Dirigir un negocio moderno solo es posible con transferencias frecuentes de archivos. Ampliar la presencia de uno en el espacio digital y cambiar los hábitos de trabajo hace que la práctica sea aún más generalizada. Si bien es eficiente, la transferencia de datos puede presentar riesgos para la seguridad y la credibilidad.

Estar al día con las mejores prácticas actuales es fundamental para la continuidad de la empresa. integridad de los datos y reputación Este artículo explora las estrategias de transferencia de datos más efectivas. Comience a usarlos para reducir el riesgo de infracciones, adoptar estándares de seguridad y disfrutar de la tranquilidad.

Identifique y categorice los datos más sensibles

Antes de que los datos salgan de los servidores de su empresa, debe evaluar su impacto en su operación. El software que escanea y clasifica los datos es perfecto para la tarea. Sus hallazgos le permiten ver qué archivos deben moverse a una ubicación más segura. También es posible etiquetar archivos en riesgo para que los empleados puedan tener más cuidado al manipularlos.

Siempre tenga copias de seguridad

Es imposible exagerar la importancia de tener copias de seguridad de datos vitales. Algo puede salir mal durante la transferencia de datos o puede sufrir una falla de hardware. Tener copias de seguridad en su lugar garantiza que esto no interfiera con el negocio.

Debe almacenar datos cruciales en varios formularios y en varias ubicaciones. Los medios de almacenamiento físico incluyen SSD, tarjetas SD y unidades USB. Es aceptable si existen medidas para cifrar los datos y mantener las unidades físicamente seguras.

El almacenamiento en la nube es popular debido a la facilidad de acceso y la conveniencia. Puede mantener de forma segura los datos de su negocio en almacenamiento cifrado. Además, los usuarios autorizados pueden detectar y prevenir fácilmente el robo de datos cifrados en la nube. Incluso si alguien roba los datos, es probable que no pueda hacer nada con ellos.

Establecer una jerarquía de acceso a archivos

Las empresas tienen una estructura escalonada. Usar uno similar para el acceso a datos es igualmente efectivo. Es importante establecer protocolos que definan el nivel de autorización de cada usuario y los privilegios asociados. 

La forma más básica consiste en restringir el acceso de algunas clases de usuarios a los archivos por completo. Un enfoque más matizado puede permitir que un usuario vea archivos pero no pueda eliminarlos. También puede establecer fechas de caducidad en archivos y proyectos. El acceso entonces se vuelve restringido al finalizar.

Los empleados entran y salen de su fuerza laboral todo el tiempo. Muchos adoptan diferentes roles en la organización a lo largo del tiempo. El sistema de acceso a archivos debe seguir el ritmo de tales acontecimientos para emitir, revocar y cambiar la autorización a tiempo.

Implementar un sistema de gestión de contraseñas

Las prácticas de seguridad de última generación no sirven de nada si sus contraseñas son vulnerables. El robo de contraseñas puede resultar en infracciones cuyos daños subir a los millones. Un administrador de contraseñas de nivel empresarial es un gasto insignificante en comparación.

La conveniencia, la seguridad adicional y la responsabilidad hacen que un administrador de contraseñas sea deseable. Los empleados lo apreciarán, ya que una sola frase fuerte es más fácil de recordar que docenas de inicios de sesión. También facilitan el restablecimiento y la actualización de contraseñas para los administradores. Todas las contraseñas generadas de esta manera son únicas y seguras. En el peor de los casos, descifrar uno le da al atacante acceso limitado a un solo aspecto de su operación.

Gestión de contraseñas significativamente mejora la seguridad de los datos y las credenciales en muchos niveles. Un ejemplo involucra a los empleados que ya no trabajan en su empresa. Deshabilitar su contraseña principal les impide el acceso por completo. De esa manera, nadie necesita perder el tiempo rastreando credenciales antiguas.

Un administrador de contraseñas también puede proporcionar información sobre los volúmenes de inicio de sesión diarios o mostrar qué usuarios aún no han activado sus contraseñas.

Hacer uso de los servicios de protección de datos

Las transferencias de datos implican el envío de archivos desde su red a otra diferente. Los archivos que contienen dichas transferencias son confidenciales, por lo que cifrarlos de antemano es la norma. La forma más sencilla es utilizar un servicio de protección de datos. Estos encriptan y rastrean el contenido de una transferencia automáticamente.

Algunos limitan sus servicios solo a la transferencia de datos. Otros son más atractivos porque ofrecen otras funciones que ayudan a reducir el paquete de software de su empresa. Un servicio puede incluir conversión automática de archivos, seguridad de correo electrónico o auditoría. También pueden ofrecer verificar el cumplimiento de sus archivos con regulaciones de privacidad como RGPD.

Mantenga registros y realice auditorías de transferencias de archivos

Saber quién accedió a un archivo y cuándo puede ayudar a fortalecer la seguridad. Por ejemplo, las transferencias de archivos en momentos extraños pueden indicar una intención maliciosa. En tales casos, una auditoría puede descubrir dificultades durante las transferencias de archivos. Puede evitar que se conviertan en problemas en el futuro.

Un registro contiene las credenciales del remitente y el destinatario, así como las horas de envío. Sirve para varios propósitos. El registro ayuda a cumplir compliance necesidades, agrega otra capa de seguridad y conduce a auditorías más productivas.

Adoptar la formación de los empleados

El uso compartido de archivos es fundamental para un funcionamiento diario fluido. También puede presentar riesgos. Es tentador usar aplicaciones populares de colaboración y de terceros para compartir archivos y comunicarse. Empleados que no son conscientes de la trampas asociadas riesgo de comprometer la seguridad de la empresa.

Deberá establecer un régimen de capacitación que enseñe a los empleados sobre las prácticas de transferencia de archivos. Debe enfatizar cómo la responsabilidad individual es esencial para mantener altos estándares de seguridad. Sin embargo, dicha capacitación debe ser atractiva y divertida.

Conclusión

Garantizar la seguridad de los datos durante las transferencias en línea es una prioridad para las empresas. El número de intentos de infracciones está aumentando, pero las empresas no son impotentes. Poniendo practicas de seguridad efectivas en su lugar sienta las bases para el éxito. Agilizar dichos procedimientos y educar a los empleados sobre los riesgos de no seguirlos lo garantiza.

Una empresa que aborda la seguridad de la transferencia de datos con seriedad demuestra integridad. Comunicar sus esfuerzos de seguridad a los empleados y clientes de forma transparente genera confianza y hace que las buenas prácticas sean sostenibles.

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