El procesamiento de facturas con IA ya no es un sueño de ciencia ficción, sino una realidad presente que remodela la forma en que las empresas administran sus cuentas por pagar (AP). La rápida evolución de la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático (ML) está empujando los límites de lo que es posible en automatización empresarial.

Desde la automatización de la extracción de datos hasta la identificación de discrepancias en las facturas, el procesamiento de facturas basado en IA hace que las operaciones sean más fluidas, rápidas y confiables. Termina con un proceso simplificado y mayor precisión y eficiencia. Entonces, ¿qué es exactamente el procesamiento de facturas basado en IA y cómo funciona?

¿Qué es el procesamiento de facturas basado en IA?

El equipo de AP flujo de trabajo de procesamiento de facturas por lo general, implica la captura y el ingreso manual de datos, el seguimiento de las aprobaciones y el proceso de pago. Este enfoque tradicional puede llevar mucho tiempo, ser propenso a errores e ineficiente. Imagine procesar manualmente cientos o incluso miles de facturas cada mes.

Participar Procesamiento de facturas con IA. Aprovechando la capacidad de aprendizaje y adaptación de la IA, este enfoque automatiza todo el ciclo de procesamiento de facturas. Al combinar el aprendizaje automático y el reconocimiento óptico de caracteres, el procesamiento de facturas con IA puede extraer con precisión datos de varios formatos de factura, autocompletar o validar la información y enviarla a las aplicaciones de su empresa, lo que reduce la necesidad de intervención manual.

Además, cada vez que alguien interviene manualmente para corregir un error, la IA aprende de ello, mejorando sus capacidades de reconocimiento de datos. Este proceso de aprendizaje permite que la IA maneje varios formatos de factura, minimizando la necesidad de intervención manual.

¿Cómo funciona el procesamiento de facturas basado en IA?

El procesamiento de facturas basado en IA funciona mediante una combinación de tecnologías como el aprendizaje automático (ML), el procesamiento del lenguaje natural (NLP) y el reconocimiento óptico de caracteres (OCR).

Veamos los diferentes pasos en el flujo de trabajo en detalle:

1. Captura de facturas: La IA escanea las facturas físicas o digitales. Todo lo que tiene que hacer es cargar la factura y la IA se pone a trabajar. La tecnología OCR convierte diferentes formatos de factura en datos que la IA puede procesar.

2. Extracción de datos: Una vez que se captura la factura, la IA utiliza ML y NLP para extraer información relevante, como el número de factura, los detalles del proveedor, la fecha, el monto total, los detalles de la línea de pedido, etc.

3. Validación de datos: Después de la extracción, la IA valida los datos al compararlos con los detalles de la orden de compra en el sistema. Este paso asegura que no haya discrepancias entre la factura y los detalles del pedido.

4. Intervención manual y corrección de errores: Si la IA detecta alguna discrepancia que no puede resolver, marca la factura para revisión manual. Como se mencionó anteriormente, cualquier modificación manual ayuda a la IA a aprender y mejorar su precisión en el futuro.

5. Ruta para aprobación: Después de la validación de datos y la corrección de errores, la IA envía la factura a la persona o equipo correspondiente para su aprobación. Este paso ayuda a mantener el control y la transparencia en el proceso.

6. Procesamiento de pagos: Una vez aprobado, la IA lo reenvía para los pagos según los términos de la factura y las reglas comerciales, lo que ayuda a evitar cargos por mora y mantiene buenas relaciones con los proveedores.

¿Cómo resuelve la incorporación de IA los desafíos comunes en el procesamiento de facturas?

Seamos realistas, el procesamiento de facturas puede ser un dolor de cabeza. Es una práctica comercial tradicional, pero no está exenta de desafíos. Ya sea que se trate de una pequeña empresa o de una gran corporación, las ineficiencias pueden aparecer sigilosamente y provocar frustración y pérdidas financieras.

Los problemas como pedidos de proveedores retrasados ​​debido a pagos atrasados, denegación de crédito por inconsistencias pasadas y horas desperdiciadas corrigiendo errores y persiguiendo aprobaciones son muy comunes. Estos desafíos pueden agotar sus recursos y afectar fuertemente sus márgenes de ganancias.

Afortunadamente, la reciente incorporación de IA en el procesamiento de facturas ha ayudado a las empresas a mitigar muchos de estos problemas.

Problema 1: entrada manual de datos que requiere mucho tiempo

La extracción manual de datos de facturas no solo requiere mucha mano de obra, sino también mucho tiempo. Mientras que las facturas en papel requerirían la entrada manual de datos, las facturas digitales, aunque son un paso adelante, aún requieren que alguien examine los datos y copie o extraiga la información necesaria. Y en caso de que su ERP no esté integrado con su sistema de facturación, su personal tendrá que ingresar manualmente los datos en dos sistemas, duplicando el trabajo y aumentando la posibilidad de errores.

Con la tecnología OCR y la IA, este proceso ahora está automatizado. Las facturas se pueden escanear y los datos relevantes se capturan y completan en el sistema. Esto reduce significativamente el tiempo dedicado a la entrada de datos y permite que su equipo de cuentas por pagar se concentre en tareas más estratégicas.

Problema 2: Alta tasa de error en la entrada manual de datos

La entrada manual de datos es propensa a errores humanos. Incluso la persona más meticulosa puede cometer errores al manejar grandes volúmenes de datos. Estos errores pueden generar discrepancias en los pagos, lo que puede causar problemas importantes en el futuro, desde discrepancias financieras hasta relaciones tensas con los proveedores.

El procesamiento de facturas basado en IA reduce drásticamente estos errores. La automatización del proceso de extracción de datos mediante ML y OCR elimina el error humano en la entrada de datos. Cualquier discrepancia se marca rápidamente para su revisión, lo que evita que los errores menores se conviertan en problemas mayores.

Problema 3: Retraso en la aprobación de facturas

Los retrasos pueden ocurrir por varias razones: el aprobador puede estar ocupado, la factura puede perderse en una pila de papeleo, la factura se envió a la persona equivocada o puede haber discrepancias en la factura que deben resolverse. Su motivo puede estar justificado, pero el resultado es el mismo: relaciones tensas con sus proveedores, retrasos en los pedidos de los proveedores y posibles cargos por pagos atrasados.

El procesamiento de facturas basado en IA agiliza el proceso de aprobación. Cada nivel de aprobación se asigna en el sistema, lo que garantiza que la factura llegue a la persona adecuada en el momento adecuado. Las facturas no aprobadas se pueden rastrear fácilmente o escalar si es necesario. La IA también puede marcar las discrepancias para su revisión antes de enrutar la factura para su aprobación. Y dado que el procesamiento de pagos está integrado en el sistema de inteligencia artificial, el pago se procesa de inmediato una vez que se aprueba.

Problema 4: Falta de transparencia y control

Las facturas en papel pueden perderse fácilmente; incluso los digitales pueden extraviarse en el mar de archivos. La falta de un depósito central para todas las facturas dificulta el mantenimiento de un registro de auditoría. Además, sería difícil implementar de manera efectiva la coincidencia de 2 vías (o incluso la coincidencia de 3 vías si es necesario). Esta falta de transparencia y control puede conducir a problemas de fraude y cumplimiento.

La IA en el procesamiento de facturas crea un sistema centralizado, lo que facilita el seguimiento de las facturas en cualquier etapa. La implementación de coincidencias de 2 o 3 vías se vuelve mucho más fácil y efectiva con un registro digital para cada factura. La detección de fraudes y discrepancias se simplifica significativamente con la IA, ya que puede identificar rápidamente patrones e irregularidades en los datos. También garantiza que todas las facturas se almacenen de forma segura con información sobre quién revisó y aprobó cada una, lo que aumenta la responsabilidad y el control sobre el proceso.

Problema 5: Dificultad en el manejo de facturas complejas

Las facturas vienen en varios formatos, desde imágenes escaneadas hasta archivos PDF, y no todos los sistemas pueden manejar estos formatos de manera eficiente. Esto podría provocar retrasos en el procesamiento o incluso la pérdida de facturas, lo que provocaría más frustraciones y posibles pérdidas financieras.

AI puede extraer datos relevantes de imágenes escaneadas, PDF y otros formatos digitales utilizando tecnología OCR y procesamiento inteligente. La IA también puede aprender y adaptarse a diferentes diseños de facturas, idiomas, regulaciones comerciales y monedas. Estas capacidades son útiles cuando se trata de proveedores internacionales o pedidos de compra complejos.

Problema 6: problemas de escalabilidad con negocios en crecimiento

A medida que crece su negocio, también lo hacen sus transacciones y facturas. El procesamiento manual de facturas puede volverse cada vez más inmanejable con este crecimiento. Tendrá que dedicar más tiempo, contratar más personal o lidiar con más errores e ineficiencias a medida que su negocio se amplía. Esto puede ejercer una presión significativa sobre sus recursos y obstaculizar sus planes de crecimiento.

Los sistemas de IA se pueden configurar para satisfacer sus crecientes necesidades sin necesidad de recursos humanos adicionales. Puede incorporar fácilmente a más proveedores, procesar mayores volúmenes de facturas y manejar transacciones complejas. La IA también puede aprender y adaptarse a sus necesidades comerciales cambiantes, automatizando más tareas según sea necesario. Ya sea que se trate de facturas de una sola línea o de varias líneas o que desee expandir su base de proveedores, la IA puede escalar hacia arriba o hacia abajo según sea necesario.

Problema 7: Dificultad para rastrear y administrar el flujo de efectivo

El procesamiento ineficaz de facturas puede generar problemas de flujo de efectivo. Sin una visión clara de los pagos entrantes y salientes, puede ser un desafío administrar sus finanzas de manera efectiva. Los pagos atrasados, los pagos perdidos o incluso los pagos en exceso pueden provocar pérdidas financieras significativas.

El procesamiento de facturas basado en IA le brinda una vista en tiempo real de su estado financiero. El sistema puede predecir el flujo de efectivo en función de las facturas existentes y los datos de pago, lo que le permite planificar sus fondos de manera más efectiva. También garantiza el procesamiento oportuno de pagos, lo que reduce el riesgo de cargos por mora o pagos perdidos. La IA también puede señalar posibles sobrepagos, ayudándole a evitar costos innecesarios.

Problema 8: falta de interoperabilidad

No todos los sistemas pueden comunicarse entre sí de manera efectiva. Es posible que tenga un excelente sistema de facturación, pero si no puede integrarse con su software financiero o sistema ERP existente, puede generar ineficiencias y silos de datos. Esta falta de interoperabilidad puede crear trabajo adicional, ya que los datos deben ingresarse manualmente en múltiples sistemas.

Con AI, puede automatizar procesos completos en diferentes sistemas. La IA puede integrarse con su software existente, lo que permite una transferencia y sincronización de datos sin inconvenientes. Esta interoperabilidad elimina los silos de datos y reduce la carga de trabajo de su personal. Además, la IA está activa las 24 horas, los 7 días de la semana, lo que significa que continúa procesando facturas y sincronizando datos incluso después del horario de oficina, lo que garantiza que sus operaciones funcionen sin problemas durante todo el día.

Es crucial tener en cuenta que no todos los sistemas de procesamiento de facturas con tecnología de inteligencia artificial ofrecen todas estas características. Debe revisar cuidadosamente las capacidades de cada sistema antes de tomar una decisión.

Cómo puede ayudar el procesamiento de facturas basado en IA de Nanonets

Nanonets combina tecnologías OCR e IA a la perfección para automatizar el procesamiento de facturas. Puede entrenar rápidamente el sistema para que reconozca varios formatos, diseños e idiomas de factura, lo que lo hace adecuado para empresas de todos los tamaños y en todas las industrias.

Empresa de mantenimiento de propiedades con sede en Nueva Zelanda, Tapi, ha aprovechado el poder de Nanonets para revolucionar su eficiencia operativa. Al administrar más de 110,000 XNUMX propiedades, Tapi enfrentó el desafío de un sistema de procesamiento manual de facturas lento que obstaculizó su crecimiento.

Usando Nanonets, capturaron sin esfuerzo información crucial de las facturas, que luego se enviaron a Tapi para su verificación y validación. El sistema demostró ser confiable, con una impresionante tasa de precisión de flexibilidad y extracción de datos del 94 %, lo que permitió una integración del sistema rápida y sin inconvenientes.

Los resultados fueron asombrosos. El procesamiento manual, que antes tomaba 6 horas, se redujo a solo 12 segundos. Los costos operativos asociados con la facturación se desplomaron en un 70%, liberando recursos para otras áreas comerciales clave. La rápida entrega de facturas mejoró en gran medida la experiencia del cliente de Tapi, demostrando el poder transformador de La solución de facturación impulsada por IA de Nanonets.

Así es como Nanonets también puede ayudar a su negocio:

Captura de datos automatizada: Capture y extraiga datos de archivos PDF, imágenes, hojas de cálculo y otros formatos digitales con facilidad. Esto elimina la necesidad de ingresar datos manualmente, lo que reduce los errores y acelera el tiempo de procesamiento.

Integración perfecta: Integre fácilmente con sus sistemas de software existentes como Xero, Sage, Google Sheets, Gmail, Zapier y otros. Esto garantiza una transferencia e interoperabilidad de datos sin inconvenientes, lo que reduce los silos de datos y mejora la eficiencia operativa.

Escalabilidad: A medida que crece su negocio, Nanonets puede escalar para satisfacer sus crecientes necesidades de procesamiento de facturas. Esta flexibilidad garantiza que pueda administrar facturas más grandes sin recursos adicionales.

Procesamiento inteligente: Aproveche la IA para comprender y procesar facturas complejas, independientemente del diseño, el idioma o la moneda. El procesamiento inteligente de Nanonets puede adaptarse a las necesidades comerciales cambiantes, lo que le permite manejar más proveedores internacionales y flujos de trabajo complicados.

Análisis en tiempo real: Rastree fácilmente el estado de sus facturas, controle su flujo de efectivo y tome decisiones informadas basadas en datos precisos.

Operaciones 24×7: Con Nanonets, el procesamiento de facturas no se detiene después del horario de oficina. La IA funciona las XNUMX horas del día, lo que garantiza que sus facturas se procesen rápidamente y que sus operaciones funcionen sin problemas.

Cumplimiento normativo: Cree automáticamente registros de auditoría y asegúrese de que todas las facturas cumplan con los estándares regulatorios. Esta función no solo ayuda a mantener la transparencia, sino que también facilita el cumplimiento.

Reducción de costo: Reduzca los costos operativos al automatizar las tareas de procesamiento manual. Con un tiempo de procesamiento significativamente más rápido, puede reducir sus gastos generales, lo que lleva a un resultado final más saludable.

Reflexiones finales

El procesamiento de facturas basado en IA está empoderando a las empresas en todo el mundo. Permite a los equipos de AP cambiar de roles reactivos a proactivos, centrándose más en tareas estratégicas que en la entrada de datos mundana. Si bien el costo inicial de implementar IA puede parecer alto, sus ahorros a largo plazo y eficiencias operativas hacen que valga la pena invertir.

A medida que la IA continúa evolucionando, también lo harán sus capacidades en el procesamiento de facturas. El futuro promete una extracción de datos más precisa, una integración perfecta del sistema y una automatización intuitiva.

Recuerde, el éxito de implementar IA en su procesamiento de facturas depende de elegir la solución adecuada que se adapte a sus necesidades y objetivos comerciales. Tómese el tiempo para revisar diferentes opciones, comprender sus ventajas y desventajas y tomar una decisión informada. 

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• Fuente: https://nanonets.com/blog/ai-invoice-processing/