Poseer y gestionar alquileres vacacionales es un esfuerzo dinámico, que equilibra las ganancias, la experiencia y el impacto en la comunidad. Independientemente de si está administrando un casa en la ciudad de Oklahoma o un condominio en San Marcos, CA, encontrará desafíos únicos específicos para diferentes mercados. Estos son obstáculos a los que se han enfrentado casi todos los administradores de alquileres vacacionales, especialmente en los primeros días.

Sin embargo, navegar por este terreno requiere evitar cuidadosamente los peligros potenciales que pueden obstaculizar su éxito. Desde mantener una objetividad equilibrada hasta perfeccionar las estrategias de mercado, asegurando una comunicación efectiva hasta construir relaciones sólidas con los vecinos,

Este artículo de Redfin presenta una lista completa de problemas vitales de alquileres vacacionales que se deben evitar. Aprovechando la experiencia de los líderes de la industria, obtendrá información valiosa sobre estos posibles obstáculos y aprenderá a evitarlos de manera proactiva. Puede pasar a orquestar un próspero alquiler de vacaciones de cinco estrellas aventura, ya que estos expertos iluminan el camino hacia operaciones más fluidas, huéspedes satisfechos y resultados prósperos. Aprenda de sus experiencias para salvaguardar su inversión, maximizar sus ganancias y cultivar un impacto positivo en el panorama hotelero.

1. Objetividad y emoción desequilibradas

“Es crucial recordar que su alquiler vacacional no es simplemente un espacio personal, sino un activo comercial diseñado para generar ingresos”, recomienda Matt Barbuzzi de Administración de propiedades de Park Place  “Si bien es importante esforzarse por recibir solo a los mejores invitados, debe estar preparado para los contratiempos ocasionales, ya que son inevitables en esta línea de negocios. No permita que los sentimientos personales nublen su juicio o resiliencia emocional. Esto es particularmente crucial si su propiedad tiene un significado sentimental o sirve como espacio familiar. A menos que lo esté alquilando a amigos cercanos o familiares, le recomendamos encarecidamente que no utilice dichas propiedades para alquileres a corto plazo debido a la posible angustia emocional”.

2. Descuidar la detección adecuada

“La evaluación de los huéspedes de vacaciones presenta desafíos únicos en comparación con la evaluación de los inquilinos anuales convencionales, ya que tiene limitaciones en la información que puede solicitar, como contactar y verificar el historial de empleo y los propietarios anteriores. Sin embargo, implemente varias técnicas para garantizar la seguridad de nuestras propiedades”, comparte Maximilian Kostyashkin y Carlos Peña de Grupo inmobiliario MAK. “Estas técnicas incluyen:

• Utilizando software avanzado de detección de invitados como Autohost, Chekin, Superego o Authenticate. Estas plataformas realizan verificaciones de crédito, verificaciones de antecedentes, verificación de identificación oficial y requieren depósitos por daños. Además, ofrecen acuerdos completos de alquiler a corto plazo para que los huéspedes los firmen.
• Implementación de un requisito de estadía mínima: durante la temporada alta, solicitamos una estadía mínima de tres días. Esta medida ayuda a evitar que las personas alquilen su propiedad para un evento o fiesta única.
• Destacar el uso de la tecnología de monitoreo de ruido, que disuade efectivamente a los inquilinos orientados a fiestas.
• Uso de software de monitoreo de dispositivos: todas nuestras propiedades están equipadas con software que rastrea la cantidad de dispositivos en uso. Un aumento repentino en el conteo de dispositivos, como llegar a 20, a menudo es indicativo de una posible fiesta organizada por sus invitados”.

3. Servicio de limpieza mal pagado

“No se conforme con el costo más bajo: invierta en sus limpiadores y sus huéspedes sin duda notarán la diferencia en la calidad de su alquiler vacacional”, enfatiza Calle de bienes raíces.

“No puedo enfatizar lo suficiente lo crucial que es pagar a los limpiadores. Al ofrecer una compensación justa, no solo mantiene un alto nivel de limpieza, sino que también aumenta su motivación y dedicación para brindar un servicio excepcional. Los limpiadores calificados se sienten atraídos por una buena paga, y esto impacta directamente en la experiencia del huésped, contribuyendo a una reputación positiva y asegurando una ambiente cómodo y acogedor para sus invitados."

4. Complicar demasiado la experiencia de tu huésped 

“No imponga procedimientos de salida excesivos a los huéspedes. Las tareas como iniciar una carga de toallas, desechar la basura de la cocina y hacer funcionar el lavavajillas son óptimas. Es esencial comunicar a los huéspedes que estas tareas contribuyen a minimizar las tarifas de limpieza y fomentan el check-in temprano”, dice HAVEN Administración de propiedades.

“Ofrezca videos instructivos para cualquier característica compleja en su alquiler de vacaciones. Los videos que guían a los huéspedes a través de la operación de la bañera de hidromasaje, el uso de dispositivos inteligentes o la navegación por otros equipos complejos se pueden proporcionar convenientemente en formato de video”.

5. Fijar precios inadecuados

“Muchos anfitriones carecen de conocimiento del mercado sobre las tarifas y establecen sus precios en función de su apego emocional a la propiedad específica. Esto a menudo conduce a tarifas que son excesivamente altas para el mercado, lo que resulta en una falta de reservas”, comparte Oliver Albrecht de Valibera. “Luego, después de un tiempo, reducen significativamente las tarifas, lo que genera más reservas, pero estas tarifas pueden cubrir solo los costos de la casa sin generar ganancias para los propietarios. Este ciclo continúa por un tiempo hasta que finalmente se dan por vencidos, teniendo que alquilar la casa a largo plazo o incluso venderla debido a su incapacidad para cumplir con los pagos de la hipoteca”.

6. Problemas de comunicación

“El principal error en la gestión de alquileres vacacionales es no comunicarse con los propietarios. Sus propiedades de inversión, a menudo entre sus activos más valiosos, dependen de la generación de ingresos o la cobertura de sus costos”, dice Port Aransas Airbnb Administración de propiedades de alquiler vacacional por Grand Welcome. 

“Delegar la gestión a otros requiere confianza, y la confianza prospera en la comunicación. Sin ella, los propietarios inventan narrativas que erosionan la confianza, lo que genera malentendidos y expectativas incumplidas. La comunicación es la base de las asociaciones de alquiler de vacaciones, lo que garantiza que ambas partes prosperen. Un enfoque proactivo, que equilibre los problemas y los éxitos, fomenta una confianza más profunda. Las llamadas personales estratégicas periódicas generan confianza, profundizan las asociaciones y facilitan las referencias de propietario a propietario que superan los esfuerzos de marketing en la expansión del negocio”.

7. Tener una mala relación con tus vecinos 

“Algunos propietarios se preocupan por la posibilidad de molestar a los vecinos con sus propiedades de alquiler a corto plazo (STR), y con razón, nadie quiere crear adversarios”, recomienda Administración de propiedades de alquiler vacacional de Airbnb en Long Beach por Grand Welcome.

“Proporcione a los propietarios las siguientes tácticas contra las molestias:

• Comuníquese con los vecinos antes de lanzar su alquiler a corto plazo (STR) y proporcióneles un número de contacto para llamar si surge algún problema.
• Estar disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana para comunicaciones o visitas a la propiedad para garantizar un ambiente pacífico.
• Comuníquese con los invitados, a través de la lista, los correos electrónicos previos a la llegada y los mensajes de texto del día de llegada, que los eventos y las fiestas están prohibidos y que violar esta regla resultará en el desalojo. Sé cortés pero firme.
• Considere alquilar solo a huéspedes que se quedan por más de dos noches (tres o más noches es incluso mejor). Las estadías de una noche tienden a atraer a personas “fiestas”.

Aquí hay un ejemplo de un correo electrónico estándar que envío a mis invitados STR:

Quería informarle que hay un inquilino a largo plazo que vive encima del garaje (edificio separado) y vecinos a ambos lados muy cerca, lo que significa que el patio trasero cierra a las 11 p. m. en punto. El retiro de Belmont Heights es el lugar perfecto para la paz y la serenidad.  

Si tiene algún problema durante el horario comercial, mi información de contacto se puede encontrar a continuación, y tenemos una línea de Servicios para huéspedes disponible las 24 horas, los 7 días de la semana en 888.XXX.XXXX”.

8. Descuidar la retroalimentación 

“La retroalimentación es el elemento vital de su alquiler de vacaciones. ¿Cómo sabes lo que les gusta o no a los invitados, o dónde te estás equivocando en ciertas cosas? Sin buscar, rastrear e implementar comentarios de manera activa, es vulnerable a los puntos ciegos operativos que afectarán sus resultados”, sugiere Michael Skinner de VRM inteligente. “Si los invitados no dejan una reseña, anímelos amablemente pidiéndoles una. O envíeles un mensaje de texto preguntándoles si estarían abiertos a discutir su experiencia con usted en una llamada telefónica rápida”.

9. Mala estrategia de mercado

“En Grand Welcome Nashville, no solo confiamos en las plataformas tradicionales. Ampliamos nuestro alcance mediante la promoción en más de 120 sitios web, campañas de marketing en redes sociales y nuestra comunidad asegurando que nuestros propietarios obtengan una exposición sin igual y que los huéspedes prueben el auténtico Nashville”, sugiere Administración de propiedades de alquiler de Airbnb en Nashville por Grand Welcome.

"Nashville es más que una ciudad; es una experiencia, una melodía que perdura mucho después de que termina la canción. Creo que capturar esta esencia en tu marketing es crucial. Destacar las atracciones locales, los eventos y el ambiente único de Nashville puede atraer a los huéspedes y atraerlos al abrazo de la ciudad”.

10. Escatimar en fotos profesionales

“Creo que el principal error que hay que evitar es no contratar a un fotógrafo profesional para que tome las fotos de la lista. Esto puede diferenciarlo de su competencia y hacer que se destaque instantáneamente, ya que las primeras impresiones son increíblemente importantes”, recomienda Gabe Chase de Grupo inmobiliario de Brentwood.

11. Precios "Configúralo y olvídalo"

“Uno de los errores más comunes es adoptar el enfoque de fijación de precios de 'configúrelo y olvídese'. Cada día tiene su valor de mercado distinto, y pasar por alto este hecho puede resultar en la pérdida de ingresos potenciales o en dificultades para asegurar las reservas”, dice Garret Ham de Gestión de fin de semana. “Si bien el uso de herramientas de fijación de precios como Wheelhouse y PriceLabs es un paso positivo, no son una solución universal. Estas herramientas todavía se basan en las ideas y el conocimiento del administrador de la propiedad, y deben complementarse con su propia investigación de mercado".

12. Horas de entrada y salida poco claras

“Es bueno recordarle al huésped de manera amistosa la hora de salida, especialmente el día anterior al check-out. Además, colóquelo en un espacio visible de la casa y en un texto amistoso que diga "Espero que le haya gustado su viaje", sugiere Michael B. Emerick, cofundador de Superentender. “Si el huésped se siente un poco despistado y se va tarde, puede causar una mala experiencia para el próximo huésped al retrasar su hora de check-in. Sea lo más hospitalario posible, pero no permita que un huésped infrinja las vacaciones de otro huésped”.

13. Falta de seguro de propiedad adecuado

“No tener un seguro de propiedad deja a los propietarios de alquileres vacacionales vulnerables a posibles pérdidas financieras y responsabilidades en caso de accidentes, daños o circunstancias imprevistas”, advierte  Alquileres de nómadas. “La cobertura de seguro adecuada, como el seguro de alquiler vacacional, es crucial para salvaguardar su inversión y protegerse contra los riesgos asociados con los alquileres a corto plazo”.

14. No establecer reglas y políticas de la casa para los invitados.

“Ya sea un apartamento elegante en el corazón de Austin o una cabaña apartada en Hill Country, la claridad es clave. Reglas de la casa claramente definidas, desde políticas sobre mascotas hasta horas de silencio, aseguran que los huéspedes sepan lo que se espera”, recomienda Alexander Buchanan, propietario de Administración de propiedades de alquiler de Airbnb en Austin por Grand Welcome. “Un manual completo para huéspedes, con pautas sobre el uso de electrodomésticos, contactos de emergencia y consejos locales, garantiza una estadía sin problemas. Este enfoque proactivo minimiza los malentendidos y garantiza que los huéspedes puedan relajarse por completo, sabiendo que están en buenas manos”.

15. Incapaz de hacer malabares con los roles y cumplir con las demandas

“Como gerentes de alquileres vacacionales, tenemos muchas funciones, manejamos hábilmente tanto a los propietarios como a sus activos, que abarcan el mobiliario, el mantenimiento, las actualizaciones, los precios, el marketing/publicidad, la contabilidad y más”, dice Alquiler vacacional en Pacífico Azul

“También navegamos por el mundo de los huéspedes: marketing/publicidad para garantizar las reservas, administración del papeleo/contratos para la protección de los propietarios y los huéspedes, supervisión del mantenimiento, gestión del acceso/tecnología/información, organización de la limpieza/mantenimiento y selección meticulosa de las experiencias de los huéspedes para fomentar la repetición del patrocinio. , entre otras responsabilidades. Este rol multifacético subraya la naturaleza distinta y exigente de la gestión de alquileres vacacionales, superando con creces la idea errónea de que simplemente implica publicar imágenes de propiedades en Airbnb”.

“Hay una miríada de errores que uno puede cometer al administrar una empresa de alquiler a corto plazo. Basándome en mi experiencia en el mercado actual, los errores más frecuentes consisten en no asignar suficiente importancia a obtener una ventaja competitiva. Esto implica invertir en elementos como mobiliario, decoración, ropa blanca de alta calidad, ropa de cama y amenidades, todos ellos esenciales en un mercado ya saturado. 

16. No diferenciarte

“Es imperativo diferenciarse en medio de este paisaje abarrotado”, sugiere Administración de propiedades de alquiler vacacional Airbnb en Tampa por Grand Welcome. “Además, no se puede pasar por alto la importancia de una estrategia de precios bien planificada, mantener la limpieza y garantizar una comunicación efectiva y capacidad de respuesta en los servicios para huéspedes en términos de errores comunes. 

Asegúrate de diferenciarte. Con numerosos alquileres a corto plazo disponibles, destacar es crucial. Resalte lo que hace que su propiedad sea única, ya sea un tema, diseño o ubicación específicos. No ignore ofrecer información local. Como anfitrión, puede proporcionar información valiosa sobre el área local. Las recomendaciones de atracciones, restaurantes y servicios cercanos pueden mejorar la experiencia del huésped”.

17. Saltarse las leyes y regulaciones locales

“Empiece por estudiar a fondo las leyes y reglamentos locales relacionados con los ROS”, recomienda MiTripify. “Asegúrese de comprender todas las regulaciones pertinentes, o solicite la experiencia de un administrador de propiedades que lo haga. El incumplimiento, como violar las restricciones de la HOA o incluir un STR con una ocupación que exceda los límites del tanque séptico, puede dar lugar a fuertes multas. Las posibles consecuencias superan con creces cualquier beneficio inicial.

Dicho esto, no subestime la importancia de la cobertura de seguro para los anfitriones de STR. Invertir en productos de seguros es un medio rentable de mitigar el riesgo de daños a la propiedad. Al obtener un seguro, recupera el control sobre los posibles daños y mantiene la excelente condición de su propiedad, al mismo tiempo que mantiene altos niveles de satisfacción de los huéspedes”.

18. Olvidarse de los sistemas y establecer expectativas a medida que crece su negocio

Uno de los mayores errores que cometen los gerentes de alquileres vacacionales y que les está costando tiempo y dinero es contratar personas adicionales en su equipo sin sistemas”, advierte Gestión de propiedades Pink Cow Cow. “A medida que su negocio crece, no puede hacerlo todo usted mismo, por lo que contrata a alguien para que lo ayude con las tareas en la propiedad o de forma remota. Sin embargo, es posible que la persona no lo haga bien, que no obtenga los resultados que busca o que reciba críticas negativas y quejas de los huéspedes. 

Terminas haciendo el trabajo de nuevo tú mismo o gastando tiempo tratando de encontrar a alguien más. La mejor manera de operar y hacer crecer su negocio de manera eficiente sin tomar más tiempo o esfuerzo es crear sistemas y procesos que las personas puedan seguir para obtener resultados consistentes, como obtener reseñas de cinco estrellas sin que usted haga el trabajo. Contar con un proceso y sistema de mantenimiento, limpieza, puesta en escena, mantelería, etc.”

19. No ser lo suficientemente persistente 

“Uno de los pasos más importantes, si no el más importante, para garantizar una gestión de vacaciones exitosa para su hogar o negocio es asegurarse de ser demasiado comunicativo con sus huéspedes, tanto antes como durante su estadía”, comparte. Emily Bishop, gerente de comunicaciones de brillante. “Diseñe claramente las instrucciones de check-in, al tiempo que se asegura de que cualquier pregunta preventiva que los huéspedes puedan tener ya haya sido respondida. Parece demasiado simplista, pero te sorprendería saber que esto no siempre es una prioridad para algunas empresas de administración de vacaciones”.

20. No aprender y resolver problemas rápidamente

“Una observación que hago con respecto a la mayoría de los alquileres de vacaciones es la ausencia de sistemas establecidos y repetibles orientados hacia el éxito. Esto se traduce en enfrentar desafíos difíciles, incluso si estos problemas se abordaron solo seis meses antes. En consecuencia, el equipo se encuentra retrocediendo para descubrir soluciones para los huéspedes o arriesgarse a dejarlos descontentos”, dice Cody Wood de STR Alojamientos.

“Del mismo modo, otro problema predominante que se encuentra con frecuencia en la industria del alquiler vacacional se relaciona con la rapidez con la que se abordan las inquietudes de los huéspedes. A veces, estas preocupaciones giran en torno a cuestiones de mantenimiento, lo que indica una deficiencia en el programa de mantenimiento de la propiedad, o peor aún, su inexistencia. 

Alternativamente, los problemas pueden deberse al mal funcionamiento de los servicios o al agotamiento de los suministros debido a la falta de sistemas eficientes de reabastecimiento por parte del propietario o administrador. El remedio para las dos preocupaciones antes mencionadas consiste en implementar un régimen de mantenimiento trimestral o mensual complementado con una línea de ayuda de emergencia 24 horas al día, 7 días a la semana, dedicada al apoyo de la propiedad. El seguimiento diligente de los niveles de inventario después de cada limpieza de rotación a nivel de propiedad es esencial. La velocidad asume una importancia primordial en el ámbito de los alquileres de vacaciones, ya que nuestra ausencia física de la propiedad requiere poseer una comprensión clara de los procedimientos efectivos de resolución de problemas. Este enfoque no solo facilita respuestas rápidas, sino que también deja contentos a los huéspedes con la pronta resolución de sus problemas”.

21. Mantenerse al día con las necesidades de mantenimiento

“Un error común es subestimar las necesidades de mantenimiento continuo de una propiedad de alquiler vacacional. No abordar los problemas de mantenimiento con prontitud puede generar críticas negativas y huéspedes insatisfechos." Administración de propiedades de alquiler vacacional de Bend Airbnb por Grand Welcome aconseja “Para evitar esto, recomendamos crear un programa de mantenimiento completo, realizar inspecciones periódicas y solicitar que el propietario reserve una parte de sus ingresos por alquiler para reparaciones imprevistas.

Del mismo modo, el uso de fotos desactualizadas o de baja calidad para su propiedad de alquiler vacacional puede disuadir a los huéspedes potenciales. Ignorar la importancia de la fotografía profesional puede conducir a una disminución de las reservas y el interés. Recomendamos encarecidamente invertir en fotos bien iluminadas y de alta calidad que muestren con precisión las mejores características de la propiedad. Siempre contrate a un fotógrafo profesional que se especialice en bienes raíces para captar el atractivo de la propiedad”.

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• Fuente: https://www.redfin.com/blog/vacation-rental-problems-to-avoid/