Imagina correr una carrera de 100 m con las piernas atadas. Así es cuando su proceso de compra y pago está plagado de ineficiencias y desperdicios. Mientras juegas y generas manualmente tu Ordenes de compra para bienes críticos, sus competidores ya habrían adquirido lo que necesitan y se habrían ido.
Demasiadas empresas en todo el mundo siguen utilizando técnicas obsoletas para gestionar sus ciclos y procesos desde la compra hasta el pago. No solo podría provocar interrupciones operativas, sino que también pone en riesgo su crecimiento a largo plazo. La buena noticia es que los procesos P2P han evolucionado significativamente en los últimos años, eliminando complejidades y simplificando el ciclo de adquisición de principio a fin.
Esta publicación cubre todo lo que necesita saber para obtener una comprensión fundamental de la gestión de procesos de compras a pagos.
“Si no puedes medirlo, no puedes mejorarlo” - Peter Drucker.
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¿Qué es Procure to Pay?
Cada organización necesita algunas materias primas y servicios esenciales para operar su negocio de manera efectiva. El proceso de adquisición para pagar cubre todos los pasos involucrados en la adquisición exitosa de estos materiales y servicios, desde la identificación de la necesidad hasta el pago del proveedor.
Por lo general, el proceso de adquisición para pagar involucra a cuatro partes interesadas clave: el departamento que presentó la solicitud, el departamento de adquisiciones, los proveedores y el departamento de cuentas por pagar (o una agencia externa en caso de outsourcing de cuentas por pagar).
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El ciclo de la compra al pago
Ahora que tiene una descripción general del proceso de adquisición al pago, analicemos más y exploremos cada paso del ciclo de la adquisición al pago.
1. Identificar la necesidad
Los departamentos que necesiten materias primas o servicios se comunicarán con el departamento de compras con su solicitud de compra. Esta solicitud contendrá especificaciones como cantidad, calidad y cronograma, entre otras.
2. Generar solicitudes
Una vez resueltos los detalles, el siguiente paso es capturar todos los detalles del pedido en su software de procesamiento desde la compra hasta el pago y generar un formulario de solicitud de compra. Luego será enviado al departamento de adquisiciones.
3. Evaluar la solicitud
El departamento de adquisiciones analizará el formulario y buscará inexactitudes, información incompleta, límites presupuestarios y restricciones logísticas. Luego tomarán una llamada para aprobar o rechazar la solicitud.
4. Emitir la orden de compra
Una vez aprobada la requisición, la adquisición o Departamento de compras seleccionará un proveedor apropiado y creará una orden de compra en su software de procesamiento P2P. Luego, este pedido se comparte con todas las partes interesadas relevantes para su aprobación final y se envía al proveedor/vendedor.
5. Recoger la recepción de la mercancía
Después de que el proveedor entregue el envío, el equipo de adquisiciones verificará su contenido e ingresará la recepción de los bienes en el software de procesamiento P2P. Una vez finalizado el proceso de verificación, decidirán si aprueban o rechazan la recepción de la mercancía.
6. Verifica la factura
Si se aprueba la recepción de la mercancía, el proveedor enviará una factura a su departamento de cuentas por pagar. Este la factura pasa por una concordancia tripartita con la orden de compra y la recepción de la mercancía. Se aprobará si los elementos y los valores correspondientes se mantienen uniformes en todos los ámbitos. De lo contrario, será rechazado y devuelto al proveedor con una nota sobre las inexactitudes.
7. Pagar al proveedor
Finalmente, el equipo de cuentas por pagar liberará el pago al proveedor cuando se apruebe la factura. Los términos del contrato generalmente dictan el modo de pago. Este proceso de 7 pasos debe seguirse cada vez que un nuevo solicitud de compra es colocado por cualquier departamento en una organización.
Beneficios de usar Procure-to-Pay
Tras la automatización de los procedimientos de la compra al pago, las compras y las cuentas por pagar se simplifican y mejoran. Las siguientes son algunas de las áreas principales donde se puede ver el progreso.
Ayuda a ahorrar tiempo
Las soluciones de automatización de adquisiciones y punto a punto (P2P) pueden ayudar al equipo de adquisiciones a ahorrar tiempo y, al mismo tiempo, mejorar el control del presupuesto y la logística de la cadena de suministro.
Mejor conexión en toda la organización
El software de compras conecta a toda la organización, lo que permite autorizar nuevos requisitos más rápido, elegir proveedores adecuados en función de la información disponible y crear órdenes de compra y luego enviarlas a los proveedores, todo rastreable de manera digital y conveniente.
Minimice los gastos de procesamiento de facturas.
La automatización ahorra tiempo y dinero, lo que permite a las empresas dedicar trabajadores a esfuerzos más estratégicos en lugar de operaciones recurrentes que podrían automatizarse.
Obtenga una visibilidad completa.
Una tecnología peer-to-peer (P2P) permite la transparencia en toda la red de suministro, lo que permite a los compradores y proveedores ver el progreso de las facturas de manera conveniente.
Mejorar el manejo de anomalías.
Los valores atípicos pueden obtener el reconocimiento que merecen y abordarse antes porque la mayoría de las facturas se procesan sin problemas.
Mejore su asociación con proveedores
Los proveedores pueden averiguar cuándo se les pagará mediante la plataforma de proveedores, que les proporciona los datos necesarios para tomar decisiones más inteligentes. La liquidación más rápida de desviaciones de facturas y quejas genera confianza y brinda a los compradores más transparencia.
Ventaja durante las negociaciones
Cuando los proveedores confían en sus detalles de pago, pueden estar preparados para ofrecer condiciones que sean más atractivas para los clientes y, al mismo tiempo, garantizar que los proveedores reciban los ingresos que necesitan para expandir su negocio.
Recopilar información para mejorar la toma de decisiones
Los sistemas P2P con sólidas funciones de generación de informes a pedido son ideales. Las empresas pueden tener más control sobre los ingresos y el capital circulante utilizando los datos actuales y pasados disponibles.
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Consejos para una gestión eficiente de la compra al pago
El flujo del proceso desde la compra hasta el pago puede parecer complicado, ya que involucra múltiples partes interesadas, dependencias, regulaciones de cumplimiento y muchos otros. flujos de trabajo de gestión de documentos. Pero hay formas en que puede hacer que sus procesos P2P sean más rentables y optimizados.
Los siguientes consejos lo ayudarán a eliminar o minimizar algunos de los mayores desafíos asociados con su proceso de pago:
1. Crear un marco sistemático
El proceso P2P no es tan simple como comprar una computadora portátil en un sitio web de comercio electrónico. La mejor manera de avanzar es desglosar el flujo del proceso desde la adquisición hasta el pago y estandarizar cada paso del camino. Luego, asegúrese de que todos los involucrados conozcan sus responsabilidades, deberes y cómo y cuándo comunicarse.
2. Mide tu efectividad
Asegúrese de seleccionar y realizar un seguimiento de las métricas clave que miden la eficiencia de sus procesos P2P. Puede observar métricas como el nivel de inventario, el nivel de capital de trabajo, la cantidad de errores e imprecisiones, el tiempo de procesamiento, las horas de trabajo, las interrupciones operativas y los gastos adicionales, entre otras cosas.
3. Esforzarse por construir mejores relaciones con los proveedores
Los tiempos de respuesta lentos para las aprobaciones y los pagos retrasados a menudo dificultan tener una relación fluida con sus proveedores. Conduce a desacuerdos, visibilidad limitada, inexactitudes y retrasos inesperados. En última instancia, ralentizará su ciclo P2P.
4. Implemente una potente solución de la compra al pago
Dado que múltiples partes interesadas están involucradas en el ciclo de compra a pago, a menudo verá que cada una utiliza diferentes herramientas y técnicas para completar sus tareas. Esto dificulta capturar, compilar, analizar y auditar los datos y monitorear el estado de las tareas críticas.
Puede eliminar estos desafíos y hacer que su proceso desde la compra hasta el pago sea fluido con una poderosa solución de procesamiento P2P cargada con integraciones y funciones de automatización. Obtenga más información sobre esto en la siguiente sección.
Software Procure-to-Pay
Seamos honestos, usar hojas de cálculo o métodos basados en papel para administrar el ciclo P2P es una molestia. A menudo conduce a más trabajo manual, tiempos de procesamiento lentos y poca visibilidad. Usar una solución ERP tampoco es la respuesta; simplemente no ofrece suficientes integraciones y opciones de automatización para hacer frente a las complejidades que plantean los flujos de adquisiciones de hoy en día.
En su lugar, obtenga una solución Procure-to-pay dedicada que pueda funcionar como un sistema sin papel. Uno que hace de todo, desde permitir que los departamentos presenten solicitudes de compra y captura de datos para combinación de tres vías para liberar los pagos a los proveedores a tiempo. Los beneficios que ofrecen estas aplicaciones son múltiples.
Beneficios del software Procure to Pay
Las empresas que implementan software de compra a pago disfrutan de beneficios tales como:
1. Visibilidad y transparencia mejoradas
Una solución capaz de proceso de compra a pago permite que cada parte interesada tenga visibilidad en tiempo real de lo que está sucediendo con su pedido. Esto ayudará a cada departamento a planificar sus actividades, tomar mejores decisiones y garantizar que las operaciones comerciales críticas no se vean obstaculizadas.
2. Más fácil de mantener el cumplimiento
Como se puede acceder a todos los datos desde una ubicación central, los registros de auditoría serán más fáciles de seguir y verificar. El equipo de finanzas y los auditores podrán completar su trabajo rápidamente. Más importante aún, a medida que los caminos estén despejados, las posibilidades de recibir multas y sanciones serán mucho menores.
3. Automatiza las cosas aburridas
Nadie quiere perder su tiempo procesando manualmente solicitudes de compra, ingresando datos de facturas o cotejando la orden de compra, la entrada de mercancías y la factura. No solo ralentiza a su equipo, sino que también es costoso y propenso a errores. Las sólidas soluciones P2P vienen con automatización e integraciones que reducen significativamente el tiempo dedicado a cada etapa: captura automática de detalles de facturas, envío automático de documentos para aprobación, generación de informes automáticos, enrutamiento/archivo electrónico y mucho más.
4. Reduce costes y gastos
Para empezar, el software P2P elimina muchas tareas repetitivas y engorrosas que forman parte del proceso de adquisición al pago: desde ingresar manualmente los datos de la factura hasta generar informes sobre el desempeño del proveedor. Esto significa menos errores de procesamiento, mayor productividad y más tiempo para dedicarlo a tareas de alto valor.
En segundo lugar, las sólidas soluciones P2P garantizan que todas las decisiones tomadas por su departamento de adquisiciones sean coherentes con su política de compras y se basen estrictamente en el inventario disponible y los datos operativos. Por lo tanto, minimizando las posibilidades de gasto inconformista.
Desafíos en el proceso Procure-to-Pay
1. Trabajo manual que requiere mucho tiempo
Múltiples partes de un negocio suelen tener sus métodos, lo que dificulta la consolidación de datos. Dos departamentos separados manejan las funciones de cuentas por pagar y adquisiciones, cada uno con su propio conjunto de políticas, métodos y objetivos. Esta falta de consistencia puede resultar en ineficiencias y errores garrafales.
2. Gobernanza y Cumplimiento
Los procesos de adquisición son rígidos debido a la falta de gobernanza y calidad de los datos para permitir la toma de decisiones. La premisa central de la aprobación previa de gastos a veces se considera una burocracia innecesaria, lo que da como resultado gastos no contratados y compras extemporáneas.
3. Opacidad en los compromisos de compra hasta su facturación.
Las organizaciones que utilizan diferentes sistemas frecuentemente se encuentran sin acceso a la información durante todo el proceso P2P, pero incluso si está disponible, puede ser errónea. Como resultado, hay una falta de informes sobre proveedores y gastos, lo que influye en la capacidad de ejecutar la toma de decisiones estratégicas.
4. Costes atribuidos incorrectamente
Las divisiones de compras están a cargo de negociar tarifas y concesiones con los proveedores, mientras que las cuentas por pagar están a cargo de dar seguimiento a estos acuerdos. El incumplimiento de la normativa puede generar gastos considerables e inesperados en un lugar de trabajo basado en papel sin una automatización que cubra ambos procedimientos.
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Soluciones P2P líderes
Ahora, si está pensando en obtener una solución de compra a pago para su organización, aquí hay algunas de las principales que puede considerar:
Conclusión
Dirigir un negocio exitoso es como gestionar paradas en boxes para un equipo de Fórmula 1. Tienes que optimizar constantemente tus procesos para que puedas obtener hasta el último bit de rendimiento. Su ciclo P2P es ciertamente un área que no debe pasar por alto. La adquisición fluida es el camino a seguir. Aquellos que adopten las tecnologías P2P tendrán una ventaja en los gastos incurridos, la experiencia del usuario y evitarán interrupciones comerciales.
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- Fuente: https://nanonets.com/blog/procure-to-pay-process/
