La liquidación de facturas no se trata simplemente de liquidar una factura. Es un proceso que garantiza que cada pago, ajuste o cancelación vinculado a una factura se contabilice y liquide. No hay registros desordenados, sólo transacciones ordenadas.

Allana el camino para lograr registros financieros impecables, un mejor flujo de caja y operaciones comerciales fluidas. ¿Qué empresario no querría eso?

La clave es garantizar que el proceso de liquidación de facturas se realice de forma correcta y eficiente. Este artículo lo guiará a través de los aspectos fundamentales de la liquidación de facturas y le brindará consejos prácticos para ayudarlo a liquidar una factura correctamente.

¿Qué es la liquidación de una factura?

La liquidación de una factura se refiere al proceso donde se concilia el saldo de una factura. Cuando recibe una factura por un producto o servicio, se asegura de que su pago coincida con el monto adeudado. Sus registros financieros deben mostrar esta transacción correctamente, marcando la factura como liquidada.

Esto puede parecer sencillo, pero considere situaciones en las que haya ajustes, como descuentos, devoluciones o errores. En tales casos, el proceso de liquidación de facturas puede resultar más complejo. Podría implicar emitir o recibir notas de crédito o débito, ajustar el monto de la factura o incluso disputar la factura antes de que se liquide.

Veamos un ejemplo. Supongamos que es un minorista de ropa y recibe una factura de un proveedor por 100 pares de jeans. Sin embargo, al comprobar el envío, cinco pares están defectuosos. Usted informa al proveedor y este emite una nota de crédito por los artículos defectuosos. Ahora, la liquidación de la factura implica pagarle al proveedor 95 pares de jeans, no 100, y contabilizar la nota de crédito en sus registros financieros.

El impacto de una liquidación eficiente de facturas

Liquidar sus facturas con precisión ayuda a mantener un flujo de caja saludable, ya que garantiza que sus registros sean precisos y los pagos sean puntuales. Reduce las disputas y las demoras, evitando así cargos por pagos atrasados ​​y otras complicaciones financieras.

A continuación se detallan algunos beneficios de manejar eficientemente la liquidación de facturas:

1. Flujo de caja mejorado: Al conciliar periódicamente sus facturas, puede pronosticar con precisión su flujo de caja, lo que le ayudará a mantener un saldo de caja positivo y evitar préstamos innecesarios.

2. Registros financieros precisos: La liquidación consistente de facturas permite una documentación precisa de todas las transacciones. Esto ayuda a mejorar los análisis e informes financieros, garantizando que todos los pagos, créditos y débitos se registren correctamente.

3. Operaciones comerciales fluidas: Cuando las facturas se liquidan con prontitud y precisión, mejoran las relaciones con proveedores, clientes y terceros. Esto conduce a operaciones comerciales más fluidas y oportunidades potenciales de crecimiento.

4. El cumplimiento se vuelve más fácil: Cuando sus registros financieros son precisos y están actualizados, resulta más fácil cumplir con las normas y regulaciones financieras. Ya sea que se trate de la temporada de impuestos o de una auditoría de rutina, puede compartir sus registros con confianza sabiendo que reflejan el estado real de las finanzas de su empresa.

5. Mejores previsiones: Las liquidaciones de facturas precisas brindan una imagen clara de su estado financiero, lo que permite una mejor planificación y previsión financiera. Esto puede guiar sus decisiones y estrategias comerciales, ayudándolo a invertir sabiamente y hacer crecer su negocio.

Los diferentes tipos de liquidación de facturas

Es fundamental entender que no todas las liquidaciones de facturas son iguales. Pueden aplicarse diferentes tipos de liquidación de facturas según las circunstancias específicas y los términos del acuerdo.

Estos son algunos de los tipos más comunes cuando eres el comprador:

1. Pago total: También conocido como pago compensado, usted paga el monto total de la factura antes de la fecha de vencimiento. Este es el tipo más común de liquidación de facturas, que a menudo se ve en transacciones estándar sin disputas, ajustes ni errores.

2. Pago parcial: En este caso, paga una parte del importe total de la factura. Esto podría deberse a varias razones, como un plan de pago negociado, disputas sobre la calidad o cantidad de bienes o servicios o limitaciones financieras.

3. Nota de crédito recibida: También llamada nota de crédito, es un documento legal emitido por un vendedor a usted indicando que se ha eliminado una determinada cantidad del total de la factura adeudada. Esto puede ocurrir por motivos como devoluciones, reembolsos o descuentos.

4. Nota de débito emitida: Una nota de débito es un documento que le entrega al vendedor indicando que desea reducir el monto que le debe. Esto podría ocurrir por cobros excesivos, productos defectuosos o entregas cortas.

5. Pago a través de terceros: A veces, los pagos se realizan a través de un mediador o un tercero. Esto podría incluir transacciones realizadas con tarjeta de crédito, a través de un proveedor de servicios financieros como PayPal o a través de una compañía de seguros de salud para facturas médicas.

6. Pago en disputa: Esto ocurre cuando usted impugna el monto indicado en la factura por diversos motivos, incluidas discrepancias en el precio, cantidad o calidad de los bienes o servicios o errores en la factura misma. El monto en disputa se retiene hasta que se resuelva el problema.

7. Intercambio de bienes: A veces, puedes liquidar una factura proporcionando un bien o servicio a cambio en lugar de realizar un pago monetario. Esto es común en los sistemas de trueque o acuerdos de intercambio.

8. Descuento recibido: Esto sucede cuando el vendedor ofrece un descuento, que podría basarse en varios factores, como pago anticipado, compra al por mayor o una oferta promocional. El descuento reduce el importe total adeudado en la factura. Por tanto, la liquidación de la factura, en este caso, implica pagar el importe descontado y no el total original.

9. Pago a plazos: Se trata de pagar el importe de la factura en varias partes durante un período determinado. Esto podría deberse a un importe elevado de la factura o a un plan de pago acordado mutuamente. La factura se considera liquidada una vez realizadas todas las cuotas con éxito.

10. Cancelación: A veces, si no puede pagar la factura debido a dificultades financieras o si el vendedor decide que no vale la pena el esfuerzo de cobrar, es posible que cancele la factura. Esto significa que consideran la factura como una pérdida en sus registros financieros.

Ahora bien, cuando eres el vendedor, los tipos de liquidación de facturas pueden ser ligeramente diferentes:

1. Pago total recibido: Recibirá el pago completo de la factura que emitió, sin ajustes, disputas ni errores.

2. Pago parcial recibido: A veces, es posible que solo reciba una parte del pago total adeudado. Esto podría deberse a discrepancias en la factura, disputas del comprador o planes de pago.

3. Abonos emitidos: Podrías darle una nota de crédito al comprador, reduciendo el monto adeudado. Esto podría deberse a cargos excesivos, productos devueltos o descuentos aplicados.

4. Notas de débito recibidas: El comprador podría emitirle una nota de débito solicitando una disminución del monto que debe. Esto podría deberse a sobrecargos, productos defectuosos o entregas insuficientes que deba tener en cuenta.

5. Pagos a través de terceros: Cuando los pagos se realizan a través de un tercero, usted recibe el pago de un mediador. Esto podría ocurrir cuando las transacciones se realizan a través de un proveedor de servicios financieros, a través de una compañía de seguros de salud para facturas médicas o mediante pagos con tarjeta de crédito.

6. Pago en disputa: Cuando el comprador impugna el monto de la factura por diversos motivos, como discrepancias en el precio, cantidad o calidad de los bienes o servicios o errores en la factura misma, se trata de un pago impugnado. Como vendedor, debes resolver el problema antes de recibir el monto en disputa.

7. Recepción de mercancías: A veces, puedes liquidar una factura aceptando un bien o servicio a cambio en lugar de recibir un pago monetario. Esto es común en los sistemas de trueque o acuerdos de intercambio.

8. Cancelación como deudas incobrables: A veces, a pesar de sus mejores esfuerzos, un comprador puede no cumplir con sus obligaciones de pago. En tales casos, es posible que no tenga más remedio que cancelar el monto impago como una deuda incobrable. Esto significa que usted sabe que la factura no se pagará y la eliminará de sus cuentas por cobrar. Si bien este es un resultado desafortunado, es necesario mantener registros financieros precisos.

9. Descuentos permitidos: Aquí es cuando ofreces un descuento al comprador, que podría basarse en factores como pago anticipado, compra al por mayor o una oferta promocional. El descuento reduce el importe total adeudado en la factura. Por tanto, la liquidación de la factura, en este caso, implica recibir el importe descontado y no el total original.

10. Pago por adelantado: A veces, un comprador puede pagar bienes o servicios por adelantado, incluso antes de que se entreguen los bienes o se presten los servicios. Este puede ser un escenario común en contratos o acuerdos que requieren pago anticipado. En tales casos, la factura se liquida tan pronto como se recibe el pago, convirtiéndolo en un pago anticipado.

Las empresas utilizan varios métodos para liquidar facturas según su contexto único. Por ejemplo, la retención, típica en la construcción, se basa en retener un porcentaje del costo total del contrato hasta que el trabajo esté completamente terminado a satisfacción del cliente.

Dominar estos métodos es fundamental para una gestión financiera eficiente y operaciones fluidas. Diferentes situaciones pueden requerir diferentes enfoques para la liquidación de facturas, y comprenderlos ofrece flexibilidad y conveniencia.

El tratamiento contable de las liquidaciones de facturas.

Ahora que conoce los diferentes tipos de liquidación de facturas, exploremos cómo se registrarán en sus registros contables.

1. Pago total recibido: Cuando se recibe el pago total de una factura, se registra como un débito en su cuenta de efectivo y un crédito en su cuenta de cuentas por cobrar. Esto se debe a que la cuenta de efectivo aumenta con la recepción del dinero, mientras que la cuenta de cuentas por cobrar disminuye a medida que se liquida la factura.

2. Pago parcial recibido: Un pago parcial se registra como una disminución en la cuenta de cuentas por cobrar y un aumento en la cuenta de efectivo. Es posible que también deba registrar una deuda incobrable o una provisión para cuentas de cobro dudoso por el monto impago.

3. Abonos emitidos: Cuando usted da una nota de crédito, se registra como una disminución en sus cuentas por cobrar y un aumento en su cuenta de devoluciones de ventas y descuentos. Esto refleja la reducción en el monto adeudado por el cliente.

4. Notas de débito recibidas: Cuando recibe una nota de débito, se registra como un aumento en sus cuentas por cobrar y una disminución en su cuenta de devoluciones y descuentos de ventas. Esto refleja el aumento en la cantidad que le debe al cliente.

5. Pagos a través de terceros: Cuando los pagos se realizan a través de un tercero, se registra como una disminución en sus cuentas por cobrar y un aumento en su cuenta de efectivo. Los honorarios del tercero también podrían registrarse como un gasto en sus libros.

6. Pago en disputa: Cuando se disputa un pago, se registra como una disminución potencial en sus cuentas por cobrar, pendiente de resolución de la disputa. Hasta que se resuelva la disputa, el monto podría registrarse como una partida separada en sus libros para reflejar la incertidumbre.

7. Recepción de mercancías: Cuando acepta bienes o servicios en lugar de pago, el valor de los bienes o servicios se registra como una disminución en sus cuentas por cobrar y un aumento en su inventario o activos, según corresponda.

8. Cancelación como deudas incobrables: Cuando cancela una factura como deuda incobrable, se registra como una disminución en sus cuentas por cobrar y un aumento en su cuenta de gastos de deudas incobrables. Esto refleja el reconocimiento de que la factura no se pagará y debe eliminarse de sus ingresos esperados.

9. Descuentos permitidos: Cuando permite un descuento en una factura, se registra como una disminución en sus cuentas por cobrar y un aumento en su cuenta de descuentos de ventas. Muestra el importe reducido debido al descuento ofrecido en la factura.

10. Pago por adelantado: Un pago por adelantado se registra como un aumento en su cuenta de efectivo y sus ingresos no derivados del trabajo (una cuenta de pasivo) hasta que se entreguen los bienes o se presten los servicios. Una vez que se cumple la entrega o los servicios, los ingresos no derivados del trabajo se reducen y los ingresos se reconocen en su estado de resultados. Esto refleja su obligación de entregar bienes o servicios por los cuales ya ha recibido el pago.

Ya sea que utilice una herramienta de contabilidad digital o métodos de contabilidad tradicionales, la aplicación consistente y precisa de estos principios dará como resultado una imagen financiera clara y comprensible de su negocio.

¿Cómo funciona el proceso de liquidación de facturas?

El proceso de liquidación de facturas es un procedimiento de varios pasos. Por lo general, comienza con la emisión de una factura por parte del vendedor al comprador y finaliza con el recibo del pago.

A continuación se ofrece una descripción general de los pasos involucrados en el proceso de liquidación de facturas:

1. Emisión de la factura: El vendedor emite una factura al comprador detallando los bienes o servicios proporcionados, sus costos y el monto total adeudado. La factura podría enviarse por correo electrónico, correo postal o incluso entregarse en mano, según el método de comunicación acordado.

2. Recibo de la factura: El comprador lo recibe, extrae la información necesaria y la registra en sus sistemas contables y ERP. Este paso implica verificar los detalles de la factura, incluido el número de orden de compra, el número de factura, la fecha, el nombre del proveedor y el monto adeudado.

3. Cotejo y revisión de facturas: Para garantizar una información precisa, el comprador relaciona la factura con su orden de compra y los recibos de entrega. Cualquier discrepancia deberá solucionarse en esta etapa antes de continuar con el procesamiento. Esto podría implicar ponerse en contacto con el vendedor para obtener aclaraciones o rectificaciones.

4. Aprobación de la factura: Una vez verificado, se aprueba el pago. Dependiendo de los procesos internos de la empresa, esto podría requerir la aprobación de varios departamentos o personas.

5. Programación y realización de pagos: Luego de la aprobación, el sistema contable genera un cronograma de pagos, iniciando el proceso de pago. El pago podrá realizarse a través de varios métodos, como transferencia bancaria, cheque o pasarela de pago online.

6. Contabilización y conciliación: Luego, el pago se registra en los registros contables del comprador y el pago actualiza el libro mayor de cuentas por pagar. Después de la contabilización, el sistema contable conciliará automáticamente el pago con la factura correspondiente, cerrando la deuda.

7. Cierre de factura: Una vez confirmado el pago y conciliadas las cuentas, la factura se marca como pagada y cerrada. Esto indica que no hay necesidad de nada más para esta factura en particular.

8. Confirmación de pago: El vendedor recibe el pago y confirma su recepción. Esto podría realizarse a través de un acuse de recibo formal o una actualización de sus propios registros contables para reflejar el pago recibido contra esa factura en particular.

9. Informes financieros: Tanto el comprador como el vendedor reflejan la transacción y su liquidación en sus respectivos estados financieros. Esto incluye actualizar el estado de resultados, el balance y el estado de flujo de efectivo según sea necesario, proporcionando una imagen financiera precisa y actualizada del negocio.

El software ERP y las herramientas de contabilidad digital suelen automatizar muchos de estos pasos, lo que reduce la posibilidad de errores y mejora la eficiencia. La automatización AP de Nanonets es una de esas herramientas que puede agilizar el proceso de liquidación de facturas de un extremo a otro. Utiliza inteligencia artificial para automatizar la captura, aprobación, pago y conciliación de datos de facturas, lo que reduce la intervención manual y ayuda a garantizar la precisión y velocidad en sus procesos de cuentas por pagar.

¿Cómo optimizamos el proceso de liquidación de facturas?

Algunos desafíos comunes en el proceso de liquidación de facturas incluyen facturas incorrectas, pagos retrasados ​​y procesos manuales ineficientes. Esto puede generar una mayor carga de trabajo, una reducción del flujo de caja y relaciones tensas con los proveedores.

Para superar estos desafíos y optimizar el proceso de liquidación de facturas, considere las siguientes estrategias:

1. Automatizar la ingesta de facturas

Según un estudio realizado por Investigación de Levvel, el 79% de las pymes y el 68% de las medianas empresas citan el ingreso manual de datos y los procedimientos ineficientes como su principal problema. Es una molestia para su equipo cargar manualmente cada factura e ingresar los datos en su sistema. Actualizar constantemente la bandeja de entrada de su correo electrónico y escanear los archivos adjuntos no es nada eficiente.

En cambio, tener una función de importación automática de datos le ahorrará tiempo y reducirá las posibilidades de error. También garantizará un flujo fluido de facturas en el sistema sin cuellos de botella ni retrasos.

Nanonets ofrece varias opciones para la importación automática, como correo electrónico, integración de API, OneDrive, Google Drive, Dropbox y Zapier. Independientemente del origen de tus facturas, podrás importarlas fácilmente al sistema de forma automática.

2. Utilice AI-OCR para capturar datos de facturas

Es importante tener en cuenta que cada factura contiene información específica y no todas las facturas están estructuradas de manera similar. Algunas facturas pueden estar en un idioma diferente, tener una moneda extranjera o estar sujetas a diferentes leyes de cumplimiento. Además, el formato de cada factura puede variar. Por lo tanto, las herramientas tradicionales de OCR no se pueden utilizar para la captura de datos.

Una solución de OCR impulsada por IA como Nanonets utiliza el aprendizaje automático para comprender y capturar con precisión datos de varios formatos de factura. Puede reconocer texto en varios idiomas y convertirlo en datos procesables. Esto reduce la necesidad de ingresar datos manualmente, minimiza los errores y acelera todo el ciclo de procesamiento de facturas.

3. Implementar coincidencia triple

Emplee un sistema de comparación de tres vías para asegurarse de pagar solo por lo que ha recibido. Este proceso compara la orden de compra, la nota de entrada de mercancías y la factura para confirmar que todo está alineado antes de que se libere el pago. Cualquier discrepancia se puede marcar automáticamente para su revisión.

Esta verificación automatizada no solo protege contra pagos excesivos sino que también ayuda a prevenir el fraude. Establecer dichos controles puede reducir significativamente el riesgo de pagar por artículos no entregados o incorrectos.

Con Nanonets, esto se convierte en una parte perfecta del proceso. La plataforma puede cotejar y verificar automáticamente estos documentos, alertándole sobre cualquier problema desde el principio. Esta capacidad garantiza que todos sus pagos sean precisos y legítimos.

4. Agiliza la aprobación de facturas

El proceso de aprobación manual puede retrasarse ya que las facturas se atascan esperando la aprobación de las partes interesadas ocupadas. Esto ralentiza el ciclo de pago y aumenta las posibilidades de perder facturas u olvidarse de realizar el seguimiento.

Al aprovechar las capacidades de flujo de trabajo automatizado, puede reducir sustancialmente el tiempo que lleva aprobar las facturas. Basado en reglas predefinidas, un sistema computarizado puede enviar facturas al personal apropiado para su aprobación. Además, se pueden configurar recordatorios y notificaciones para garantizar que los aprobadores completen sus tareas con prontitud.

Con Nanonets, las empresas pueden personalizar su flujo de trabajo de aprobación según sus necesidades. Se pueden configurar secuencias de aprobación personalizadas según el monto de la factura, el departamento, el proyecto u otros criterios. Las actualizaciones de estado en vivo, las alertas automáticas y los recordatorios pueden ayudar a las empresas a realizar un seguimiento del progreso de cada factura y evitar retrasos o pagos atrasados.

5. Implementar descuentos dinámicos

Aproveche los descuentos por pago anticipado configurando protocolos de descuento dinámicos. Estos acuerdos fomentan la liquidación anticipada de facturas al ofrecer un descuento por los pagos realizados antes de la fecha de vencimiento.

Por ejemplo, un proveedor podría ofrecer un descuento del 2 % sobre el total de la factura si paga dentro de los diez días posteriores a la recepción. Esto no sólo mejora su capital de trabajo al reducir los costos, sino que también fortalece las relaciones con los proveedores que se benefician de un mejor flujo de caja.

Con Nanonets, puede configurar las condiciones de pago para capturar oportunidades de descuento automáticamente. El sistema puede avisarle cuando haya descuentos disponibles, lo que le permitirá aprovechar los ahorros potenciales.

6. Garantice un flujo de datos fluido entre sus sistemas

Integrar su software de contabilidad con otros sistemas comerciales que utiliza es fundamental. Sin una integración perfecta, los datos deben transferirse manualmente entre sistemas, lo que requiere mucho tiempo y es propenso a errores.

Un sistema integrado garantiza que una vez que se aprueba una factura, todos los datos necesarios fluyan automáticamente a su libro de contabilidad, sistema de gestión de inventario y otros sistemas relevantes.

Las nanoredes se pueden integrar con QuickBooks, Xero, Sage, SAP, Microsoft Dynamics y otros paquetes de contabilidad líderes, lo que garantiza un intercambio de datos fluido. Además, tiene una integración con Zapier, lo que significa que puede conectarse con más de 6,000 aplicaciones, automatizando aún más los flujos de trabajo.

Los datos de Nanonets se pueden sincronizar fácilmente con estos sistemas en tiempo real, eliminando silos de datos y garantizando una transferencia de datos fluida y sin errores. Además, cuando todos los datos relevantes se sincronizan entre plataformas, puede confiar en que sus informes financieros estarán actualizados y reflejarán sus actividades comerciales actuales.

7. Audite y actualice periódicamente sus procesos

Incluso con la automatización y las tecnologías avanzadas implementadas, revisar y perfeccionar periódicamente sus procesos de liquidación de facturas es fundamental. Los mercados evolucionan, surgen nuevas regulaciones de cumplimiento y las necesidades comerciales cambian con el tiempo.

Las auditorías periódicas pueden ayudar a identificar cuellos de botella o ineficiencias que pueden haberse infiltrado en el sistema. Estas revisiones también ofrecen la oportunidad de actualizar los flujos de trabajo para adaptarse a nuevas realidades comerciales o aprovechar las tecnologías emergentes.

Garantizar que sus procesos de gestión de facturas sigan siendo sólidos y respondan al entorno cambiante le permitirá ahorrar tiempo y dinero a largo plazo.

Nanonets proporciona herramientas de análisis e informes que le permiten realizar un seguimiento de su proceso de facturación e identificar áreas de mejora. El análisis de tendencias y métricas de rendimiento le permite tomar decisiones basadas en datos para optimizar sus flujos de trabajo y garantizar el cumplimiento de los últimos estándares.

Reflexiones finales

En el acelerado entorno empresarial actual, gestionar la liquidación de facturas consiste en mantener los libros en orden y mejorar la eficiencia operativa y la salud financiera de su empresa. Las herramientas impulsadas por la IA, como las nanoredes, pueden transformar un proceso tradicionalmente intensivo en mano de obra y propenso a errores en una ventaja estratégica.

Al automatizar elementos críticos del procesamiento de facturas, desde la captura de datos hasta la ejecución de pagos, las empresas pueden reducir costos, tomar el control de su flujo de caja y construir relaciones más sólidas con los proveedores. La agilidad que ofrecen estas tecnologías significa que las empresas pueden responder más rápidamente a los cambios y oportunidades del mercado con la confianza de que sus operaciones financieras se están ejecutando sin problemas y de manera eficiente.

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• Fuente: https://nanonets.com/blog/settlement-of-invoice/