor software de gestión de gastos requiere una cuidadosa consideración de varios factores. Estos son algunos aspectos clave en los que debe centrarse al tomar su decisión:

• Flexibilidad : busque una solución que ofrezca flexibilidad y pueda adaptarse a las necesidades específicas de su equipo y de las partes interesadas. Una herramienta rígida o limitada puede dificultar su capacidad para administrar el gasto de manera efectiva. Evalúe las funciones y capacidades requeridas por su equipo y asegúrese de que el software pueda acomodarlas.
• Personalización: Un buen software de gestión de gastos debería permitir la personalización de los flujos de trabajo. Esta personalización le permite adaptar el sistema para que se ajuste a sus procesos únicos y se adapte a los cambios a medida que crece su empresa. Asegúrese de que el software proporcione el nivel de personalización necesario para las necesidades cambiantes de su organización.
• experiencia como usuario: La experiencia del usuario juega un papel vital en la adopción exitosa de cualquier software. Seleccione una herramienta de gestión de gastos que ofrezca una interfaz fácil de usar y una navegación intuitiva. Esto permitirá que su equipo aprenda y utilice rápidamente las funciones del software, maximizando sus beneficios. Una experiencia de usuario simplificada fomenta la participación de los empleados y garantiza que las características valiosas se utilicen de manera efectiva.
• Necesidades de las partes interesadas: Identificar los requisitos y expectativas específicos de cada parte interesada involucrada en la gestión del gasto. Estas partes interesadas pueden incluir equipos de adquisiciones, departamentos de finanzas y otro personal clave. Tenga en cuenta sus perspectivas al evaluar diferentes opciones de software para asegurarse de que la solución elegida satisfaga las necesidades de todos.

¿Por qué Nanonets?

Con sus potentes capacidades de inteligencia artificial, Nanonets ofrece un sistema integral de gestión de gastos que puede generar ahorros significativos para su empresa, reduciendo los gastos en un mínimo del 5 %. Al aprovechar la inteligencia artificial, Nanonets permite a los equipos de finanzas extraer datos de gastos de varias fuentes, lo que resulta en un notable aumento de 10 veces en la productividad.

Nanonets consolida todos los datos de gastos en una plataforma fácil de usar, proporcionando un centro centralizado para administrar la información financiera. A través de la sincronización automática de facturas y detalles de pago de cualquier fuente, Nanonets garantiza que sus datos financieros sean siempre precisos y fácilmente accesibles para su revisión.

Una característica destacada de Nanonets es su capacidad para evitar gastos innecesarios o derrochadores. La solución incorpora sólidos controles financieros, que incluyen flujos de trabajo de aprobación, alertas duplicadas y detección de fraude, lo que elimina de manera efectiva los gastos erróneos. Al evitar costos inesperados o innecesarios, las empresas pueden experimentar importantes ahorros de costos.

Además, Nanonets simplifica la integración con sus flujos de trabajo existentes a través de integraciones perfectas de 1 clic con ERP y software de pago. Esta integración simplificada mejora los procesos de pago y reconciliación, liberando tiempo para tareas estratégicas e impulsando la eficiencia operativa general.

Para llevar

Las herramientas de gestión de gastos juegan un papel crucial para ayudar a las organizaciones a optimizar sus gastos, agilizar los procesos y obtener un mejor control sobre sus operaciones financieras. Estas herramientas ofrecen una variedad de funciones, como seguimiento de gastos, gestión de presupuestos, gestión de proveedores y análisis, lo que permite a las empresas tomar decisiones informadas y lograr ahorros de costos. La elección de la herramienta de gestión de gastos adecuada depende de factores como la flexibilidad, las opciones de personalización, la experiencia del usuario y las capacidades de integración. Es esencial que las organizaciones evalúen sus necesidades específicas y seleccionen una herramienta que se alinee con sus requisitos. Al implementar una herramienta de gestión de gastos eficaz, las empresas pueden mejorar la eficiencia, reducir los costos e impulsar el éxito financiero.

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• Fuente: https://nanonets.com/blog/spend-management-software/