Además de la atención al paciente, hay muchas funciones administrativas de apoyo que mantienen en funcionamiento una práctica médica. Uno de los más importantes es la facturación médica. Y, si su práctica médica es como la mayoría, probablemente aún maneje la facturación internamente.
Después de todo, cuando se trata de subcontratar servicios de facturación médica, probablemente le preocupen aspectos como la confidencialidad médico-paciente, las regulaciones de HIPAA, la transparencia y la supervisión de su práctica.
Sin embargo, ¿alguna vez se ha detenido a pensar en los posibles beneficios de trabajar con una empresa de facturación externa profesional? Por ejemplo, ¿para reforzar su propio equipo o hacerse cargo por completo de sus actividades de facturación?
En esta guía, lo ayudaremos a comprender la facturación médica por dentro y por fuera, así como el posible impacto que podría tener en su práctica.
¿Qué es la facturación médica subcontratada?
Subcontratar la facturación médica es exactamente lo que parece. Es subcontratar su actividad de facturación a un proveedor de servicios externo. Por lo general, una práctica médica contrata a un proveedor de este tipo porque no tiene el tiempo, los recursos o los conocimientos internos para manejar la facturación o está experimentando problemas relacionados con la eficiencia, la precisión o la escalabilidad cuando se trata de servicios internos. facturación médica.
La facturación subcontratada para prácticas médicas toma muchas formas y formas diferentes. A continuación, le brindamos todo lo que necesita saber para trabajar con éxito con una empresa de facturación externa.
Diferencias entre gestionar la facturación internamente y subcontratar la facturación médica
Antes de decidir si subcontratar la facturación médica es la decisión correcta para usted, aquí hay algunas diferencias clave que experimentará al manejarlo internamente:
Eficiencia y precisión
Contrariamente a la intuición, la subcontratación a una empresa de facturación médica probablemente mejorará el funcionamiento general de sus actividades de facturación médica. Esta es la competencia central de este tipo de empresas y son máquinas finamente perfeccionadas para procesar reclamos de manera oportuna con el software, el equipo, la experiencia y el personal adecuados.
Control sobre las actividades de facturación.
Por supuesto, podrá ejercer menos control que si la facturación la realizara el personal interno de su oficina. Sin embargo, es exactamente esta libertad de preocupación la razón por la que muchos toman este camino en primer lugar.
Costo y recursos
Comparar la facturación médica interna y externa en términos de costo es como comparar manzanas y naranjas. Tener un sistema de facturación interno conlleva una gran cantidad de costos para su práctica en términos de licencias de software, adquisición y mantenimiento de hardware, capacitación, recursos humanos, nómina, etc.
Por el contrario, si contrata a una empresa de facturación médica, es probable que solo pague un paquete único y ordenado. Puede que no siempre sea más barato, dependiendo de sus necesidades, pero lo más probable es que sea más sencillo predecir y calcular sus costos.
Los beneficios de externalizar la facturación médica
Entonces, ¿por qué debería subcontratar la facturación a un tercero? Bueno, se sorprendería de la amplia gama de posibles beneficios de trabajar con una empresa de facturación profesional. Desde mejorar su flujo de efectivo hasta brindar un excelente servicio al cliente, tiene el potencial de mejoras generales sobre su facturación interna.
Libere tiempo y recursos
Si bien no es posible administrar una práctica médica sin la facturación adecuada, no es su competencia comercial principal. Cualquier departamento o disciplina adicional que elija manejar internamente viene con una gran cantidad de condiciones.
Por ejemplo, deberá contratar y administrar más empleados internos, brindarles las herramientas y los recursos necesarios, y dedicar recursos adicionales a recursos humanos y administración de nómina.
Todo esto lo distraerá del proceso de toma de decisiones que podría comenzar a afectar sus indicadores clave de rendimiento.
Mantenimiento centrado en la confiabilidad (RM) y transparencia mejorados
Es un error común entre muchas prácticas que la externalización de la facturación siempre conducirá a una falta de comunicación, transparencia y responsabilidad adecuadas. De hecho, en muchos casos, lo contrario es cierto.
Por lo general, las empresas de facturación médica subcontratadas están sujetas a estrictos SLA (acuerdos de nivel de servicio). También arriesgan su reputación al apostar por poder ayudar a impulsar el éxito de su organización.
A menudo se ponen un listón muy alto en términos de métricas medibles, como pagos de primer paso, tasas de denegación, índices de cobro. A través de informes de rendimiento completos y regulares, obtendrá total transparencia sobre los ingresos de su práctica y si están logrando sus objetivos.
Costes reducidos
Como práctica de atención médica, sabe que puede ser un negocio costoso con márgenes ajustados. Un desempeño financiero sólido es crucial para que pueda cumplir con todas sus responsabilidades, no solo con su propio personal, sino también con los intereses de sus pacientes.
Si cuenta todos los gastos generales de administrar su propio departamento de facturación, verá cómo las tarifas que cobran las compañías de facturación son realmente extremadamente razonables. Además, es probable que sus costos se adapten exactamente a sus necesidades y presupuesto.
Un equipo de facturación interno también incurrirá en gastos inesperados por hacer negocios a diario, mientras que la subcontratación de facturación probablemente será un gasto estable de costo fijo.
Facturación precisa y sin errores
Los errores de facturación o las irregularidades en su proceso de cobro pueden tener un impacto grave en su ciclo de ingresos. Sin embargo, los servicios de facturación subcontratados son máquinas bien engrasadas en lo que respecta al proceso de facturación médica. Es probable que empleen tecnología y prácticas de vanguardia para garantizar que la facturación se realice sin problemas.
Esto no solo lo ayudará a generar más ingresos, sino que también garantizará una excelente experiencia del cliente cuando se trata de procesar reclamos médicos.
Consultoría experta
La facturación médica y de seguros es un campo complejo e intrincado en el que la letra pequeña puede tener un impacto masivo. Desde la gestión del ciclo de ingresos hasta la resolución de disputas y la adaptación continua a una industria en constante cambio, los desafíos nunca se detienen.
Un tercero con experiencia en facturación médica puede ayudarlo a lograr el éxito brindándole asesoramiento experto sobre todo el ciclo de vida de la facturación. Al subcontratar su facturación médica, también obtendrá acceso a un grupo más amplio de talento, experiencia e ideas.
También pueden asesorarlo desde una perspectiva externa imparcial que puede ayudarlo a detectar y eliminar ineficiencias, evaluar sus necesidades de facturación o encontrar oportunidades para optimizar.
Cumplimiento garantizado
Puede ser una pesadilla intentar navegar por la intrincada red de cumplimiento, especialmente a escala global e interjurisdiccional. Un servicio de facturación médica experimentado debe estar bien versado en todos los protocolos de la industria de la salud, como los protocolos de Medicare, Medicaid y terceros pagadores, así como en la legislación de privacidad de datos, como HIPAA. Sin mencionar mantenerse actualizado con la información y las pautas que cambian constantemente.
Experiencia de cliente mejorada
Debido a que los servicios profesionales de facturación médica no se distraen con otras actividades como las prácticas médicas reales, se vuelven extremadamente eficientes en lo que hacen. A menudo, esto significa que en realidad podrá procesar las reclamaciones de manera más oportuna para sus clientes.
No solo dará como resultado reembolsos más rápidos, sino que una facturación médica más precisa con menos errores de facturación también debería resultar en una experiencia más placentera. Y, como todos sabemos, los clientes más satisfechos son buenas noticias para su práctica, especialmente a largo plazo.
Escalabilidad y crecimiento
En cualquier momento, es probable que una empresa de facturación médica subcontrate sus servicios a varias empresas con personal auxiliar de guardia. Esto significa que pueden redirigir fácilmente los recursos y el personal entre ellos y otros profesionales, según sea necesario.
Por lo tanto, si es una empresa en crecimiento, un equipo de facturación subcontratado puede brindarle un nivel de estabilidad y protegerlo de los dolores de crecimiento de otro departamento, incluida la necesidad de aumentar continuamente su personal interno.
Cómo elegir la empresa de facturación médica subcontratada adecuada
Como gerentes de práctica de atención médica, ya tiene las manos ocupadas administrando el flujo de pacientes, las solicitudes y asegurándose de que se atienda el día a día que se necesita para tratar a los pacientes. Por lo tanto, no tiene tiempo ni energía adicionales para preocuparse por lo que sucede fuera de su consultorio médico, como si su compañía de facturación está haciendo su trabajo.
¿Qué servicios de facturación médica subcontratados ofrecen?
Incluso dentro del campo de la facturación médica, existen muchas subdisciplinas y procesos de facturación de apoyo. No todos los servicios de facturación tercerizados ofrecen servicios con el mismo alcance y responsabilidades. Por ejemplo, algunos pueden ofrecer un servicio completo de administración del ciclo de ingresos de la A a la B, mientras que otros pueden centrarse solo en servicios de facturación específicos, como el cumplimiento de la facturación, la transmisión de reclamos o la adjudicación de reclamos.
¿Qué tan pronto pueden comenzar a procesar reclamos?
En la mayoría de los casos, no es tan simple como que la empresa de servicios de facturación médica externa se presente y se haga cargo del proceso de facturación médica con un apretón de manos. Sin duda habrá algún tiempo de espera mientras se integran con su operación y se preparan para hacerse cargo del proceso de facturación.
Por ejemplo, es posible que no usen el mismo software o un software compatible, o que practiquen la facturación, el cumplimiento o los informes financieros de una manera completamente diferente. En cualquier caso, es mejor tener paciencia durante este tiempo para permitir una solución personalizada que no interrumpa su práctica.
Como regla general, puede tomar entre 30 y 60 días avanzar completamente hacia la externalización de su facturación médica.
Capacitación y experiencia del personal
Esta información puede ser más difícil de obtener, ya que tendrá que pedirle a la compañía de servicios de facturación médica que se la proporcione. Sin embargo, es esencial que su personal esté capacitado profesionalmente con las habilidades relevantes para externalizar los servicios de facturación médica. No solo eso, sino que su capacitación debe actualizarse y actualizarse continuamente para estar en línea con los estándares y prácticas existentes. Como mínimo, también deben conocer las pautas de HIPAA y su impacto en la facturación médica.
¿Manejan cuentas por cobrar corrientes? (AR)
Los AR son sus reclamos de seguros existentes o procesos de facturación médica que se están procesando. Dependiendo de su arreglo, su proveedor de servicios de facturación médica podría o no hacerse cargo de sus AR cuando los contrate para su tercerización de facturación.
Tenga en cuenta que, si se hacen cargo de sus reclamos existentes, podría hacer que el proceso inicial de pasar a la facturación subcontratada sea más complejo. Es posible que no estén acostumbrados a trabajar o procesar reclamos de la misma manera que usted, lo que requerirá algún tipo de incorporación o conversión.
Si decide manejar sus propios AR, simplemente prepárese para que sus servicios de facturación médica internos y externos se ejecuten simultáneamente durante un par de meses, al menos.
Prácticas de informes
Comprender las prácticas de generación de informes de su proveedor de servicios de facturación médica subcontratados es importante por varias razones. En primer lugar, los informes regulares y detallados lo ayudarán a mantenerse al tanto de lo que sucede con respecto a sus servicios de facturación médica y cómo afecta la administración de su ciclo de ingresos.
En segundo lugar, es importante crear un terreno común con respecto a las responsabilidades y la rendición de cuentas entre usted y su proveedor de subcontratación de facturación. Sin él, será difícil establecer y confirmar métricas de éxito.
Preguntas importantes para hacerle a su proveedor de facturación médica subcontratado
Cuando contrate por primera vez a una compañía de facturación médica externa en nombre de su práctica, tendrá muchas preguntas. Sin embargo, preguntar y obtener respuestas a lo siguiente es crucial para garantizar que recibirá una solución adecuada y valiosa para su práctica:
¿Qué actividades de facturación deberán permanecer internas?
Según sus necesidades y las capacidades del proveedor, es posible que no pueda subcontratar todas las funciones de facturación médica. Por ejemplo, muchas prácticas prefieren mantener internamente la atención al cliente y la gestión de relaciones. Por lo tanto, pregúntele a su proveedor cómo puede acomodar la situación única en la que se encuentra su práctica médica para una relación saludable.
¿Proporcionan soporte al cliente?
Si va a mantener el control sobre algunas actividades de facturación, es posible que necesite asistencia técnica o de otro tipo de atención al cliente de su proveedor de servicios. En este caso, querrá asegurarse de que su disponibilidad se ajuste a su horario de oficina y que la calidad de su servicio al cliente sea legítima. Si desea subcontratar todo el proceso de facturación, debe asegurarse de que también tengan la capacidad de ofrecer apoyo a sus pacientes.
¿Cómo te ayudarán a lograr tus objetivos?
Aparte de todos los beneficios típicos asociados con la subcontratación, puede haber objetivos específicos que desee alcanzar. Por ejemplo, reducir las tasas de error, mejorar los ingresos, mejorar la experiencia de los pacientes, objetivos de ingresos específicos, etc. Una empresa de servicios de facturación debe tener una visión clara y una hoja de ruta para ayudarlo a alcanzar sus objetivos.
¿Afectará a sus pacientes de manera significativa?
Al final del día, la satisfacción y el bienestar de sus pacientes es lo más importante. Si habrá cambios que afecten el reembolso y el proceso de reclamo para sus pacientes, debe estar al tanto para poder comunicárselo claramente. Esto ayudará a evitar malentendidos entre los pacientes y su práctica y permitirá una transición más fluida.
Conclusión
Por sí sola, la facturación médica es un trabajo complejo y de tiempo completo. Si desea pasar más tiempo atendiendo las necesidades de su práctica y la atención al paciente, podría ser el momento de reducir la grasa y subcontratar sus necesidades de facturación médica. Después de todo, aquellos que operan en la industria de la salud tienen preocupaciones mucho más apremiantes en mente, como la salud y el bienestar de sus pacientes.
Afortunadamente, su práctica puede aprovechar la subcontratación de varias maneras, según cuáles sean sus prioridades y necesidades. No todas las prácticas son iguales, y su solución de facturación debe ser atendida para ayudarlo a lograr sus objetivos y presentar una práctica de atención médica unida al mundo exterior.
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