Financiaba startups para ganarse la vida y antes de eso, ejecuté dos startups de software que fundé. He pasado innumerables horas mirando finanzas históricas, presupuestos, pronósticos y proyecciones futuras. Con una startup tecnológica estándar, puedo decirle en mi sueño que sus dos artículos de mayor costo son, de lejos, las personas (entre 60-75% de los costos totales) y el espacio (10-20% de los costos totales). El único otro elemento de costo significativo que veo en algunas startups tempranas es el inventario (para empresas de hardware o comercio electrónico).
En las primeras etapas de una empresa, una startup a menudo atrapará a tantas personas en habitaciones pequeñas como sea posible para ahorrar en costos de oficina. Cuando una empresa recauda capital, inevitablemente comienza a buscar espacio de oficina para aumentar la productividad y la felicidad de los trabajadores. Debido a que es difícil predecir cuánto espacio necesitará a medida que expande (o, traga, baja) las startups se han convertido cada vez más en espacios compartidos como WeWork, que actúan un poco como el alojamiento en la nube, ya que le permiten escalar o reducir Su negocio se expande o se ralentiza.
Cualquiera que haya pasado tiempo con las startups puede decirle que hay muchos drenajes de productividad que pueden provenir de estos entornos:
- Falta de espacio para reuniones para tener discusiones
- Incapacidad para concentrarse debido a estar rodeado de "parlantes ruidosos"
- Enormes líneas esperando en los registros de seguridad compartidos, ascensores o líneas de almuerzo
Conocer los problemas de "administrar personas alrededor de los espacios" fue una de las razones principales por las que apoyé a la empresa Densidad, que construyó un "sensor de profundidad" que cuelga sobre las puertas y rastrea anónimamente los espacios como se ve en el GIF a continuación.
La tecnología ahora se implementa en muchos clientes, incluidos LinkedIn, NYU, Dropbox, Envoy y muchos otros, por lo que hemos aprendido mucho sobre cómo las personas usan soluciones como Density para aumentar la productividad, mejorar la seguridad física y combinar mejor el espacio con las personas. A continuación se muestran algunos excelentes ejemplos de problemas y soluciones comunes que hemos visto:
El campista de la sala de reuniones / el okupa de la sala de reuniones / fantasma
Gartner estima que el empleado promedio pasa 27 horas / año buscando espacios disponibles para reunirse, esto rara vez se debe a que las empresas no tienen suficiente espacio. La mayoría de las veces es porque no tienen la combinación correcta de espacio de trabajo pequeño / grande / flexible y, como resultado, las personas tienden a acaparar el espacio cuando está disponible.
Una vez que las organizaciones escalan, inevitablemente implementan sistemas para hacer que la reserva de espacios compartidos sea más ágil y, por lo general, más democrática, el procedimiento general es que "reserve una sala de reuniones" por horas a través de un sistema de programación. Todos hemos experimentado al "okupa" que acaba de entrar en una sala de reuniones y las nuevas empresas que trabajan toman una reunión 1–1 en una sala construida para 12 y no se molestan en reservarla. Algunas personas toman la ruta opuesta y reservan horas y horas para que puedan "acampar" en una sala de reuniones para realizar largos períodos de trabajo tranquilo o tomar 1–1 reuniones a expensas de las necesidades del grupo.
Igualmente problemático es el "fantasma" que reserva la sala de reuniones durante horas para bloquear la sala, solo usándola periódicamente. Vi este tipo de comportamiento incluso hace 20 años cuando trabajaba en Accenture, donde el personal se encontraba principalmente en los sitios de los clientes, pero cuando regresaron a la oficina hubo prisa por reservar fantasma en las salas de reuniones limitadas.
En Density trabajamos con los clientes para integrarlos en su sistema Outlook para que la administración pudiera evaluar mejor cuándo los equipos reservaron espacio en la sala de reuniones y luego compararlos con los datos del sensor de Density para ver cuándo se usó realmente la sala. Puede comparar las horas reservadas con respecto a las usadas, así como la cantidad de personas reservadas versus atendidas con el objetivo de ayudar a la empresa a administrar mejor sus recursos de espacio limitado.
El enigma del almuerzo
Otro importante drenaje de productividad a medida que las empresas escalan (o cuando los espacios de trabajo compartidos se llenan) son las colas de almuerzo. Hemos visto el aumento de empresas que utilizan la densidad para rastrear mejor el flujo de personas a través de los comisarios en el desayuno, el almuerzo y la cena. Han integrado esto con sistemas internos en Slack o Facebook Messenger para permitir a los empleados verificar los tiempos de espera en tiempo real y planificar sus días en consecuencia. Esto también ha ayudado a la gerencia a descubrir cómo contratar personal en los restaurantes en las horas pico. Incluso hemos visto que algunas aerolíneas y compañías de viajes con visión de futuro usan estos sensores para rastrear mejor los niveles de personal de las salas VIP durante todo el día.
El tailgater
La mayoría de las oficinas emplean seguridad física para proteger tanto los activos como la seguridad, sin embargo, todos hemos sido testigos del “perseguidor” que espera a que alguien más escanee su tarjeta y luego camina rápidamente detrás de ellos y obtiene acceso. Esto es mucho más difícil de hacer en edificios de gran altura con suficientes guardias de seguridad, pero incluso allí persisten los problemas fuera de horario. Como verá en el video a continuación, Dropbox ha usado Density junto con su sistema de control de acceso para marcar por seguridad cada vez que hay un seguidor. En el video, muestran una situación de la vida real (rostros borrosos) en la que un seguidor se hace pasar por un empleado más mirando su teléfono inteligente que luego entró y robó varias computadoras portátiles. Este problema es aún más pronunciado en los campus donde los edificios tienen más puntos de entrada y salida. Dropbox tenía más de 100 eventos de seguimiento por semana y, aunque es probable que la mayoría de estos no sean nefastos, hacer que los empleados se den cuenta del problema es la primera línea de defensa.
El espacio perdido / las salas de reuniones de gran tamaño
Quizás el grupo que más valora la capacidad de saber cómo las personas usan los espacios son los grupos de gestión de instalaciones responsables de la planificación del espacio. A medida que las empresas se expanden, naturalmente encontrará salas de reuniones construidas para 12, pero utilizadas principalmente para 2 a 4 personas a la vez que se construirían de manera más efectiva en 2 salas de reuniones. Vemos empresas que realizan grandes adquisiciones y tienen que descubrir cómo consolidar empresas y personal. Durante una prueba piloto con un cliente, una empresa Fortune 1000 com
una empresa descubrió que una sala de conferencias para 8 personas era utilizada por 3 personas o menos durante el 78% de todas las horas de trabajo; fue utilizado por 8 personas (su capacidad prevista) solo el 3% del tiempo. Al ampliar el estudio y ajustar el tamaño adecuado de su combinación de salas de conferencias, es probable que esta empresa resuelva el problema de su sala de reuniones y ahorre decenas de millones de dólares en costos de expansión de bienes raíces que se evitarán.
El riesgo del seguro
¿Alguna vez has notado cuando entras en un bar, sala de conciertos, estadio o lugar similar y hay una persona con un mostrador que hace clic cuando entras? Es casi seguro que lo que están haciendo es monitorear manualmente el tamaño de la multitud para fines de seguro (y en última instancia por seguridad).
Ahora tenemos lugares que usan Densidad para controlar el tamaño de la multitud y garantizar que no violen sus pólizas de seguro. Un bar con el que trabajamos recibía múltiples multas de $ 1,000 del Departamento de Bomberos cada mes por exceder su capacidad, esto a pesar de tener personal disponible para contar manualmente. Después de instalar Density, el jefe de bomberos miró el conteo en el iPhone del gerente del bar y dijo: "eso es realmente genial". Luego los dejó solos porque podían probar que cumplían con el código.
Casos de uso involuntario
¡Por ahora, hemos visto mucho! Desde personas que desean que Density rastree que los pacientes de Alzheimer no se están moviendo fuera de un espacio previamente acordado hasta compañías de economía de concierto que desean poder rastrear anónimamente si sus trabajadores o sus clientes están iniciando contacto físico no deseado. La gente a menudo me pregunta, "¿por qué no solo usan cámaras?" Por supuesto, hay algunos buenos usos para las cámaras en campos como la vigilancia, pero en el mundo moderno hay muchos lugares donde queremos rastrear el flujo de personas (uso del baño, ¡solo un ejemplo!) Pero no queremos grabar personas. Además, la capacidad de interpretar los datos y manejar los volúmenes de información es mucho más rentable cuando se trata de "polígonos" (formas de un láser) que con un video completo.
