En los últimos años, la entropía ha reinado supremamente, pero las herramientas basadas en la nube han ayudado a los trabajadores de negocios a mantener una sensación de orden. Operaciones, compromiso de los empleados, marketing, éxito del cliente: lo que sea, hay una aplicación SaaS que lo potencia. Y aunque el mundo en general aún puede sentirse fuera de control, la facilidad con la que cualquier persona puede probar, comprar e integrar aplicaciones en la nube (sin la participación de TI) brinda a la fuerza laboral actual un mayor control sobre las herramientas que dictan cómo funcionan.
Pero no todo son rosas cuando se trata de colaboración basada en datos, ya que Estado de SaaS en el trabajo: colaboración en un lugar de trabajo distribuido reporte revela. La encuesta analiza más de cerca la cultura nueva y en evolución de propiedad y adopción de SaaS distribuido, lo que funciona, lo que no funciona y lo que eso significa para las organizaciones que avanzan.
En teoría, el sentimiento general hacia la adopción distribuida es positivo, ya que el 80 % de los profesionales de TI creen que es "bueno" o "excelente" que las personas ajenas a TI tomen sus propias decisiones de compra de SaaS. Después de la implementación es donde la realidad golpea y las cosas se ponen un poco peligrosas, particularmente con la colaboración entre equipos.
La mayoría de los profesionales de TI (62 %) informan que la propiedad de aplicaciones distribuidas ha dificultado la colaboración con diferentes departamentos. Para cada grupo evaluado en el informe (Finanzas/Adquisiciones, Seguridad/Cumplimiento, Recursos humanos, Línea de negocio o LOB), la colaboración con TI ocurre "a menudo" o "continuamente" solo entre el 14 % y el 20 % del tiempo, incluso con grupos. normalmente se supone que trabajan mano a mano.
Para abordar los desafíos apremiantes de SaaS (TI en la sombra, gastos no administrados, negociaciones de contratos de última hora, renovaciones sorpresa, gobernanza inestable) y cosechar los beneficios de la adopción distribuida, las organizaciones deben cerrar estas brechas de colaboración con estrategias de administración de SaaS interfuncionales.
En un estado ideal, cada organización tendría una estrategia de administración de SaaS distribuida que faculta a los propietarios de aplicaciones y a las partes interesadas a administrar el gasto, la seguridad y las adquisiciones al garantizar que tengan fácil acceso a datos precisos y procesables. Aún mejor, tendrían automatizaciones que eliminan el trabajo pesado de la ecuación. Sin embargo, ese ideal está en conflicto con el verdadero estado de SaaS, y hay algunas razones para ello.
4 razones por las que las empresas se esfuerzan por crear estrategias de gestión de SaaS distribuidas y basadas en datos
1. Falta de visibilidad y descubrimiento continuo de aplicaciones
Casi cualquier persona puede adoptar una aplicación en la nube en cuestión de clics, y ahora que las organizaciones están potenciando la autonomía en torno a las opciones de aplicaciones, se ha convertido en algo así como un juego gratuito para todos.
Una de las estadísticas más asombrosas que ha salido de la Estado de SaaS en el trabajo El informe es que el 60% de los líderes de TI no conocen el alcance total de las aplicaciones que se encuentran en sus pilas de SaaS. Eso es un problema. Sin una visibilidad completa de las aplicaciones que tiene, es imposible crear una estrategia de administración de SaaS holística y efectiva. No puede asegurar, catalogar o actuar sobre lo que no puede ver.
Shadow IT es un desafío particularmente apremiante para ganar visibilidad. A menos que las personas informen por sí mismas estas aplicaciones no autorizadas a los líderes de TI, o que existan herramientas de descubrimiento automatizadas que muestren continuamente las aplicaciones a medida que ingresan a su red, estas aplicaciones permanecen en las sombras, inaccesibles para cualquier persona que desconozca su existencia.
Hay un miedo creciente a lo desconocido y el 69% de los ejecutivos dijo ser la sombra de IT es una preocupación de seguridad superior. Sin embargo, solo el 20 % de los encuestados sobre el estado de SaaS en el trabajo afirmó que TI colabora con los equipos de seguridad y/o cumplimiento a menudo o de manera continua para descubrir aplicaciones ocultas. Eso necesita cambiar.
La capacidad de descubrir y mapear aplicaciones de forma continua y, por lo tanto, crear una visibilidad nítida de todas las aplicaciones en su pila de SaaS, autorizadas o no autorizadas, es fundamental para cualquier basada en datos Estrategia de gestión de SaaS. No solo ayudará a los equipos centrados en la seguridad cibernética a proteger los datos de su empresa de amenazas externas, sino que otras partes interesadas podrán identificar mejor los datos que necesitan para sus propias tareas de administración de SaaS.
2. Falta de información procesable derivada de una única fuente de verdad (SSOT)
La visibilidad no se trata solo de descubrir y administrar TI en la sombra, también se trata de crear una imagen completa (datos, "colores" y todo) y canalizarla hacia una única fuente de verdad dinámica (SSOT).
En el pasado, los equipos de compras y TI mantenían sus propias fuentes de información para las aplicaciones que conocían. Ahora, la adopción y propiedad de aplicaciones SaaS distribuidas significa que los datos y la información también se distribuyen. Esto hace que sea difícil, si no imposible, que las partes interesadas de TI y de funciones cruzadas encuentren y actúen sobre los datos de la aplicación que necesitan.
Por ejemplo, puede ser que haya datos de SaaS procesables, pero las personas que los necesitan no saben quién tiene la propiedad o el acceso a ellos, y es posible que ni siquiera sepan a quién preguntar para obtener esas respuestas. O, por otro lado, el propietario de una aplicación puede tener datos que otros querrían, simplemente no saben con quién compartirlos o cómo distribuirlos. Así que los datos se sientan en su silo, esperando que alguien arroje luz sobre ello.
La obtención de datos procesables no debería requerir una investigación a gran escala. Un SSOT integrado con sus aplicaciones centraliza todos los datos de administración de SaaS para que todas las partes interesadas puedan ver fácilmente qué aplicaciones tiene una empresa, quién las posee, quién tiene acceso a ellas, con qué frecuencia se usan y por quién, cuánto costo, ya sea que tengan una licencia excesiva o insuficiente, y mucho más. Con datos completos y confiables disponibles para todos en un SSOT, los equipos multifuncionales pueden trabajar en conjunto para tomar las mejores decisiones sobre cómo optimizar su retorno de las inversiones en SaaS.
3. Falta de propiedad real
La verdadera propiedad de la aplicación, desde el principio hasta el final del ciclo de vida, se rompe. Este es otro impedimento más para las estrategias de gestión de SaaS distribuidas efectivas.
Las personas y los departamentos que adoptan sus propias aplicaciones comienzan el ciclo de vida, pero a menudo no llegan a poseer, administrar y optimizar las aplicaciones por completo. Francamente, es posible que ni siquiera sepan cómo hacerlo. Por ejemplo, un gerente de marketing que posee una aplicación de programación de redes sociales no necesariamente mirará los términos del contrato, los datos de uso de la aplicación o los gastos de la misma manera que lo harían los equipos de TI y adquisiciones/finanzas.
Cuando se les preguntó cómo las decisiones de adopción de SaaS distribuidas afectaron el rol de TI, el 50 % de los encuestados en State of SaaS at Work dijo que hacía que el gasto en aplicaciones y las renovaciones de contratos fueran más difíciles de administrar.
Es fundamental que los equipos de TI y de compras traten la gestión de aplicaciones como un deporte de equipo. Todos los que tienen una participación en SaaS deben conocer el plan de juego, es decir, los objetivos comerciales y las jugadas para ejecutar hacia esos objetivos.
Un SSOT dará visibilidad a las aplicaciones activas mapeadas y sus datos, pero la acción exige colaboración y coordinación entre los jugadores multifuncionales.
Por ejemplo, supongamos que TI administra las licencias de Zoom y los datos de uso revelan que varios usuarios no necesitan las capacidades de alojamiento adicionales que vienen con una licencia Pro. ¿TI comparte proactivamente esos datos con las líneas de negocios para que ellos, los usuarios de Zoom, puedan opinar sobre si una licencia básica degradada tiene más sentido? ¿La comparten con Finanzas, que está buscando formas de ahorrar dinero, o con Adquisiciones, que podría usar esa información para negociar mejor las renovaciones de contratos?
Dado el estado del trabajo remoto (y las redes remotas), las organizaciones tienen que trabajar aún más para construir una cultura de colaboración para que los expertos en su disciplina puedan lidiar de manera proactiva con los datos de administración de SaaS en expansión y actuar en consecuencia. Los líderes de TI y LOB deben establecer expectativas de intercambio de datos para los propietarios de aplicaciones: qué datos comparten, cuándo los comparten y con quién los comparten. O, mejor aún, automatizar estas acciones.
4. Falta de automatización
La colaboración, en esencia, depende de las interacciones de persona a persona y de equipo a equipo. Todos somos, sin embargo, sólo humanos. Aprovechar la automatización para ayudar con las tareas de administración de SaaS ayuda a eliminar los errores humanos (y las limitaciones).
Con tantas personas y acciones involucradas en la gestión de SaaS en el lugar de trabajo distribuido actual, los procesos manuales simplemente no funcionarán a largo plazo. Las tareas y los datos inevitablemente pasarán desapercibidos o llevará demasiado tiempo realizarlos o actuar en consecuencia.
El futuro está automatizado, como probablemente haya escuchado miles de veces, y es absolutamente cierto para la administración de SaaS. En lugar de intentar rastrear todas las aplicaciones una por una (una hazaña imposible), la automatización pone el descubrimiento de aplicaciones en tiempo real en piloto automático. Extrae datos relacionados con la aplicación en su SSOT sin que nadie tenga que mover un dedo. Permite a las organizaciones crear disparadores de flujo de trabajo y reglas para delegar tareas y administrar todo el ecosistema distribuido, como un equipo coordinado.
Por ejemplo, si TI puede configurar flujos de trabajo automatizados para notificar a los propietarios de compras y aplicaciones cuando se acerca la renovación de un contrato con mucha anticipación, pueden unirse, analizar las tendencias de uso de esa aplicación e involucrar a los usuarios finales en la conversación. para evaluar si la aplicación sigue siendo útil para ellos.
Este es solo un ejemplo de las infinitas posibilidades que ofrece la automatización. Con un conjunto completo de procesos de administración de SaaS automatizados, los equipos pueden pasar de un estado fragmentado y reactivo a un estado proactivo, colaborativo y basado en datos que ahorra tiempo y dinero.
No se preocupe solo por las brechas (de datos y colaboración), cúbralas
La adopción de SaaS distribuido es la nueva realidad. Todos y cada uno pueden ser, y a menudo lo son, propietarios de una aplicación. Para adaptarse a esto, puede significar que las organizaciones necesitan implementar una especie de cadena de mando de gestión de SaaS, o un consejo asesor que reúna a las partes interesadas de SaaS en todos los lados del negocio. Pero sin herramientas para respaldar la administración distribuida de SaaS, las fuentes de datos fracturadas y, por lo tanto, incompletas y poco confiables persistirán y el estado de la colaboración interfuncional seguirá siendo deficiente. Al igual que el retorno de las inversiones en SaaS de las empresas.
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- Fuente: https://www.dataversity.net/saas-at-work-data-driven-collaboration-in-distributed-workplaces/
