Las herramientas de automatización están cambiando el panorama empresarial y transformando la forma en que trabajamos hoy. Desde la fabricación y el comercio minorista hasta las finanzas y la contabilidad, la automatización desempeña un papel fundamental en la optimización de los procesos comerciales, la mejora de la eficiencia y la reducción de costos. En el campo de la contabilidad, la automatización se está volviendo cada vez más popular, y por una buena razón. Al automatizar las tareas de contabilidad, las empresas pueden optimizar sus operaciones, mejorar la precisión y reducir el riesgo de errores.

En este artículo, exploraremos los beneficios de la automatización contable y cómo puede ayudar a las empresas de todos los tamaños. También vemos cómo la implementación de un software de contabilidad como QuickBooks puede no ser suficiente, y cómo Nanonets puede integrarse con QuickBooks para brindarle a su empresa una ventaja competitiva.

Beneficios de la Automatización Contable

A lo largo de los años, el uso de software para llevar a cabo tareas contables convencionales ha mejorado la eficiencia, la precisión y el cumplimiento de las normas en estos procedimientos. Dado el clima económico actual, es probable que las empresas que tardan en implementar la automatización de procesos contables en sus procesos financieros y contables experimenten una disminución de la productividad y una reducción de la eficiencia. Algunos beneficios específicos de la automatización contable son

• Precisión mejorada: los errores contables pueden tener un impacto significativo en las empresas, desde pérdidas financieras hasta daños a la reputación. Los errores contables comunes incluyen errores de ingreso de datos, clasificación incorrecta de transacciones y errores en los cálculos financieros. Estos errores pueden dar como resultado estados financieros inexactos, lo que puede tener graves consecuencias, incluidos problemas legales y pérdida de confianza de los inversores. Al automatizar las tareas de contabilidad, como la entrada de datos, la facturación y la conciliación, las empresas pueden reducir el riesgo de errores y garantizar que la información financiera sea precisa y esté actualizada. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también ayuda a las empresas a tomar decisiones informadas basadas en datos financieros precisos.

• Ahorro de tiempo: según el Informe de mejores prácticas de TDWI sobre Mejora de la preparación de datos para Business Analytics, el 28 por ciento de los encuestados dedica entre el 41 y el 60 por ciento de su tiempo a la preparación de datos. Al automatizar las tareas de contabilidad, las empresas pueden liberar tiempo que se puede dedicar a actividades más estratégicas, como analizar datos financieros y tomar decisiones informadas. Además, la automatización puede ayudar a las empresas a reducir el tiempo necesario para completar tareas rutinarias, como la entrada y conciliación de datos, lo que les permite centrarse en actividades de mayor valor añadido.

• Mayor eficiencia: al automatizar las tareas de contabilidad, las empresas pueden eliminar los procesos manuales, reducir el riesgo de errores y optimizar sus operaciones. Esto no solo ahorra tiempo sino que también reduce costos y mejora la productividad. Además, la automatización puede ayudar a las empresas a mejorar su flujo de efectivo al acelerar el proceso de facturación y pago. Esto, a su vez, puede ayudar a las empresas a mejorar sus relaciones con clientes y proveedores y crear una cadena de suministro más eficiente y eficaz.

• Costos Reducidos: Según un reporte de Blue Hill Research, los analistas de datos normalmente dedican dos horas al día exclusivamente a la preparación de datos, lo que representa alrededor de $22,000 XNUMX del salario anual típico de un analista de datos. Los procesos de contabilidad manual pueden ser costosos, especialmente si requieren una cantidad significativa de tiempo del personal. Al automatizar las tareas de contabilidad, las empresas pueden reducir el tiempo y los recursos necesarios para completar las tareas rutinarias, lo que reduce los costos.

• Cumplimiento mejorado: la automatización puede ayudar a las empresas a garantizar que calculan y pagan la cantidad correcta de impuestos, mantienen registros financieros precisos y cumplen con las normas de protección de datos. Esto no solo reduce el riesgo de sanciones y multas, sino que también ayuda a las empresas a mantener su reputación y generar confianza con los clientes y las partes interesadas.

• Visibilidad mejorada: al automatizar las tareas de contabilidad, las empresas pueden obtener información en tiempo real sobre su desempeño financiero y tomar decisiones informadas basadas en datos financieros precisos y actualizados. Esto no solo ayuda a las empresas a identificar áreas de mejora, sino que también les permite responder rápidamente a los cambios en el mercado y tomar decisiones estratégicas que pueden ayudarlas a crecer y tener éxito.

¿Cómo introducir un software de contabilidad en su negocio?

La integración de la tecnología de automatización en su negocio puede parecer intimidante al principio, pero se puede hacer con facilidad. El software se puede incorporar fácilmente con sus soluciones existentes y hay algunas cosas que puede hacer para comenzar.

Para comenzar el proceso de automatización, es importante identificar primero las tareas y los procesos ineficientes que podrían optimizarse mediante la automatización. Esto podría incluir la entrada manual de datos, tareas repetitivas u otras actividades que consumen mucho tiempo.

Una vez que se han identificado estas tareas, es esencial capacitar a los empleados para operar el software de automatización. Esto garantiza que la tecnología se utilice de manera efectiva y que los empleados se sientan cómodos con el nuevo sistema. El uso de Citizen Automators capacitados dentro de la empresa también puede ayudar en la transición a la automatización al brindar orientación y apoyo a los colegas.

El desarrollo de determinantes y marcadores para el éxito con la automatización de la entrada de datos también es fundamental. Estas métricas pueden ayudar a realizar un seguimiento del progreso y garantizar que la automatización alcance los objetivos previstos. También es importante probar el software de automatización dentro de los sistemas de contabilidad empresarial antes del uso del cliente para garantizar que funcione de manera efectiva y evitar posibles problemas.

Después de probar y perfeccionar los procesos de automatización dentro de la empresa, es hora de comenzar a implementar la automatización en las cuentas de los clientes. El análisis de los resultados y las métricas del uso inicial puede ayudar a identificar cualquier área de mejora y garantizar que la automatización brinde los beneficios previstos. Una vez que la implementación inicial ha tenido éxito, es posible escalar los procesos de automatización dentro de la empresa para optimizar aún más las operaciones y mejorar la eficiencia.

La combinación QuickBooks-Nanonets

QuickBooks es un software de contabilidad popular que se usa cada vez más para automatizar muchos procesos de contabilidad. Con QuickBooks, las empresas pueden automatizar tareas como la facturación, el pago de facturas y los informes financieros. Las empresas pueden integrar QuickBooks con sus sistemas POS, software de nómina e incluso sus sistemas CRM para crear un flujo de información fluido entre los diferentes departamentos. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también ayuda a reducir el riesgo de errores.

Sin embargo, un flujo de trabajo en Quickbooks sigue siendo completamente manual: entrada de datos. Esto implica que equipos de empleados ingresen grandes volúmenes de datos financieros, como facturas, facturas y gastos, lo que puede llevar mucho tiempo, ser costoso y propenso a errores.

La integración de Nanonets con QuickBooks puede ayudar a las empresas a automatizar sus procesos de entrada de datos y optimizar sus flujos de trabajo contables.

Nanonets puede extraer y consolidar datos relacionados con cuentas de varias fuentes, como correo electrónico, archivos digitales, documentos escaneados, almacenamiento en la nube, ERP y API. Captura y extrae datos de facturas, recibos y recibos utilizando tecnología inteligente, categoriza y codifica transacciones según las reglas comerciales, configura flujos de trabajo de aprobación automatizados y concilia todas las transacciones. Los datos extraídos con Nanonets se pueden integrar con QuickBooks para el procesamiento de facturas y otras actividades de cuentas por pagar.

Así es como puede integrar Nanonets con QuickBooks:

1. Inicie sesión en flow.nanonets.com
2. Haga clic en Integraciones en el menú del lado izquierdo
3. Haga clic en la tarjeta de QuickBooks para iniciar sesión y conectar su cuenta de QuickBooks
4. Ingrese sus credenciales de QuickBooks
5. De vuelta en la tarjeta Flow QuickBooks, habilite la sincronización de Proyecto/Clase.
6. Sus códigos de libro mayor y plan de cuentas se importan automáticamente a Flow.
7. Configura notificaciones para los miembros de tu equipo. Las facturas se exportan solo una vez que se aprueban dentro de Flow.
8. Haga clic en "Done"

Cómo probar su integración con QuickBooks

1. Vaya a la pestaña "Facturas" en el panel lateral izquierdo
2. Cargue una factura desde su almacenamiento local o reenvíe un correo electrónico al ID de correo electrónico que se muestra con una factura adjunta
3. Una vez que Flow haya leído la factura (en unos 60 segundos), puede hacer clic en la factura
4. En la pantalla de revisión de facturas, se le pedirá que agregue un aprobador para la factura. Agrega a alguien de tu equipo y haz que apruebe la factura
5. Una vez aprobada la factura, se exportará automáticamente a Quickbooks

Lo que aprendiste

La combinación de Nanonets y QuickBooks ofrece a las empresas una solución fácil de usar que se integra a la perfección con sus sistemas existentes, sin necesidad de una amplia capacitación o una inversión significativa. Al aprovechar el poder de la automatización, las empresas pueden mejorar sus procesos contables, lo que lleva a una mejor toma de decisiones y resultados más exitosos. Está claro que la automatización de la contabilidad es el camino a seguir para las empresas que desean seguir siendo competitivas y exitosas en el mundo acelerado e impulsado por la tecnología de hoy.

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• Fuente: https://nanonets.com/blog/how-to-select-the-best-accounting-software-for-your-business/