El procesamiento de facturas o el procesamiento de facturas es toda la gama de operaciones asociadas con el fin comercial (juego de palabras involuntario) de comprar productos/servicios de un proveedor. Abarca todos los pasos desde la recepción de la factura de un proveedor hasta el registro del pago realizado después de las comprobaciones y aprobaciones correspondientes.

Tan simple como puede parecer: recibir la factura, verificar que sea correcta, pagar la factura, cerrar la transacción, el procesamiento de facturas no es un flujo de trabajo simplista. Veamos cómo se procesan las facturas y cómo la automatización ayuda a agilizar gestión de facturas para ayudar a las empresas a funcionar de manera más eficiente.

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¿Cómo procesar las facturas?

En medianas y grandes empresas, el procesamiento de facturas es parte del proceso de Cuentas por Pagar (AP). El proceso de gestión de facturas es importante no solo para organizar el flujo de caja, sino también para manejar vendedores y proveedores para garantizar la adquisición oportuna.

El procesamiento convencional de la factura implica los siguientes pasos básicos:

• Evaluación de la factura recibida del proveedor: Primero se recibe una factura de un proveedor por un producto o servicio que se ha pedido generalmente a través de una orden de compra (PO). El personal de procesamiento de facturas de cuentas por pagar registra la factura en los libros mayores con un código de identificación (el código del libro mayor o libro mayor).
• Conciliación de facturas: Los datos de la factura, incluido el tipo de producto/servicio solicitado, el precio acordado, la fecha de entrega, etc., se comparan con la orden de compra original. En caso de que la factura se emita después de la entrega del producto/servicio, los detalles de la factura también se cotejan con los detalles del recibo de entrega. Esta "temparejamiento de tres vías” aborda preguntas como:

o ¿Coinciden las condiciones de pago?

o ¿Están incluidos los descuentos prometidos?

o ¿Se ha codificado la factura en las cuentas de gastos correspondientes?

o ¿Existen problemas de rendimiento posteriores a la recepción que justifiquen la retención del pago?

• Comprobación de discrepancias: cualquier discrepancia en los datos de la factura se marca como una excepción. Luego, el personal de AP se comunica con el proveedor y el departamento correspondiente dentro de la empresa para corregir el error o la discrepancia. Una vez resuelta la excepción, el proveedor vuelve a emitir la factura y se repite el proceso de conciliación de la factura.
• Reciba las autorizaciones y aprobaciones correspondientes: según las políticas de la empresa, la factura se envía a varios niveles de gestión para su verificación y aprobación. El número y la naturaleza de las aprobaciones requeridas depende de la política y el tamaño de la empresa. Otros factores incluyen los departamentos involucrados en el proceso de abastecimiento y adquisición, el tipo de producto y el monto de la factura. Por ejemplo, algunas empresas pueden exigir aprobaciones a nivel de gestión para valores de factura superiores a un umbral determinado.
• Autorizar el pago de la factura: después de todos los niveles de aprobación, la factura se paga de acuerdo con los términos que se negociaron con el proveedor. El pago puede estar a cargo del departamento de AP, el departamento de finanzas o el departamento de compras, dependiendo de la estructura comercial. El pago se procesa como cheques, transferencias electrónicas u otros métodos, según los términos y condiciones predeterminados.
• Cerrar la transacción: una vez que se ha realizado el pago, se cierra el registro de la factura en particular y la transacción se registra como completa. Los detalles de la factura y el pago se archivan en el GL para futuras auditorías.

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Desafíos en el procesamiento de facturas

1. Facturas extraviadas o extraviadas

Este es un problema cuando una empresa trata con múltiples proveedores y muchas facturas diariamente. El problema se ve agravado por el hecho de que las facturas se pueden recibir en varios formatos, como copias impresas, archivos PDF escaneados, archivos de procesamiento de texto, etc. Se vuelve un desafío administrar estas diferentes formas de facturas, recibidas en diferentes momentos y, a menudo, por personal diferente. .

Las facturas perdidas provocan retrasos en los pagos y sanciones asociadas, relaciones tensas con los proveedores, retrasos en las operaciones y problemas de auditoría.

2. Datos no coincidentes o faltantes

Una factura contiene datos críticos, como ID de empresa, información fiscal, servicio/producto suministrado, precio, estado de entrega, etc. Si las facturas están en varios formatos, se vuelve engorroso, si no imposible, verificar todos los datos válidos de ellas. Algunos errores que son fáciles de pasar por alto incluyen:

– Usar el nombre incorrecto del cliente

– No detallar productos/servicios claramente

– No coincide con la marca solicitada

– Errores de cálculo

– No usar la moneda correcta

– Sin mencionar la fecha de vencimiento

– Sin mencionar descuentos ni multas

– Errores de tasa impositiva

Según la Socios Ardientes, casi una cuarta parte de todas las facturas están marcadas como excepciones que deben ser abordadas por el personal de procesamiento de facturas de cuentas por pagar. Los errores en las facturas conducen a pérdidas monetarias y de tiempo.

Ha sido reportaron que solo los hospitales pierden alrededor de $68 mil millones por año debido a errores de facturación. Los errores en las facturas en papel son bastante costosos de corregir: la rectificación de los datos de la factura puede costar $53.50 por factura en promedio!

Los problemas asociados con el procesamiento manual de facturas contribuyen con más del 30 % de los costos del equipo de AP. Verificar la precisión también consume una cantidad excesiva de tiempo y, si se determina que es inadecuado o erróneo, la excepción planteada consumiría más tiempo para resolverse. Dichos retrasos en el procesamiento de facturas afectan los calendarios de pago. Por poco 1 de cada 5 empresas perder términos favorables y tarifas con descuento debido a retrasos en los pagos de los proveedores.

3. Estado de factura desconocido

El estado actual de una factura en su esquema de procesamiento a menudo se desconoce, especialmente si hay muchas partes interesadas involucradas en el proceso. ¿Dónde está? ¿Quién lo ha aprobado? ¿Qué más necesita? ¿Cuándo se realizará el pago? Estas son preguntas que a menudo surgen debido a la falta de transparencia.

4. Errores de enrutamiento de facturas

Puede haber varios proveedores que emiten muchas facturas a una empresa diariamente. Después de una verificación preliminar, el equipo de procesamiento de facturas de AP clasifica cada factura en la cola de enrutamiento. Incluso el especialista de AP más eficiente puede cometer un error al enrutar una factura. Cuando una factura se enruta incorrectamente, pasa por pasos innecesarios, una pérdida de tiempo y esfuerzo humano. Este escenario de “alto contacto” es particularmente estresante, especialmente cuando el equipo de AP debe cerrar los libros periódicamente. Así, aunque los equipos de cuentas por pagar están diseñados para mejorar la abastecimiento y adquisiciones proceso, en realidad, podrían pasar una cantidad desmesurada de tiempo persiguiendo facturas a través de la compleja ruta de aprobación y corrigiendo los errores resultantes que ocurren en la cadena.

Implicaciones prácticas de los problemas de procesamiento de facturas

Los problemas de lo tradicional proceso de gestión de facturas, enumerados en el apartado anterior, pueden tener serias implicaciones en la productividad y rentabilidad de una empresa:

• Pérdida de eficiencia y productividad: verificar una factura, manejar errores y excepciones, seguir su curso, obtener aprobaciones y pagar la factura son procesos que consumen mucho tiempo. El tiempo “desperdiciado” en tales tareas se emplearía mejor en tareas que contribuyan al valor de la empresa. Las tareas repetitivas asociadas con el procesamiento de facturas pueden sofocar la productividad de una organización.
• Moral y cultura de los empleados: 60 % del personal de AP según se informa consideran que el procesamiento de facturas es la tarea más detestable de su trabajo: la insatisfacción con más de la mitad de sus trabajos conduce a la pérdida de la moral y el entusiasmo entre los trabajadores. Es natural que los empleados encontrar tiempo dedicado a aspectos interesantes de sus trabajos gratificantes. Por lo tanto, minimizar las tareas mundanas del proceso de procesamiento de facturas y aumentar el tiempo dedicado a los aspectos desafiantes e interesantes del trabajo de un empleado puede mejorar la satisfacción laboral y, por lo tanto, la retención de empleados.
• Aumento de responsabilidades: los retrasos causados ​​en el flujo de trabajo de procesamiento de facturas pueden dar lugar a facturas no procesables. Esto puede dar lugar a responsabilidades acumuladas a lo largo del tiempo, aumento de la presión en los períodos de auditoría e incumplimiento. Todo esto afecta el resultado final.
• Vulnerabilidad al fraude: Algunos fraudes que ocurren en el proceso de facturación incluyen fraudes de terceros, cobros laborales indebidos, pagos duplicados y otros errores internos. Los fraudes de facturas pueden manifestarse como un volumen de factura anormal, discrepancia entre el producto/servicio entregado y las especificaciones de la factura, discrepancias entre la orden de compra y la factura, y comportamiento dudoso de los empleados. Las tareas de procesamiento manual de facturas pueden ser aburridas y provocar letargo mental. Esto puede dar lugar a que se pasen por alto fraudes al comprobar las facturas en busca de errores y problemas de datos. Esto es especialmente cierto en tiempos de crisis. Por ejemplo, la pandemia de Covid-19 según se informa aumentó la incidencia del fraude de facturas en 2020. El fraude de facturas es difícil de detectar manualmente, especialmente cuando el volumen de negocios es alto.
• Procesamiento de facturas descentralizado: la ausencia de un flujo de trabajo de gestión de facturas coherente o cohesivo puede dar lugar a procesos fragmentados, lo que a su vez puede dificultar la visibilidad y la gobernanza centralizadas.
• Obstáculos para la ampliación: a medida que la empresa crece, el procesamiento manual de facturas se vuelve difícil de manejar. Por lo tanto, continuar aferrándose a lo que presumiblemente funciona para una configuración pequeña dificulta la expansión y el potencial de escala. ¡El objetivo final de cualquier negocio no es mantener el statu quo sino crecer!

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Procesamiento automatizado de facturas

La automatización del procesamiento de facturas ofrece una solución clara a la mayoría, si no a todos, los problemas asociados con este proceso manual. La advertencia de "si no todos" surge debido a la necesidad menor de intervención manual en algunas etapas. No obstante, la automatización de muchas de las tareas repetitivas del proceso puede ahorrar tiempo, ahorrar dinero, preservar la moral de los empleados y mantener buenas relaciones con los proveedores.

El enrutamiento de facturas completamente sin contacto (el procesamiento automático de facturas desde la recepción hasta el cierre, sin intervención manual) aún es raro. A encuesta llevado a cabo entre el personal involucrado en los procesos de AP muestra un apoyo abrumador para la automatización de la mayoría de las tareas manuales.

Algunas ventajas específicas de la automatización de algunas o la mayoría de las tareas del flujo de trabajo de procesamiento de facturas son:

• Coherencia de datos: las herramientas de procesamiento de facturas automatizadas a menudo incluyen herramientas de extracción de datos automatizadas que pueden extraer datos relevantes de las facturas y guardarlos en un formato estandarizado que ayudaría a las verificaciones y aprobaciones posteriores. Muchas herramientas de procesamiento de facturas vienen con módulos OCR incorporados que pueden extraer datos relevantes de las facturas. habilitado para IA herramientas de gestión de facturas como Nanonets pueden ser entrenados para extraer datos específicos de una variedad de formatos de facturas.
• Coincidencia tripartita más rápida: las comparaciones tripartitas automatizadas de la factura con la orden de compra y el recibo son más rápidas que las validaciones manuales, ya que todos los datos pertinentes a la transacción se almacenan digitalmente en el mismo lugar y se pueden comparar fácilmente de forma visual o mediante inteligencia artificial. software. Los flujos de trabajo de procesamiento de facturas automatizados se pueden integrar con bases de datos y otros sistemas de contabilidad para la comparación automática sin intervención humana.
• Aprobaciones optimizadas: el paso automático de la factura de una etapa a la siguiente y la configuración de recordatorios para la aprobación pueden evitar demoras en el procesamiento de la factura. La inclusión de contingencias y recordatorios en el flujo de trabajo puede eliminar los cuellos de botella. La integración de firmas electrónicas y formularios digitales puede permitir aprobaciones sobre la marcha de diferentes participantes del proceso para que la ausencia física de la oficina no retrase el proceso de aprobación.
• Transparencia del proceso: el acceso multinivel a los datos y el almacenamiento centralizado de datos pueden permitir la transparencia. La automatización del procesamiento de facturas también crea una pista de auditoría para seguir el progreso de la factura a lo largo de los puntos de control.
• Seguridad de los datos: la digitalización de los datos de las facturas puede evitar la pérdida de información comúnmente asociada con el traslado físico del documento para su validación y aprobación. La automatización también puede permitir la integración del flujo de trabajo de gestión de facturas con el de la empresa. sistema de gestión de documentos y otras herramientas de contabilidad con fines de auditoría y archivo. También ayuda con el cumplimiento normativo.
• Mejor inteligencia empresarial: la gestión automatizada de facturas puede facilitar el acceso y la evaluación de los datos de compra y los gastos, lo que permite un mejor análisis y una mejor toma de decisiones.
• Mantenimiento de las relaciones con los proveedores: la ausencia de demoras y la gestión organizada de las facturas da como resultado pagos oportunos, una mejor comunicación con los proveedores y, por lo tanto, relaciones productivas con los proveedores.
• Eliminación del fraude: la automatización de los flujos de trabajo de aprobación de facturas puede eliminar el fraude al colocar cheques en todo el flujo de trabajo y aumentar la visibilidad. Las irregularidades se pueden marcar automáticamente durante el partido de tres vías automatizado. Y la verificación de la firma electrónica puede prevenir fraudes internos/externos y pérdidas asociadas.

Procesos AP que se adaptan bien a la automatización

Algunos de los pasos de procesamiento de facturas que se beneficiarían de la automatización son:

• Recepción de facturas: dado que se reciben varios formatos de facturas de diferentes proveedores, la detección automática de los diversos campos relevantes en la factura ayudaría en la digitalización de la factura y una mejor gestión de los datos. Las herramientas de OCR son útiles aquí.
• Validación de facturas: es fácil configurar reglas para verificar la integridad y la integridad de los datos en las facturas. Completar los diversos campos personalizados en la base de datos de facturas puede ayudar a detectar información incompleta o faltante.
• Coincidencia triple: las facturas a menudo se emiten en respuesta a una orden de compra y, a menudo, se asocian con un recibo. Estos tres documentos estarían conectados por un número de orden de compra común. El cotejo automatizado de facturas, órdenes de compra y recibos acelerará el proceso de validación y moverá la factura al siguiente nivel sin demoras.
• Manejo de excepciones: las excepciones y los casos extremos no son infrecuentes en la gestión de facturas. Pueden surgir casos extremos debido a cambios de zona horaria, múltiples cargos recurrentes, ajustes de precios retrospectivos y meses de duración variable. Algunos programas, especialmente los que funcionan con IA, como Nanonets, pueden manejar estos casos extremos, mientras que otros requieren diferentes niveles de intervención humana.
• El proceso de aprobación: las facturas digitales se pueden mover a lo largo de la jerarquía de gestión automáticamente para su aprobación. La configuración de recordatorios también puede ayudar a acelerar el proceso de facturación.
• Pago: Los pagos digitales (transferencias bancarias, etc.) se pueden integrar en el software para permitir el pago automático al proveedor una vez que se hayan recibido todas las aprobaciones.
• Análisis: la automatización puede permitir la evaluación y el análisis de los patrones de gasto y las relaciones con los proveedores, lo que podría ayudar a corregir el rumbo y tomar decisiones comerciales productivas. Los sistemas basados ​​en IA permitirían mejores análisis con más capacitación con facturas.

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Nanonets para el procesamiento inteligente de facturas

Nanonets es un software basado en inteligencia artificial que se puede utilizar para automatizar y optimizar los pasos de procesamiento de facturas de su empresa.

Los datos se pueden capturar sin errores de una variedad de tipos de archivos de factura. El motor de IA de Nanonets se puede entrenar con facturas reales, sin necesidad de codificación, lo que lo hace personalizable para la empresa.  

También cuenta con algoritmos de última generación incorporados y una sólida infraestructura para aprobaciones de varios pasos. El software de procesamiento de facturas de Nanonets se puede integrar con otros sistemas, como la base de datos Mysql, QuickBooks o Salesforce, y es independiente de la plataforma. Es preciso y escalable, ahorra tiempo y dinero a su equipo de procesamiento de facturas de cuentas por pagar y mejora la productividad.

Lo que aprendiste

La automatización del procesamiento de facturas agiliza el proceso de compra, mejora la transparencia de la ruta de facturación, ahorra tiempo y dinero, aumenta la productividad de los empleados y mejora las relaciones con los proveedores. La automatización del flujo de facturas permite a los empleados humanos concentrarse en actividades menos mundanas y de mayor valor, como la planificación y la elaboración de estrategias. Estos pueden, a su vez, conducir a una mayor eficiencia y rentabilidad general del negocio.