El problema del procesamiento manual de pedidos de venta.

El procesamiento de pedidos de venta El flujo de trabajo es parte integral del orden de cobranza proceso. En la mayoría de las empresas B2B medianas y grandes, los representantes de ventas internos todavía ingresan/crean manualmente los pedidos de ventas. Este es el caso incluso de grandes organizaciones que utilizan SAP como su sistema de registro (ERP) y procesar grandes volúmenes de pedidos.

Los representantes de ventas de estas organizaciones reciben órdenes de compra con datos no estructurados enviados por los compradores por correo electrónico, fax o teléfono. Luego analizan estos datos para crear solicitudes de pedidos de ventas o pedidos de ventas en SAP para cada uno manualmente. Este método manual de procesamiento de pedidos de ventas es extremadamente ineficiente, propenso a errores y requiere mucho tiempo.

En este artículo exploraremos un flujo de trabajo ideal para Automatización de pedidos de ventas de SAP, analice algunos desafíos clave y proponga una solución alternativa para automatizar pedidos de ventas en SAP utilizando Nanonets.

Puntos clave

¿Busca automatizar sus flujos de trabajo de procesamiento manual de pedidos de ventas en SAP? Descubra cómo las nanoredes pueden ayudar a sus equipos de ventas a evitar la entrada manual de datos y centrarse en ofrecer valor a los clientes.

Automatización del procesamiento de pedidos de ventas en SAP

SAP ofrece una solución que combina RPA (robot 5LT) y extracción de datos basada en ML (ID de aplicación F4920) para automatizar el flujo de trabajo de creación de órdenes de venta de principio a fin:

1. Automatice la importación de órdenes de compra a SAP con el robot 5LT

• Los detalles de los pedidos entrantes y/o las órdenes de compra se comparten principalmente por correo electrónico. El robot 5LT escanea continuamente las líneas de asunto de los correos electrónicos no leídos en busca de palabras clave específicas o relevantes que indiquen un pedido entrante.
• Luego, el bot descarga el archivo de pedido o orden de compra adjunto del correo electrónico en particular y lo carga en SAP S/4HANA Cloud.

2. Analizar las órdenes de compra con el Crear órdenes de venta: aplicación de extracción automática (F4920) y crear una solicitud de pedido de ventas

• Para cada nueva orden de compra, Crear órdenes de venta – Extracción automática La aplicación en SAP S/4HANA Cloud luego crea una nueva Solicitud de pedido de ventas, activa la extracción de datos y adjunta la orden de compra (PDF o imagen) en el SOR (Solicitud de pedido de ventas).
  • El sistema marca detalles faltantes que impiden la creación automática de SOR, que luego se puede agregar o validar manualmente.
  • El robot 5LT ingresa los detalles relacionados con los SOR creados en un archivo de Excel y lo guarda localmente.

3. Automatizar la creación de órdenes de venta a partir de SOR validados con el bot 5LT

• El robot 5LT recupera los números de solicitud de pedido de ventas y realiza validaciones de datos para verificar que los datos estén completos. Si es necesario, realiza una coincidencia de datos maestros para actualizar el SOR.
• Luego, el bot utiliza el archivo Excel creado en el paso anterior para convertir todos los SOR validados en nuevos pedidos de ventas en SAP S/4HANA Cloud.
• Finalmente, el bot envía un correo electrónico a todas las partes interesadas con un informe de estado y archivos adjuntos relacionados.

Desafíos en la solución nativa de automatización de pedidos de ventas de SAP

Si bien la solución mencionada anteriormente funciona, tiene una buena cantidad de desafíos. Después de hablar con un grupo de empresas que utilizan el ecosistema SAP y obtener información de Usuarios avanzados de SAP en Reddit, estas son algunas de las preocupaciones que enfrentan los usuarios al configurar los flujos de trabajo de automatización de pedidos de ventas de SAP, como se mostró anteriormente.

Importación incompleta de datos de pedidos desde correos electrónicos

Los datos de los pedidos enviados como correos electrónicos o órdenes de compra a menudo no están estructurados e incluso son complejos en algunos casos. Y es posible que el robot RPA no siempre capture estos detalles con precisión.

• Además de las órdenes de compra adjuntas, los detalles vitales del pedido a menudo se comparten en el cuerpo del correo electrónico o incluso en la línea de asunto del correo electrónico.

Datos de clientes inconsistentes que no coinciden con los datos del vendedor

Lograr que los clientes compartan información coherente y precisa en órdenes de compra o correos electrónicos es un desafío. Y esto a menudo obstaculiza el proceso de extracción de datos y el flujo de trabajo de creación de órdenes de venta.

• Hacer coincidir los ID de los clientes con los ID de material/artículo apropiados es un desafío frecuente; por ejemplo, los clientes le enviarán un pedido para el artículo XYZ pero en su sistema el artículo se registra como artículo ABC.
• Lo mismo ocurre con los detalles de precios, fechas de entrega y otros detalles vitales del pedido que no coinciden en los ERP del vendedor y del comprador.
• Ni la extracción automatizada de datos ni el bot de SAP pueden ayudar al 100% en este escenario y la intervención manual es inevitable.

Precios y falta de experiencia

La red de precios de esta tecnología de SAP puede resultar prohibitiva para algunas empresas y bastante complicada de configurar y mantener.

• El costo es un factor enorme aquí y los detalles de los precios suelen ser opacos, complejos o simplemente no accesibles a menos que hable con un consultor o ejecutivo de ventas. Si es más barato contratar a N personas para que lo hagan manualmente que pagar una licencia, la automatización definitivamente estaría fuera de escena.
• Las empresas a menudo carecen de recursos internos para mantener periódicamente la pila tecnológica de SAP. Si bien hay muchos consultores de SAP en el mercado, el costo y la falta de visibilidad y control directos pueden ser motivo de preocupación.

Automatización de pedidos de ventas de SAP utilizando Nanonets

Si bien la pila tecnológica de SAP para automatizar el procesamiento de pedidos de ventas es sólida, ideal y ampliamente utilizada por las empresas del ecosistema SAP, tiene algunos inconvenientes claros que cubrimos en la sección anterior. Ahora veremos cómo un flujo de trabajo que involucra Nanonets puede optimizar los desafíos mencionados anteriormente en el proceso de automatización de pedidos de ventas de SAP.

Nanonetas es una IA de automatización inteligente para todos los procesos comerciales que puede automatizar procesos comerciales complejos y extraer información procesable a partir de datos no estructurados de múltiples fuentes. He aquí un estudio de caso sobre cómo SaltPay utiliza Nanonets para integrarse con SAP para gestionar las facturas de los proveedores.

Las nanoredes pueden adaptarse perfectamente a su configuración SAP existente para automatizar el procesamiento de pedidos de ventas de principio a fin. Más importante precios de nanoredes Es bastante simple y transparente. Y es mucho más fácil configurar y mantener flujos de trabajo en Nanonets.

Así es como se vería un flujo de trabajo ideal de automatización de pedidos de ventas de SAP impulsado por Nanonets:

1. Importe y capture con precisión TODOS los datos de los pedidos de los correos electrónicos de los clientes

Recopile/reenvíe todos los correos electrónicos entrantes a una bandeja de entrada dedicada de Nanonets. Luego, la IA puede extraer todos los datos relevantes de los pedidos de los cuerpos de los correos electrónicos, los asuntos, la información del remitente, los archivos adjuntos o las firmas.

Configurar las importaciones de correo electrónico es bastante sencillo con Nanonets. Simplemente seleccione el modelo de extractor de datos apropiado (extractor de PO) y configure el flujo de trabajo de importación utilizando el generador de flujo de trabajo.

2. Validar y aprobar los datos del pedido extraídos/capturados.

Nanonets AI puede comparar datos de pedidos, como identificación del cliente, códigos de artículo, cantidad, dirección, detalles de entrega, etc., con datos maestros para detectar inconsistencias que deben revisarse.

Las nanoredes pueden obtener datos maestros de SAP a través de conectores API, comparar los datos y marcar inconsistencias para su revisión. Alternativamente, la IA puede realizar una coincidencia aproximada para elegir directamente la mejor coincidencia a partir de los datos maestros. Si los datos maestros residen en una base de datos externa o en una hoja de Excel, este proceso es aún más sencillo con Nanonets.

También puede configurar flujos de trabajo de aprobación basados ​​en reglas según el valor del pedido, los clientes o cualquier otra lógica.

3. Enviar el pedido de ventas a SAP

Los datos validados en el paso anterior pueden luego publicarse o enviarse mediante Nanonets a SAP S/4HANA Cloud a través de API. Las nanonets también pueden adjuntar documentos de respaldo al SO en SAP para que sirvan como referencia.

Las nanoredes pueden crear solicitudes de pedidos de ventas o crear pedidos de ventas directamente.

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• Fuente: https://nanonets.com/blog/sales-order-automation-in-sap/