El proceso de envío al almacén es donde sus productos finalmente salen de sus manos y se dirigen al cliente. Es la culminación de todos sus esfuerzos previos en el almacén y un posible punto decisivo para la satisfacción del cliente. Un proceso de envío ineficiente o propenso a errores puede provocar entregas tardías, clientes descontentos y daños a sus resultados.

Esta guía desglosa los pasos clave en el proceso de envío al almacén, desde la recepción del pedido hasta la selección del transportista. Aprenderá cómo optimizar cada etapa para lograr la máxima eficiencia, reducir errores costosos y garantizar que sus productos lleguen a su destino de forma rápida y segura. Ya sea que esté buscando optimizar sus operaciones de envío existentes o crear un proceso sólido desde cero, estos conocimientos lo ayudarán a tener éxito.

El objetivo del envío de almacén

Es esencial recordar que el envío se considera exitoso sólo si el pedido correcto se clasifica y carga, se envía al cliente correcto a través del modo de tránsito correcto y se entrega a tiempo.

Dado que el envío es el último proceso del almacén, es importante tener en cuenta que todos los procesos anteriores a él tienen un impacto directo en su eficiencia y eficacia. Repasemos los procesos que lo preceden y los que lo componen. Posteriormente, también exploraremos cómo podemos optimizar cada uno de estos procesos.

Órdenes

Si necesita procesar un pedido de un cliente, la comunicación es primordial. Para evitar errores de comunicación y reducir costos, se recomienda encarecidamente ofrecer a los clientes un portal en línea para ver su inventario, seleccionar los artículos que desean enviar y enviar el pedido para su procesamiento.

Una vez realizado el pedido por parte del cliente, el sistema debe generar una lista de selección y/o guía de carga con los artículos que el cliente ha seleccionado. También se recomienda que el sistema proporcione campos especiales para que los clientes ingresen instrucciones detalladas si es necesario, por ejemplo, para instrucciones de reenvasado.

Si bien el portal ayudará a abordar muchos de los problemas relacionados con el proceso de pedido, también deberían estar disponibles otras formas directas de comunicación, como teléfono, correo electrónico y mensajería. Pero exija a sus clientes que realicen pedidos a través del portal en línea tanto como sea posible. Esto reducirá los errores y al mismo tiempo aumentará la eficiencia y la responsabilidad.

Procesos de almacenamiento y selección: tecnología y metodología adecuadas

El proceso de almacenamiento puede parecer demasiado alejado del transporte marítimo como para importar. Sin embargo, la ubicación de las mercancías tiene un gran impacto en el envío. Si los productos se han colocado adecuadamente teniendo en cuenta la frecuencia de los pedidos, los plazos de entrega se pueden acortar de manera efectiva, lo que hace que el envío sea más conveniente y eficiente.

Colocar los productos que se piden con frecuencia en la ubicación más conveniente, los productos que se piden ocasionalmente un poco más lejos y los artículos que se piden con poca frecuencia más lejos aún ayuda a reducir el tiempo de selección: Revise el análisis ABC aquí.

La eficiencia en la selección se puede lograr implementando la metodología y la tecnología de selección adecuadas. El uso de tecnología portátil y móvil. puede acelerar el proceso al permitir que los recolectores se muevan libremente por el almacén, mientras que los identificadores de radiofrecuencia (RFID) les indican con precisión dónde se almacenan los productos.

Para obtener más información sobre cómo optimizar este proceso de almacén, lea nuestro blog anterior: Optimización del proceso de selección de almacén.

Solo aquellos equipos de selección que obtienen más del 99.9% de precisión no necesitan verificación.

El resto sí necesita ser revisado hasta alcanzar esta cifra. Si deja pasar esto, puede perder precisión.

Procesos de embalaje y etiquetado: automatización

El embalaje se realiza justo antes del envío y, por tanto, afecta enormemente a este último. Así es como puede aumentar la eficiencia del flujo del proceso del almacén en este caso:

En el caso de artículos individuales:

Al realizar un pedido a la vez, se recomienda empaquetarlos y etiquetarlos inmediatamente; en este caso, las impresoras móviles resultan muy útiles. Como medida adicional, es posible que también desees insertar documentos y facturas mientras empaquetas cada pedido.

Si existe la posibilidad de daños durante el tránsito, agregue embalaje protector como tarimas de espuma, poliestireno, bolsas llenas de aire, plástico de burbujas, papel triturado, etc. También es posible que desee que el personal realice el control de calidad si hay antecedentes de recolectores que dañan las mercancías.

Dado que esta es una actividad que aumenta el tiempo de envío,

La compensación está entre hacerlo manualmente y automatizarlo.. 

Si el costo del tiempo perdido supera el costo de instalar y hacer funcionar máquinas de empaque, como formadoras de cajas de cartón y robots de empaque, la automatización es sin duda la respuesta. 

En caso de selección por lotes:

El picking por lotes no permite el embalaje y etiquetado como en el caso del picking de artículos individuales. Este método requerirá que separe cada pedido y verifique la precisión durante la fase de empaque.

En este caso, una lista de selección y/o una guía de carga que enumere los productos asociados con un pedido y un código de barras para comparar lo que se está seleccionando con lo que se ordenó puede reducir significativamente el problema de enviar artículos incorrectos y/o cantidades incorrectas.

Una vez que se ha comprobado la exactitud de los pedidos, se empaquetan en cajas de cartón (según la fragilidad, se añade un embalaje protector) y se etiquetan. Una vez recoger y empacar Una vez que las operaciones se han realizado sin errores, llega el turno del proceso de envío en sí.

Proceso de envío

Aquí, usted toma las medidas finales para asignar el modo de tránsito y preparar las órdenes de envío en consecuencia. Esto incluye:

Pesaje y Dimensionamiento:

Para algunos almacenes y centros de distribución, lo siguiente es medir el peso y las dimensiones. En el caso de paquetes, ya sean artículos individuales o cajas consolidadas, algunos almacenes o centros de distribución están obligados a registrar el peso y las dimensiones en la etiqueta.

Para hacer esto de manera eficiente y al mismo tiempo reducir la posibilidad de error, se recomienda implementar una escala en línea y solución dimensionador que está totalmente integrado con el Sistema de Gestión de Almacén (WMS). A medida que la carga desciende por el transportador, el peso y las dimensiones se capturan y registran automáticamente en el WMS sin detener el flujo de carga.

Si está considerando invertir en un sistema de dimensionamiento, aquí tiene 8 factores a tener en cuenta antes de adoptar un dimensionador de parcelas.

Documentación:

A falta de documentación obligatoria (que variará en cada caso), los envíos pueden verse paralizados. Dependiendo de la naturaleza del envío, aquí hay algunos documentos que puede necesitar:

• Documento de carga
• Etiquetas de envío
• Guía de carga
• Certificado de origen
• Aviso de envío avanzado
• Declaración de exportación del remitente
• Licencia de Exportación
• Certificado de inspección
• Certificado de seguro
• Factura

Si se requiere alguna de esta documentación, es fundamental tener un WMS capaz de producirla o tenerla a mano/lista para usar.

Cargando:

La base para un proceso de carga eficiente Es una estrategia de carga bien planificada. Ya sea mediante la estandarización de la carga o un WMS que pueda producir una guía de carga para el envío, el personal debe tener instrucciones claras sobre cómo cargar correctamente la carga.

Se recomienda confiar en el WMS para producir dichas guías porque a menudo consideran restricciones y características del paquete como peso, dimensiones, materiales peligrosos, fragilidad y más.

Para que esto sea preciso, busque un software que lo ayude con la configuración de paletas, la planificación de contenedores y la carga de remolques para garantizar una utilización óptima del espacio y los recursos.

Otra mejor práctica que no requiere participación del sistema pero que puede acelerar el proceso de almacén es tener carga lista para enviar en áreas predeterminadas (colas de carga o áreas de preparación) lo más cerca posible de los muelles de envío.

Además, los gerentes de almacén deben asegurarse de tener suficiente mano de obra y el equipo necesario para ejecutar las tareas de carga.

Se recomienda separar los muelles de recepción y envío, pero si eso no es posible, los gerentes de almacén deben programar los dos procesos distintos de tal manera que se evite la congestión y la confusión en los muelles.

Mejores prácticas del proceso de envío al almacén

• Asegúrese de que la selección y la documentación se realicen con suficiente antelación al momento del envío.

• Programe la recepción y el envío en diferentes turnos (mañana-noche).

• Si su rendimiento es muy alto y realiza envíos varias veces al día, es preferible tener un sistema de manifiesto que admita todos los modos de transporte que utiliza para el envío.

• La tecnología de almacén basada en lógica para el envío puede reducir sustancialmente los costos al determinar el transportista y el método de transporte más óptimos para enviar cualquier pedido. La lógica compleja también puede permitirle tomar decisiones inteligentes en caso de que el portador y/o el método sean económicos pero ineficientes.

• Mantenga siempre los muelles de envío limpios y ordenados, y evite tener personal ajeno a este proceso en esta área mientras se realiza el envío.

Como hemos visto, la optimización del proceso de envío está altamente correlacionada con la forma en que se llevaron a cabo los procesos de almacén anteriores. Para que el envío sea eficaz y eficiente, estos predecesores deben optimizarse. Solo una vez que se hayan simplificado los procesos anteriores podremos centrarnos en las mejores prácticas y tecnologías específicas para optimizar el proceso de envío.

¿Qué papel juega la tecnología en la optimización del proceso de envío en las operaciones de almacén?

La tecnología es crucial para optimizar el proceso de envío en las operaciones de almacén al optimizar los procesos, mejorar la eficiencia y reducir los errores. Permite la automatización de tareas como la gestión de inventario, el procesamiento de pedidos y el seguimiento, lo que da como resultado tiempos de respuesta más rápidos y una mayor satisfacción del cliente.

Para aprender más acerca de la otros procesos de almacén, haga clic aquí.

Y, si está listo para encontrar la solución para optimizar su proceso de envío o cualquier otro proceso de almacenamiento, acceda a nuestro Herramienta Buscador de soluciones.

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• Fuente: https://articles.cyzerg.com/warehouse-operations-optimizing-the-shipping-process