Basado en IA Procesamiento de documentos está transformando la forma en que las empresas manejan el papeleo. Está revisando los sistemas tradicionales de entrada de datos, aprobación y gestión de documentos.

Según un Estudio de Smartsheet, los trabajadores dedican más de una cuarta parte de su semana a tareas mundanas como la gestión de datos. La mayoría de nosotros podemos identificarnos con la frustración de examinar documentos complejos, extraer datos manualmente o luchar con sistemas de gestión de documentos torpes.

Los avances de la IA en áreas como los vehículos autónomos y las predicciones de la estructura de las proteínas muestran que es lo suficientemente sofisticada como para manejar tareas complejas como el procesamiento de documentos en el mundo empresarial.

Entonces, ¿de qué se trata este procesamiento de documentos basado en IA? ¿Y cómo puede resolver exactamente nuestros problemas de gestión de documentos? Vamos a sumergirnos.

¿Qué es el procesamiento de documentos basado en IA?

La IA en el procesamiento de documentos se refiere al uso de tecnologías de aprendizaje automático (ML), procesamiento del lenguaje natural (NLP) y reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para automatizar la extracción, categorización y validación de datos de los documentos.

Las herramientas de procesamiento de documentos de IA pueden identificar y comprender el contexto y el significado del contenido en varios formatos, como PDF, correos electrónicos e imágenes escaneadas. Minimiza la intervención manual, reduce los errores y acelera el tiempo de procesamiento.

Y a diferencia de los humanos, estas herramientas pueden procesar grandes volúmenes de documentos en una fracción del tiempo sin riesgo de errores. Esto permite a los empleados centrarse más en tareas estratégicas, mejorando la productividad y la eficiencia.

¿Cómo funciona el procesamiento de documentos basado en IA?

En una encuesta de 2018, se reveló que los equipos de tesorería de las marcas estadounidenses y europeas gastan casi 4,812 horas cada año en hojas de cálculo para gestionar el efectivo, los pagos y las tareas contables. Gran parte de este tiempo puede dedicarse a la entrada manual de datos, la verificación y la corrección de errores.

Y no se trata sólo de los equipos del tesoro. Los equipos de recursos humanos tienen que digitalizar los registros de los empleados, mientras que los equipos de compras pasan horas procesando órdenes de compra. El procesamiento de documentos no es un problema del departamento. Es un cuello de botella que afecta a todo el negocio.

Con procesamiento inteligente de documentos, puedes reducir esas tediosas tareas manuales. Libera a tu equipo para que se centre en lo que realmente importa.

Exploremos cómo funciona.

El procesamiento de documentos con IA suele implicar cinco pasos: captura de documentos, preprocesamiento, extracción, validación y posprocesamiento.

Captura de documento

Se trata de la recopilación de documentos de diversas fuentes. Podría ser desde bandejas de entrada de correo electrónico, almacenamiento en la nube como Google Drive, aplicaciones de terceros o incluso documentos físicos escaneados.

Una herramienta sólida de procesamiento de documentos con IA debe admitir llamadas API, integración de Zapier, múltiples formatos (como PDF, JPEG, PNG, TIFF) e incluso documentos de varias páginas. Esto garantiza que se recopilen todos los datos necesarios independientemente de la fuente o el formato.

Preprocesamiento

Una vez capturados los documentos, se someten a un procesamiento previo para prepararlos para la extracción de datos. Esto implica limpiar datos ruidosos, eliminar información irrelevante y convertir los documentos a un formato adecuado para la extracción.

Por ejemplo, si carga facturas de forma masiva, la herramienta de inteligencia artificial le permitirá predeterminar los campos que desea extraer, como el nombre del proveedor, la fecha de la factura y el monto total. Esto ayuda a garantizar que los datos se extraigan y organicen según sus necesidades.

En la fase de extracción, la herramienta de procesamiento de documentos de IA identifica y extrae los datos requeridos de los documentos. La herramienta se vuelve más inteligente y rápida con cada uso a medida que aprende de los datos que extrae y de las intervenciones manuales.

Esto facilita que las herramientas manejen documentos estructurados y no estructurados. Para documentos estructurados como formularios, donde los datos toman una forma consistente, se pueden usar condiciones preestablecidas para localizar y extraer información rápidamente.

Para documentos no estructurados como correos electrónicos o contratos, donde la ubicación de los datos puede variar, la herramienta de inteligencia artificial utiliza PNL para comprender el contexto y la semántica del contenido, lo que le permite identificar y extraer los datos necesarios de manera efectiva.

Validación

Luego se verifica la precisión de los datos extraídos. La herramienta de inteligencia artificial verificará los datos extraídos con reglas o patrones preestablecidos para garantizar que sean correctos. Si hay discrepancias o errores potenciales, la herramienta los marcará para su revisión humana.

Además, se pueden configurar aprobaciones en varias etapas y funciones de asignación de tareas. De esta forma, podrá reducir el tiempo dedicado a las comprobaciones y seguimientos manuales y evitar retrasos en la actuación sobre el documento.

Postprocesamiento

Esta etapa implica distribuir los datos validados a los respectivos departamentos o sistemas. Podría ser exportar los datos a su sistema ERP o CRM o actualizar sus bases de datos. También puede implicar la conversión de los datos a un formato que otras aplicaciones o partes interesadas puedan utilizar fácilmente.

Por ejemplo, los datos validados se pueden utilizar para actualizar un sistema de contabilidad, activar pagos o alimentar el ERP o el sistema de informes para un mayor análisis y toma de decisiones.

La automatización de este proceso elimina la necesidad de ingresar datos manualmente, lo que reduce la posibilidad de errores y ahorra tiempo. Por último, este flujo de trabajo facilita la creación de un registro de auditoría, lo que garantiza que su empresa cumpla con las normas y mantenga un registro limpio de todas las actividades de procesamiento de datos.

¿Cómo aborda el procesamiento de documentos con IA los desafíos comunes del flujo de trabajo?

¿Quiere que su equipo de soporte revise manualmente los formularios de reclamo mientras los clientes esperan? ¿O que su equipo de recursos humanos dedique horas a la entrada manual de datos cuando podrían centrarse en la contratación o la retención?

¿Se encuentra a menudo lidiando con multas por pagos atrasados, sesgos en la entrada de datos, persiguiendo constantemente a sus colegas para obtener aprobaciones y perdiendo el tiempo corrigiendo errores? Todos estos son problemas comunes que surgen de un procesamiento de documentos ineficiente.

La buena noticia es que la incorporación de la IA en el procesamiento de documentos está cambiando las reglas del juego. Está ayudando a las empresas a abordar estos problemas de forma eficaz.

Desafío 1: inexactitud de los datos

La entrada manual de datos es propensa a errores humanos, lo que da como resultado que se introduzcan datos incorrectos en los sistemas. Esto puede generar muchos problemas, incluidos conocimientos inexactos, malas decisiones y posibles problemas de incumplimiento.

El procesamiento de documentos impulsado por IA elimina la necesidad de ingresar datos manualmente, lo que reduce la posibilidad de error. La herramienta puede identificar, extraer y validar datos de forma eficaz mediante algoritmos de aprendizaje automático y aprendizaje profundo, lo que garantiza altos niveles de precisión.

Desafío 2: Dificultad para manejar grandes volúmenes de datos

A medida que su negocio crece, también crece la cantidad de datos que debe procesar. Los métodos manuales simplemente no pueden seguir el ritmo del creciente volumen de datos. Esto puede provocar retrasos, incumplimiento de plazos e insatisfacción del cliente.

El procesamiento de documentos impulsado por IA puede manejar fácilmente grandes volúmenes de datos, lo que garantiza un procesamiento oportuno y preciso. Se adapta a su negocio, lo que le permite mantener altos niveles de eficiencia incluso cuando aumenta su volumen de datos.

Desafío 3: Fallo de cumplimiento

A veces, debido a la supervisión manual, errores o pérdida de documentos, es posible que no se cumplan los protocolos de cumplimiento necesarios o se pasen por alto los plazos. Esto puede dar lugar a sanciones graves e incluso dañar la reputación de su empresa.

El procesamiento de documentos con IA puede mitigar estos riesgos al automatizar el seguimiento de auditoría de todas las actividades de procesamiento de documentos. Garantiza que se sigan todos los protocolos de cumplimiento y que cualquier discrepancia se marque para su revisión. Con notificaciones y recordatorios automatizados, su equipo puede adelantarse a todos los plazos y protocolos y proteger su empresa de posibles fallos de cumplimiento.

Desafío 4: Dificultad para manejar datos no estructurados

Los documentos no estructurados o semiestructurados, como correos electrónicos, contratos u órdenes de compra, no siguen una plantilla estructurada. Esto dificulta la extracción de información específica relevante de estos documentos.

Los algoritmos avanzados de IA pueden comprender e interpretar el contexto y la semántica de los datos no estructurados e identificar y extraer con precisión la información necesaria. Esto reduce drásticamente el tiempo y el esfuerzo necesarios para gestionar datos no estructurados y mejora la eficiencia general de su flujo de trabajo de procesamiento de documentos.

Desafío 5: Incapacidad para trabajar con sistemas existentes

Si los datos extraídos no se pueden integrar fácilmente con sus sistemas existentes, puede generar ineficiencias y frustración. Podría significar trabajo manual adicional para reformatear o volver a ingresar los datos, frustrando el propósito de la automatización.

Las herramientas de procesamiento de documentos de IA están diseñadas para integrarse perfectamente con sus sistemas existentes. Pueden convertir y exportar automáticamente los datos extraídos a formatos que estos sistemas puedan utilizar fácilmente. Esto garantiza un flujo de datos fluido y la interoperabilidad, mejorando la eficiencia y eficacia general de sus operaciones comerciales.

Desafío: dificultad para procesar varios idiomas

Las empresas que tratan con clientes internacionales a menudo tienen que procesar documentos en múltiples idiomas. El procesamiento manual de dichos documentos puede llevar mucho tiempo y ser propenso a errores, especialmente si el equipo no domina los respectivos idiomas.

Las herramientas de inteligencia artificial para el procesamiento de documentos son capaces de comprender y procesar múltiples idiomas. Pueden interpretar y extraer datos con precisión de documentos en diferentes idiomas. Y no tendrá que sobrecargar a sus clientes o socios con la traducción de documentos.

Desafío: visibilidad limitada del procesamiento de documentos

El procesamiento manual a menudo carece de transparencia y ofrece una visibilidad limitada del estado del procesamiento o de los errores. Esto puede provocar una falta de control sobre el proceso, dificultades para seguir el progreso y desafíos para identificar y rectificar problemas con prontitud.

Con el procesamiento de documentos impulsado por IA, obtiene visibilidad en tiempo real de todo el proceso. Esto incluye el estado de cada documento, la precisión de la extracción de datos y cualquier error o problema que surja. Esta transparencia le permite abordar los problemas rápidamente y mantener un control estricto sobre el proceso, lo que garantiza un procesamiento de documentos eficiente y preciso.

¿Cómo puede ayudar el procesamiento de documentos basado en IA de Nanonets?

Ahora, si está buscando una solución que pueda abordar todos estos desafíos de manera efectiva, el procesamiento de documentos basado en inteligencia artificial de Nanonets es la respuesta.

expartio, un proveedor global de servicios de reubicación, descubrió esto cuando comenzó a utilizar nuestra plataforma de procesamiento de documentos de IA para procesamiento de pasaportes.

Antes de las Nanonets, la entrada manual de datos de pasaportes era un proceso tedioso para el equipo de Expartio, plagado de errores. Con Nanonetas, vieron cómo su precisión se disparaba a más del 95%, ahorrando tiempo y reduciendo el error humano. Además de ahorrar tiempo, también fue un paso sustancial hacia el manejo de datos libre de sesgos.

Expartio pudo verificar fácilmente información crucial, como las fechas de vencimiento y emisión del pasaporte, las fechas de nacimiento y el número MRZ del documento. Esto les ayudó a reducir significativamente el riesgo de fraude.

Además, el uso de la plataforma Nanonets aumentó la satisfacción de los empleados. Con un trabajo menos repetitivo, el equipo de Expartio podría centrarse más en el servicio al cliente, lo que generaría una experiencia laboral más satisfactoria.

La mejor parte es que la plataforma aprende, se reentrena y se integra sin esfuerzo con otras herramientas y software continuamente. También funciona con varios idiomas, no requiere un equipo interno de desarrolladores y casi no requiere posprocesamiento.

Y no se trata sólo de Expartio. Numerosos negocios En varios sectores se han beneficiado de la implementación del procesamiento de documentos basado en IA de Nanonets. Esto incluye empresas de atención médica, finanzas, bienes raíces y más. Han visto mejoras significativas en eficiencia, precisión, ahorro de costos y satisfacción de los empleados.

¿Se pregunta cómo puede ayudar a su negocio? Así es cómo:

Extracción de datos sin esfuerzo: Las nanoredes pueden extraer información de varios tipos de archivos, incluidos PDF, imágenes y hojas de cálculo. Dígale adiós a la tediosa entrada manual de datos y dé la bienvenida a un procesamiento más rápido y preciso.

Integración fluida del software: Las nanoredes pueden funcionar con su software actual como Xero, Sage o Google Sheets. Esto significa menos silos de datos y una operación más optimizada.

Escalabilidad: A medida que aumenta la carga de procesamiento de documentos, las Nanonets pueden mantenerse al día, sin necesidad de recursos adicionales, solo un sistema que crece con usted.

Procesamiento inteligente: Con la IA, las nanoredes pueden abordar incluso los documentos más complejos, ya sea en diferentes diseños, idiomas o monedas. Se adapta a las necesidades cambiantes de su negocio para que pueda manejar fácilmente más proyectos internacionales y flujos de trabajo complejos.

Procesamiento 24 horas al día, 7 días a la semana: A diferencia del procesamiento manual, con Nanonets, el procesamiento de documentos no se detendrá después del horario laboral. La IA garantiza que sus documentos se procesen rápidamente y mantenga su negocio funcionando sin problemas.

Cumplimiento simplificado: Nanonets crea pistas de auditoría automáticas y garantiza que sus documentos estén alineados con los estándares regulatorios. Esto no sólo promueve la transparencia sino que también simplifica el cumplimiento.

Reducción de costos: Las nanoredes lo ayudan a reducir los costos operativos al automatizar las tareas manuales. Un procesamiento más rápido significa menos gastos generales, lo que conduce a un resultado final más saludable.

Servicio al cliente mejorado: Con Nanonets, puede procesar documentos de forma más rápida y precisa, mejorando la capacidad de respuesta de sus clientes. Esta mejora en el servicio al cliente puede mejorar la reputación de su empresa y la lealtad de sus clientes.

Seguridad robusta: Las nanoredes garantizan la seguridad de sus datos confidenciales. Utiliza cifrado avanzado y métodos seguros de almacenamiento y transmisión de datos para proteger sus datos.

Mejora continua: La IA aprende de sus datos y mejora con el tiempo. Esto significa que su rendimiento mejora con cada interacción, lo que le ayuda a mejorar continuamente el procesamiento de sus documentos.

Flujos de trabajo personalizables: Nanonets le permite personalizar sus flujos de trabajo de procesamiento de documentos para satisfacer sus necesidades. Esta flexibilidad le facilita la gestión de sus flujos de trabajo y mejora la eficiencia y eficacia.

Reflexiones finales

La inteligencia artificial ya está creando un impacto significativo en el mundo empresarial. Según 2022 Informe McKinsey, el uso de capacidades de IA ha aumentado de un promedio de 1.9 en 2018 a 3.8 en 2022. Esto no es solo una moda pasajera, es una necesidad empresarial para mantenerse a la vanguardia.

Cuando se trata de procesamiento de documentos, la decisión de adoptar la IA debe basarse en sus requisitos comerciales únicos. Saber lo que necesita le ayudará a elegir la herramienta de procesamiento de documentos adecuada.

Las herramientas impulsadas por IA, como las Nanonets, aumentan la productividad y la transparencia en sus flujos de trabajo, haciéndolos más precisos y eficientes. ¿El resultado? Ahorro de costos, mejor servicio al cliente y una ventaja competitiva superior.

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• Fuente: https://nanonets.com/blog/ai-document-processing/