Estimado señor/señora: Si su bandeja de entrada es como la mía, estará llena de correos electrónicos que suenan como una carta de amor del siglo XIX o un mensaje de texto de un adolescente.
Para ser justos, esto no es culpa de nadie. Como sociedad, simplemente no enseñamos etiqueta de correo electrónico o volver a capacitar a los profesionales a medida que cambian los estándares. Si tuvo la suerte de tomar una clase de redacción comercial, probablemente haya aprendido los saludos (“Estimado señor/señora”, “A quien corresponda”, “Cordialmente”, etc.) y cómo dar formato a una carta de presentación y escribir un documento formal. queja.
¿Pero en cuanto a los correos electrónicos cotidianos? Estás solo, hasta ahora.
He recopilado los principales errores que comete la gente en los correos electrónicos comerciales con 14 ejemplos de correos electrónicos no profesionales de los que puede aprender.
14 ejemplos de correos electrónicos no profesionales
¿Se pregunta si envió un correo electrónico poco profesional o si su compañero de trabajo estuvo fuera de lugar? Desplácese por estos ejemplos de correos electrónicos no profesionales para ver la etiqueta de correo electrónico aceptable e inaceptable actual.
1. Cambiar el nombre o el género de alguien
Hola Brandy,
¿Podría agregar esto a la agenda de nuestra reunión del lunes?
Gracias,
Gil
Maddy, Maggie, Molly... lo he oído todo. Tuve un jefe que me llamó Brandy durante tres meses enteros. No me llamo Amanda, por lo que un correo electrónico con ese saludo es un claro indicio de que esa persona no me conoce.
Es importante aprender el nombre de alguien y sus pronombres preferidos. Masacrar el nombre de alguien es la forma número uno de matar su mensaje incluso antes de leerlo.
Qué hacer en cambio: Vuelva a verificar la ortografía del nombre de alguien antes de presionar enviar y no haga suposiciones sobre el género. Si te das cuenta de que cometiste un error, ¡discúlpate! Es posible que haya perdido su oportunidad en un escenario de correo electrónico frío, pero con sus compañeros de trabajo o clientes, reconozca el error y siga adelante.
2. Falta de saludo o firma
¿Alguien puede hacer un seguimiento de esto por mí?
La comunicación por correo electrónico se ha vuelto menos formal, pero aún es necesario un saludo y una despedida. Esto es especialmente cierto para un correo electrónico nuevo pero también para las respuestas. Muchas personas no tienen una firma de correo electrónico de respuesta, por lo que los correos electrónicos en un hilo de grupo pueden resultar confusos cuando un correo electrónico no está atribuido.
Qué hacer en cambio: configure una firma de correo electrónico para los correos electrónicos nuevos y una más corta para las respuestas. Utilice "Hola [Nombre]" o "Estimado [Nombre]" para abrir un correo electrónico y una firma con al menos su nombre en la parte inferior. no necesitas una despedida inteligente para correos electrónicos, pero puedes elegir uno si te conviene.
3. Gramática y ortografía desordenadas
Hola
Me estoy comunicando para preguntar sobre un proyecto. Necesitamos urgentemente un escritor para un próximo proyecto de sitio web. Es para un cliente de la industria automotriz. Avíseme si es un buen día para conectarse y discutir más.
Los mejores deseos,
Todd
Como escritor y estudiante de inglés, aprecio la buena gramática, pero me doy cuenta de que no es el punto fuerte de todos (ni el inglés es el idioma nativo de todos). Si bien la mayoría de la gente pasa por alto un error tipográfico, aun así no deja una buena impresión. Cuando tiene varios errores tipográficos o el lector no puede entender su mensaje, se encuentra con problemas graves.
Qué hacer en cambio: revise sus correos electrónicos usted mismo y utilice herramientas como Gramaticalmente para Chrome para atrapar cualquier cosa que te pierdas.
4. Correos electrónicos malos y fríos
Hola,
No has respondido a los intentos de comunicarnos contigo, así que estoy visitando tu bandeja de entrada nuevamente.
¿Estás buscando un crecimiento MASIVO?
Su sitio web se ve bien pero tiene algunos errores graves en el código que dificultan su búsqueda en Google. Si desea hacer crecer su negocio en lugar de dejarlo en un agujero de Internet, ¡no busque más!
A continuación le envío un informe en el que encontrará una lista de los errores más importantes en el código del sitio web, tras cuya corrección su sitio web será reindexado en Google y alcanzará posiciones significativamente más altas en el motor de búsqueda en un poco tiempo.
Brock
El seguimiento de los clientes potenciales es una parte clave de las ventas, pero existe una forma correcta e incorrecta de hacerlo. El mejores correos electrónicos fríos son personalizados, breves y van al grano. Enviar correos electrónicos de seguimiento implacables que avergüencen al destinatario y no agreguen ninguna información o valor nuevo es una receta segura para el fracaso.
Qué hacer en cambio: Sea agradable y educado. Demuestre que ha investigado a la persona y su negocio y finalice con un llamado a la acción claro.
5. Seguimientos groseros
Hola melanie
¿Viste mi último correo electrónico?
Karen
Ya sea que le escribas a un compañero de trabajo o a un cliente, ten cuidado con las respuestas pasivas-agresivas o directamente groseras. No hay nada peor que recibir un correo electrónico a las 4 p. m. un viernes y tener una nota como esta esperando en su bandeja de entrada el lunes por la mañana. Es aún peor si esta persona copia de manera pasiva-agresiva a su jefe en la nota.
Qué hacer en cambio: Espere una cantidad de tiempo adecuada (1 a 2 días hábiles) antes de realizar un seguimiento cortés para realizar el check-in. Si necesita una respuesta antes de una fecha límite específica, recuérdeles el motivo. Si se trata de una verdadera crisis, utilice un método de comunicación alternativo como Slack, una llamada telefónica o acercarse a su oficina.
6. Ser demasiado amigable o informal
¡Hey hermano!
¿Cómo patea? ¡Espero que hayas pasado la semana! 🤪
comprobando si necesita ayuda con el informe. Si ya has empezado, ¡salsa increíble! 🌮 ¡LMK si necesitas que te aporte algunas ideas!
sTe veo por ahí
Kyle
Ningún correo electrónico dirigido a un cliente, jefe o extraño debería parecerse al anterior. Para mantener los correos electrónicos profesionales, mantenga la jerga, los emojis y la falta de puntuación en los mensajes de texto. Existe cierta flexibilidad para los hilos de correo electrónico con compañeros de trabajo cercanos, pero manténgalo limitado y use el sentido común.
Qué hacer en cambio: Escribe en oraciones completas. La jerga puede ser excluyente cuando la gente no la conoce, así que apégate al lenguaje sencillo. Una vez que conoces muy bien a alguien, puedes relajarte un poco.
7. Ser demasiado formal
Querida señora,
Confío en que este mensaje te encuentre bien. Mi nombre es Jerome y represento a XYZ, un proveedor líder de soluciones de videoconferencia.
Esta plataforma cuenta con la confianza de empresas Fortune 500 y está diseñada con los más altos estándares de excelencia. Nuestras funciones, que incluyen audio HD y uso compartido de pantalla, le permiten facilitar reuniones remotas y hacer crecer su negocio con facilidad.
Sería un honor para mí programar una breve videollamada lo antes posible para ofrecerle una demostración personalizada del software y analizar sus necesidades. ¿Podrías informarme de tu disponibilidad la próxima semana?
Saludos Cordiales,
Jerónimo
En el otro extremo, existe algo así como ser demasiado profesional. Los correos electrónicos demasiado formales pueden parecer rígidos, impersonales y fuera de contacto. No es necesario utilizar el modo formal Sr./Sra. ya no hay designaciones: un nombre servirá a menos que alguien tenga un título especial. Si bien algunas situaciones o industrias pueden requerir más formalidad que otras, generalmente es difícil establecer una conexión con alguien cuando se escribe en este estilo.
Qué hacer en su lugar: Escriba oraciones completas y siga la etiqueta del correo electrónico, pero reduzca las frases formales y con demasiadas palabras en favor de frases cotidianas más precisas que comuniquen el mismo mensaje. Puedes mostrar respeto sin ser arcaico.
8. Líneas de asunto incorrectas
Asunto: hola?
La mayoría de las líneas de asunto incorrectas son vagas (hola, regístrese, ¿podemos chatear?) o spam. Palabras clave como "gratis", "gane dinero en efectivo" o "sin compromiso" pueden activar los filtros de correo electrónico y enviar su correo electrónico a la papelera, ya que parecen correos electrónicos de phishing.
¿La peor línea de asunto? No poner ninguno en absoluto.
Qué hacer en cambio: Haga que su línea de asunto sea descriptiva pero breve (menos de 50 caracteres). El lector debe tener una idea de de qué se trata el correo electrónico antes de abrirlo. Usar palabras de la energía para aumentar la posibilidad de que alguien lo abra.
9. Ambigüedad/Sin llamado a la acción
Hola a todos,
Esos son algunos pensamientos y sugerencias geniales. Me gusta a donde está yendo esto. ¡Pongamos en marcha estas ideas!
Clarisse
Todos hemos estado en hilos de correo electrónico grupales donde la gente comparte ideas, otros responden con entusiasmo y luego no pasa nada. ¿Te suena esto familiar? La ambigüedad no es profesional porque deja a la otra persona sin tener claro lo que sucederá a continuación.
Qué hacer en cambio: finalice cada correo electrónico profesional con una llamada a la acción específica. Indique claramente qué responsabilidad planea asumir, proporcione un cronograma y luego enumere los pasos de acción adicionales para delegar.
10. Detalles faltantes
Hola a todos,
Lo siento, ¡olvidé incluir el powerpoint! Aquí lo tienes. Algunos de ustedes preguntaron dónde se llevará a cabo el almuerzo y el aprendizaje el viernes, y será en el Sky Room.
Gracias de nuevo,
Melissa
No hay nada más vergonzoso que enviar un correo electrónico importante y olvidar un detalle importante como un archivo adjunto o una fecha. Si responde a un correo electrónico con varias preguntas, es fácil responder y responder una pregunta mientras se olvida la otra. Si bien nos sucede a todos (¡yo he pasado por eso!), usted puede reducir las posibilidades de que esto suceda.
Qué hacer en cambio: Tómate tu tiempo para escribir y revisa tus correos electrónicos. Si estás respondiendo a un correo electrónico, revisa el original para asegurarte de haber respondido todo. Si es un correo electrónico masivo, pídele a otra persona que lo revise para asegurarte de que no falta nada y que todo tiene sentido.
11. Usar Responder a todos incorrectamente
¿Pueden todos dejar de responder a todos? Gracias
Todos hemos escuchado historias de terror. La mayoría de los contratiempos al responder a todos son accidentales: o alguien envía un mensaje a una audiencia mucho mayor de la que pretendía, o envía un mensaje privado a un grupo presionando "responder a todos".
Qué hacer en cambio: si necesita enviar una respuesta individualizada a un hilo, consulte la lista de destinatarios o considere iniciar un nuevo correo electrónico. Si recibe un mensaje accidental de respuesta a todos, no empeore las cosas respondiendo a todos. Póngase en contacto con el remitente individualmente para resolver el problema.
12. Correos electrónicos divagadores
¡Hola!
¿Cómo os ha ido la semana? No puedo creer que estemos teniendo otra semana bajo cero. Intenté sacar a mis perros a pasear ayer, pero solo llegamos unas pocas cuadras antes de que ambos temblaran y tuviéramos que regresar. Ya estoy lista para el verano.
La semana que viene, iré a la oficina el martes (no puedo perderme el martes de tacos, ¿verdad?). ¡Estoy desafiando el viaje durante un par de días desde que tenemos nuestra reunión general! ¿Te animarías a tomar una taza de café? Me encantaría ponerme al día y escuchar las novedades de su departamento.
Jackie
Es bueno establecer una buena relación con compañeros de trabajo y contactos comerciales, pero los correos electrónicos largos y confusos simplemente no son efectivos. Si es un correo electrónico frío, el lector no llegará al segundo párrafo. En el contexto laboral, es posible que sus compañeros de trabajo no tengan el tiempo o la energía para contar largas anécdotas personales y responder de la misma manera.
Qué hacer en cambio: Respete el tiempo de la persona y recorte el correo electrónico a los detalles más importantes. Limite cualquier pequeña charla a una línea. Si tiene mucho que decir, guárdelo para una reunión o una conversación real.
13. Chismes y quejas
Vaya. ¿Puedes creer lo que acaba de pasar en la reunión? Parecía que iba a reventar un vaso sanguíneo después de ese comentario.
Tina
"Nunca escribas algo que no quieras que otra persona lea". Recibí este consejo en la escuela secundaria y, aunque no creo que se aplique universalmente, ciertamente se aplica al correo electrónico del trabajo. Los chismes, las quejas o las burlas de alguien no tienen cabida en el correo electrónico profesional.
Qué hacer en cambio: Si tiene una queja legítima sobre alguien, esto es lo que debe hacer. Habla con la persona directamente o con tu jefe o director de recursos humanos.
Después del hecho, documente la conversación en algunos puntos en un correo electrónico. "Hola, recapitulando nuestra conversación de hoy..." De esa manera, tendrá un registro de los problemas de desempeño o archivos de personal si es necesario.
¿Necesita simplemente desahogarse sobre un compañero de trabajo difícil? Guárdalo para la hora feliz.
14. No reconocer o agradecer a alguien
Hola Matt,
Me alegra que esté marcado. Continuando, ¿podemos programar una llamada de estrategia del segundo trimestre para la próxima semana?
Jonathan
Cuando alguien ha completado un trabajo para usted o le ha hecho un favor, es de mala educación no reconocer sus contribuciones. O peor aún: atribuirse el mérito del trabajo de otra persona.
Qué hacer en cambio: Cuando finalices un proyecto o simplemente recibas algo que alguien haya enviado, agradece a cada persona por su trabajo y contribuciones. Un poco de gratitud y reconocimiento frente a sus compañeros será de gran ayuda.
Los correos electrónicos profesionales importan
Ya sea que envíe un correo electrónico a su jefe, a un compañero de trabajo, a un cliente o a un cliente potencial, el profesionalismo es importante porque sus correos electrónicos lo representan a usted y a su empresa. Asegúrese siempre de volver a leer sus correos electrónicos para verificar cosas como el nombre del destinatario, los errores tipográficos, el tono y que haya incluido toda la información necesaria y los archivos adjuntos.
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