La naturaleza inherente de administrar una empresa exige que usted convierta incluso las acciones cotidianas más banales en marcos basados ​​en procesos o sistemas para gestionar el cumplimiento, prevenir el fraudey mantenga su barco funcionando sin problemas. En ese sentido, aunque uno está acostumbrado a pasar una tarjeta o entregar efectivo cuando necesita comprar bienes o servicios en casa, obtener los mismos como parte de una estructura corporativa convierte una simple transacción en el proceso de adquisiciones.

Pero, aunque la adquisición es más larga y exige más tiempo y atención que pasar una tarjeta sin pensar, no tiene por qué ser difícil o desagradable. Si tiene experiencia en roles similares, es particularmente hábil en la gestión de funciones burocráticas, o aprovecha muchas de las plataformas de adquisiciones automatizadas actuales, está en camino de convertirse en un profesional de adquisiciones.

Pero primero debe tener una comprensión sólida de lo que implica el proceso de adquisición, los procedimientos de adquisición, los pasos del proceso de adquisición y los errores comunes asociados con la adquisición, así como las técnicas para sortearlos.

¿Qué son las adquisiciones?

La adquisición es la técnica formalizada, codificada y basada en procesos para solicitar materiales, bienes o servicios en nombre de su empresa. Adquisiciones también es a menudo la frase asociada con una conexión más profunda con los proveedores, por lo que gestionar el proceso de adquisiciones de proveedores interactuando con ellos es primordial.

En el pasado, las adquisiciones eran un proceso manual que exigía una gran cantidad de papeleo y el bien más preciado de todos los lugares de trabajo: el tiempo. Incluso los desarrollos recientes, como las hojas de cálculo digitales y el correo electrónico, son demasiado lentos para igualar el ritmo corporativo actual y pueden tener un efecto material en sus resultados si las adquisiciones no se optimizan.   

En definitiva, un estrategia de adquisiciones de calidad satisface sus necesidades (material, bien, servicio, etc.) con una serie optimizada de flujos de trabajo que reducen costos, se ejecutan rápidamente y mantienen a su empresa en excelentes términos con sus equipos de proveedores.

Tipos de Adquisiciones

Mientras que la adquisición detalles específicos varían ampliamente, las adquisiciones de su empresa probablemente se enmarcarán en uno de tres grupos principales:

Contratación directa

Esto es efectivamente lo que tu estado de resultados coste de bienes refleja. La adquisición directa abarca cualquier compra de objetos materiales que contribuya directamente a sus ingresos y ventas de primera línea. Dependiendo de su industria, podrían tratarse de materias primas como madera para fabricación o inventario mayorista para reventa.

Adquisición indirecta 

Estos elementos se incluirían en SG&A gastos en su cuenta de resultados. Incluyen todo lo comprado, adquirido y adquirido para uso interno de la empresa. Los artículos pueden incluir pasajes aéreos a una conferencia, muebles de oficina nuevos o servicios públicos cotidianos como agua y electricidad. Si bien son necesarios para las empresas, los elementos de adquisición indirecta no afectan directamente sus ingresos. 

Adquisición de servicios

El tipo de adquisición final incluye cualquier cosa que mejore el rendimiento, la eficiencia o la calidad del trabajo de su empleado o empresa. Estos incluyen suscripciones de software, servicios de consultoría puntuales o incluso contratistas temporales para cubrir ciclos comerciales ajetreados.

¿Qué es el Proceso de Adquisición?

El proceso de adquisición describe el procedimiento operativo estándar (POE) específico de su empresa para ejecutar la adquisición de proveedores. Codificar un proceso de adquisiciones formal, en comparación con gastar dinero en efectivo o darle a cada empleado una tarjeta de crédito, tiene algunos beneficios específicos y cuantificables:

1. Previene el fraude, el despilfarro y el abuso.
2. Ayuda a mantener un rastro documental para el cumplimiento normativo.
3. Con el tiempo, observar de cerca los procesos de adquisiciones descubre ineficiencias o desperdicios organizacionales que deben recortarse, lo que en última instancia mejora sus resultados.

Nuevamente, su proceso de adquisición de proveedores específico variará según el SOP, su función y la industria de su empresa. Sin embargo, si tiene éxito, un excelente proceso de adquisición: 

1. Crea un entendimiento compartido entre su empresa y los proveedores, donde cada parte sigue las reglas y sistemas mutuamente acordados.
2. Tiene suficientes puntos de contacto con los empleados y la gerencia para garantizar compras de calidad sin desperdicio, al mismo tiempo que mantiene el flujo de trabajo lo suficientemente ágil como para ser eficiente y rápido.
3. Tiene parámetros de archivo y almacenamiento que organizan y mantienen eficazmente la documentación de los pasos del proceso.

Pasos del proceso de adquisición: ¿cómo funciona?

Dado que nos aseguramos de que nuestro proceso de adquisiciones mantenga la documentación de los pasos involucrados, también necesitaremos cubrirlos. Recuerde: sus pasos de adquisición específicos pueden variar, pero probablemente seguirán un marco muy similar:

1. Identificar la necesidad: dentro de la empresa, un empleado o gerente identifica una necesidad e inicia la adquisición con un requisar.
2. Solicitud de compra: el empleado iniciador completará el Solicitud de compra antes de enviarlo a la cadena para su revisión y aprobación.
3. Solicitación: Una vez aprobado por la autoridad de aprobación, el equipo de contratación de la empresa comienza la licitación de adquisiciones. Dependiendo de cuán compleja sea la necesidad, es posible que termines con una Solicitud de Cotización (RFQ) en el caso de casos de adquisiciones muy simples y directos o una Solicitud de Propuesta (RFP) completa si está adquiriendo un sistema más grande o un servicio complejo.
4. Evaluación y puesta en marcha del contrato: Una vez que su equipo evalúe todas las propuestas y ofertas, podrá seleccione un proveedor, notificar a todos los solicitantes y comenzar a incorporar al proveedor. Aquí es también cuando se finalizan los contratos y la documentación legal. La fase finaliza cuando el proveedor recibe y firma su Orden de Compra (CORREOS).
5. Ciclo de pedido: Luego, según el SOP de su empresa, recibirá el artículo y la factura antes de realizar el envío. flujos de trabajo de aprobación de facturas y pagando el total. Este paso varía en complejidad según los artículos adquiridos y cómo gestiona su empresa. cuentas por pagar transacciones.
6. Gestión de documentación y registros: Luego, se asegurará de que toda la documentación se complete correctamente y en orden antes de almacenarla; sin embargo, recomendamos encontrar una plataforma de almacenamiento digital de calidad en lugar de guardar décadas de datos de adquisiciones antiguos en cajas bancarias.

Desafíos comunes que enfrentan las empresas durante las adquisiciones

 Como ocurre con cualquier cosa que involucre a más de dos personas, las adquisiciones plantean algunos desafíos únicos para su empresa, especialmente si no es consciente de los posibles obstáculos y no planea abordarlos de manera proactiva.

Relaciones no sincronizadas con proveedores y proveedores

Un sello distintivo de una máquina bien engrasada en el mundo empresarial son las relaciones integrales y fructíferas con sus proveedores. Cada punto de contacto que su empresa tiene con un proveedor (incorporación, gestión de facturas y más) es una oportunidad para mejorar o degradar esa relación.

En última instancia, una gestión de adquisiciones de calidad contribuye en gran medida a mantener alta la calidad de las relaciones. Después de la solicitud inicial y la incorporación, su flujo de trabajo de adquisiciones puede ser la parte más frecuente de su operación que ve el proveedor. ¿Quiere que su proveedor se emocione cuando vea una orden de compra filtrada en su plataforma, o prefiere imaginarlo suspirando de frustración mientras enfrenta otro ciclo de adquisiciones innecesariamente complejo y enrevesado? 

Si bien la gestión de proveedores es simplemente un buen negocio, mantener alta la calidad de las adquisiciones también genera descuentos, una primera oportunidad de ventas valiosas y una mejor posición de negociación cuando los contratos deben renovarse. 

Fraude, despilfarro y abuso

 Aunque un proceso de adquisición formal anula gran parte del fraude flagrante dentro del lugar de trabajo, la naturaleza humana (y el error humano) a veces genera desperdicio o gastos innecesarios. A esto también se le llama a veces gasto inconformista, que prevalece cuando hay pocos controles sobre los compradores y los artículos pedidos.

El gasto inconformista es, por su naturaleza, el resultado de malas prácticas de adquisiciones. Cuando varios empleados tienen un poder adquisitivo descontrolado y operan fuera de un conjunto de parámetros, fácilmente pueden comenzar a gastar de más o a gastar en elementos no relacionados con la entrega de valor a su empresa, incluso con las mejores intenciones. 

Visibilidad y seguimiento

No podemos entender lo que no medimos, pero las empresas que utilizan procesos de adquisición manuales corren el riesgo de perder oportunidades de agregar y evaluar datos para mejorar la eficiencia. Del mismo modo, cuanta menos información tengan los ejecutivos y la dirección, menos capaces serán de dirigir el barco correctamente. 

Al mismo tiempo, los procesos mal rastreados o las adquisiciones con visibilidad limitada plantean riesgos regulatorios y de cumplimiento que pueden causar muchos dolores de cabeza y molestias durante las auditorías.

Conclusión

 Aunque las adquisiciones pueden ser difíciles, la próxima generación automatización de finanzas La tecnología está optimizando rápidamente incluso los flujos de trabajo de adquisiciones más complejos. Si está buscando automatización de adquisiciones o desea ver qué oportunidades están disponibles, recuerde que las excelentes plataformas de adquisiciones:

1. Centralice a los empleados, proveedores, partes interesadas y la administración en un único flujo de trabajo para obtener la máxima visibilidad.
2. Permita la agregación de datos y el análisis impulsado por IA para identificar desperdicios, generar informes y ayudar a guiar la toma de decisiones estratégicas.
3. Son lo suficientemente personalizables como para permitirle adaptar el sistema a los requisitos regulatorios o de su industria específica y al mismo tiempo son lo suficientemente fáciles de usar para que todos los empleados aprendan fácilmente.
4. Integre dentro de su ecosistema y, lo que es igualmente importante, con la pila de sus proveedores mientras ejecuta incorporación inicial de proveedores.
5. Cree ciclos de retroalimentación iterativos para mejorar sus flujos de trabajo de adquisiciones y su situación financiera.

Mientras que si, tu podemos mantener los flujos de trabajo de adquisiciones ejecutándose manualmente, no debería hacerlo, especialmente a la luz del riesgo que implica y la facilidad de adoptar nuevas plataformas que hacen que los pasos del proceso de adquisiciones sean muy sencillos.

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