Una cosa que es cierta para los bufetes de abogados es una sala llena de papeles. Los procedimientos legales implican una gran cantidad de documentos. Mientras trabajan con muchos documentos, los abogados y las empresas pierden un tiempo valioso localizando, procesando y almacenando estos documentos. Pero hay una mejor manera de gestionar los documentos legales.

Usando un sistema de gestión de documentos legales, las firmas de abogados y las agencias públicas pueden administrar sus documentos legales fácilmente mientras tienen acceso a toda la base de datos con solo hacer clic en un botón. Los DMS legales han ganado terreno debido a los beneficios que ofrecen a las firmas legales al agilizar la creación, administración, procesamiento y almacenamiento de documentos de manera eficiente.

Lo legal software de gestión de documentos Se proyecta que el mercado crezca a una CAGR de 9.5% de 2022 a 2030. El crecimiento del mercado se puede atribuir a la creciente demanda de software de gestión de documentos legales basado en la nube y la creciente necesidad de las organizaciones de cumplimiento y gestión de riesgos. Se espera que América del Norte represente la mayor cuota de mercado de software de gestión de documentos legales en 2022, seguida de Europa y Asia Pacífico.

Veamos los beneficios de usar un sistema de gestión de documentos legales y los 10 mejores sistemas de gestión de documentos legales del mercado.

¿Qué es un software de gestión de documentos legales?

Un sistema de gestión de documentos legales es como una base de datos que ayuda a las firmas de abogados a organizar todos sus documentos y tiene la funcionalidad para organizar el acceso y buscarlos.

El software para la gestión de documentos legales tiene estas características además de otras para cumplir con los requisitos legales de diversas industrias. La mayoría de las veces, la administración de documentos cumple con los requisitos de los despachos de abogados que deben administrar volúmenes considerables de documentos mixtos en papel y digitales en varios formatos y mantener un sistema de archivos con muchas posibilidades de búsqueda con garantías de privacidad cruciales.

Suele ser un sistema basado en la nube que permite un almacenamiento suficiente y un acceso eficiente. Su objetivo es aumentar la eficiencia en los bufetes de abogados al facilitar la búsqueda, edición, acceso y uso compartido de documentos.

¿Por qué un software de gestión de documentos legales?

Los bufetes de abogados tienen muchos documentos para múltiples clientes.

• Casi el 90 % de los abogados dicen que tienen serios problemas para encontrar contratos presentados y el 40 % dice que sus oficinas no tienen un procedimiento sencillo para presentar contratos.
• 90% de los profesionales tienen dificultades para localizar contratos. Este desafío se ve agravado por el hecho de que el 49% de las empresas carecen de un proceso definido para almacenar estos documentos.
• Más de 50% del tiempo trabajado en el trabajo se dedica a producir y mantener documentos para expertos altamente calificados, como abogados y miembros del personal de bufetes de abogados.

Si existe un sistema central para administrar el papeleo, permitirá un funcionamiento eficiente. En lugar de buscar archivos en papel o digitales en varios archivos y silos, permitirá a los usuarios concentrarse en sus tareas.

¿Cuáles son las características comunes del software de gestión de documentos legales?

Algunas de las características que debe tener el software de gestión de documentos legales son las siguientes.

Almacenamiento de documento

El principal problema que una plataforma de gestión de documentos legales pretende resolver es el almacenamiento de documentos: tener espacio ilimitado para todos los documentos es imprescindible. El sistema debe tener provisiones para almacenar todos los datos de archivos de texto, grabaciones de audio, clips de video e imágenes. Debería permitir un archivo de documentos eficiente para almacenar documentos legales en un almacenamiento seguro en la nube.

Seguridad y cumplimiento

Las funciones de seguridad como la protección con contraseña, la gestión de permisos y la autenticación multifactor son necesarias, al igual que el cumplimiento de diversas normativas, ya que los bufetes de abogados tratan con datos confidenciales.

Gestión de correo electrónico

Esto tampoco es una de las necesidades, pero ayuda mucho si está presente. Tener un sistema centralizado que pueda administrar todos sus documentos y correos electrónicos ayuda a reducir la fricción y ahorrar el tiempo perdido entre las idas y venidas, lo cual se logra cuando estos dos se administran en un software diferente. Busque un software de administración de documentos legales con capacidades de análisis de correo electrónico para extraer información de los correos electrónicos sobre la marcha.

Capacidades de integración

Esto será especialmente útil para las firmas legales que ya usan varias herramientas para administrar diferentes procesos y desean continuar usando sus datos. Un software de gestión de documentos legales que ofrece una integración perfecta con varias aplicaciones permitirá un flujo fluido de información.

Flujos de trabajo de documentos

Los requisitos de administración para su empresa pueden incluir el etiquetado de documentos, la edición, la modificación de roles y permisos para documentos, el movimiento de un documento entre carpetas, la creación de nuevos documentos y la actualización de documentos.

Por lo tanto, si el software proporciona automatización del flujo de trabajo, muchas de estas tareas se pueden automatizar.

Reconocimiento óptico de caracteres

La mayoría de las empresas de abogados todavía trabajan con muchos documentos en papel. Las oficinas legales requieren una solución de indexación de documentos y escaneo automatizado para administrar la información contenida en estos documentos de manera efectiva. El software con tecnología OCR puede ayudar a resolver este problema de manera efectiva.

Buscar palabra clave

Dado que hay una gran cantidad de datos en varios archivos, la búsqueda de un punto de datos en particular a menudo se convierte en una tarea monumental. La presencia de búsqueda avanzada permite a los usuarios utilizar múltiples técnicas al buscar y hace que la recuperación de documentos sea más rápida.

Automatización de aprobación

Los documentos legales deben aprobarse antes de enviarse a los clientes. Asegúrese de que su sistema de gestión de documentos legales tenga flujos de trabajo de aprobación o le permita crear uno.

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#1. nanoredes

Nanonets es un software de gestión de documentos basado en IA con potente OCR incorporado, flujos de trabajo sin código y almacenamiento seguro.

Nanonets puede automatizar todos los procesos de documentos, como la captura de documentos, la extracción de datos, la verificación de documentos, la búsqueda de documentos, el archivo de documentos y más. Puede controlar sus documentos con acceso basado en funciones y opciones de alojamiento flexibles.

Las nanoredes pueden gestionar tipos de documentos semiestructurados y desconocidos mientras evolucionan gracias a la inteligencia cognitiva impulsada por la IA. Puede permitir el archivado ordenado de datos y la capacidad de búsqueda directa cuando se incorpora a un sistema de gestión de documentos más amplio. Esto puede ahorrarle al profesional legal una gran cantidad de tiempo y trabajo.

Ideal para Gestión de documentos, procesamiento por lotes y gestión de contratos

Precios: $499/mes

Prueba gratis: Sí, también tiene versión gratuita.

Para Agencias y Operadores

• Extraiga automáticamente datos de documentos, correos electrónicos e imágenes.
• Flujos de trabajo sin código para automatizar la carga, el control de versiones, la clasificación y el almacenamiento de documentos
• Se integra con más de 5000 software
• Sistema de gestión de documentos sin código
• Acceso basado en roles para mayor seguridad
• Opciones en la nube y on-remise
• Cumple con SOC2
• Soporte 24 × 7
• Gestor de clientes dedicado

Desventajas

• Sin opciones de generación de documentos

#2. Mi caso

MyCase es un software de administración de casos que ofrece capacitación fácilmente disponible, atención al cliente comprometida y actualizaciones continuas de productos. Permite a los usuarios almacenar toda la información y el papeleo de su caso en un solo lugar.

Tiene un sólido conjunto de funciones, desde actualizaciones en tiempo real, mensajes de texto, uso compartido de documentos y gestión de tareas hasta seguimiento del tiempo, creación de facturas y cobro de pagos. También ofrecen el portal de clientes MyCase para organizar las interacciones con los clientes y compartir datos de forma segura.

Ideal para: Seguimiento del tiempo, gestión de tareas

Precios: A partir de 49$/mes/usuario

Pase gratuito: Sí

Para Agencias y Operadores

• Compatibilidad de plataforma
• Flujos de trabajo automatizados
• Estructura de precios asequibles
• Interfaz intuitiva

Desventajas

• Conjunto de características limitadas
• Capacidades de integración limitadas
• La función de correo electrónico se puede mejorar

#3. Cierre de carpetas

Closing Folders es un software de gestión de documentos legales. Su objetivo principal es permitir a los usuarios cerrar casos y realizar un seguimiento de los documentos a lo largo de su ciclo de vida. Es una plataforma centralizada que ayuda a administrar y colaborar en varios aspectos de las transacciones legales. Tiene un conjunto diverso de funciones que consta de herramientas como control de versiones, administrador de programación, firma en línea y muchas más. para organizar documentos, agilizar el flujo de trabajo y mejorar el cumplimiento.

Ideal para gestión de contratos, acceso y control de permisos

Precios: no revelados

Para Agencias y Operadores

• Integración con DocuSign
• Importación fácil
• Habilidad para manejar Grandes Transacciones

Desventajas

• Sin integración con otros DMS
• Formato de texto limitado

#4. Calle del proceso

Process Street es una plataforma de gestión de procesos. Su principal objetivo es facilitar la colaboración eficaz en equipo. Ayuda a los equipos a compartir sus procedimientos fundamentales y convertirlos en flujos de trabajo efectivos sin código.

Ofrece una amplia gama de funcionalidades, incluida la incorporación de empleados para preparar a los nuevos empleados para el éxito y el establecimiento de flujos de trabajo, incluida la incorporación de empleados y clientes y la selección de inquilinos. Process Street ofrece una prueba gratuita para los usuarios que deseen probar la plataforma.

Pase gratuito: Sí, también tiene una versión gratuita

Precios: Desde 25$/mes/por usuario

Ideal para: Gestión de procesos a través de flujos de trabajo

Para Agencias y Operadores

• Flujos de trabajo fáciles de construir
• Seguimiento eficiente de tareas

Desventajas

• La curva de aprendizaje inicial es empinada

¡Extraiga datos de contratos, avisos legales, facturas, documentos de identidad o cualquier documento legal en piloto automático! Comienza tu prueba gratuita or agenda una llamada con nosotros.

#5. LexTrabajoLugar

LexWorkPlace es un software de gestión de correo electrónico y documentos basado en la nube. Permite a los usuarios administrar documentos y correo electrónico y mejora la colaboración. LexWorkPlace se puede usar para equipos que pueden hacer muchas cosas, como administrar flujos de trabajo, delegar tareas a los miembros del equipo, monitorear el tiempo y el pago y almacenar datos.

Algunas de las funciones que ofrece LexWorkplace son la búsqueda de texto completo, la gestión de versiones de documentos, el etiquetado y la creación de perfiles de documentos, la gestión de permisos y acceso y el cifrado de datos de extremo a extremo.

Precios: $395/mes (3 usuarios)

Prueba gratis: No

Ideal para: Clasificación, archivo y retención de documentos

Para Agencias y Operadores

• Control de versiones
• Sin tiempo de inactividad

Desventajas

• Incapacidad para guardar correos electrónicos

#6. clio

Clio es un software de administración de práctica legal que se enfoca en permitir la ejecución, organización y colaboración eficientes en casos. Los usuarios pueden usarlo para editar, almacenar y organizar documentos de forma segura en la nube. La gestión de casos y documentos, la programación, la contabilidad, el seguimiento del tiempo, la gestión de tareas y la facturación son algunas de sus características principales. Además, Clio incluye una aplicación móvil que permite a los usuarios revisar, compartir o cargar documentos, actualizar estados de casos y conectarse con clientes y miembros del equipo.

Precios: A partir de $39/mes/usuario

Prueba gratis: Sí

Ideal para: Seguimiento de clientes potenciales y gestión de casos

Para Agencias y Operadores

• Gestión integral de clientes potenciales y casos
• Fácil integración

Desventajas

• Ofertas separadas (crecer y administrar)
• Sin plantillas preestablecidas

#7 Doctor Lógico

LogicalDOC CE es un software gratuito empaquetado con una base de datos de código abierto.

Aunque es compatible con todos los DBMS populares, los desarrolladores aún recomiendan MySQL para su uso en sistemas de producción. LogicalDoc permite que los usuarios y las organizaciones organicen, indexen, recuperen, controlen y distribuyan de manera segura y confiable documentos comerciales cruciales, centrándose en la automatización de procesos comerciales y la recuperación rápida de contenido. Además, admite la importación automática desde archivos compartidos y la integración con Microsoft Office y Outlook.

Precios: Bajo pedido

Prueba gratis: Sí, también tiene Versión Gratuita

Ideal para: Indexación y Recuperación Rápida de Documentos

Para Agencias y Operadores

• Fácil uso
• Complementos de código abierto para mejorar la funcionalidad

Desventajas

• La personalización requiere conocimientos de programación
• Dificultad para crear archivos de copia de seguridad

#8. efilegabinete

Efile cabinet es un software de gestión de documentos que permite a los usuarios gestionar documentos, crear flujos de trabajo y personalizar procesos para satisfacer sus necesidades. Con características como búsqueda de texto avanzada, uso compartido seguro, firmas electrónicas, tiene como objetivo ayudar a las organizaciones a crear, administrar y compartir documentos de manera eficiente, y cuidar el cumplimiento. También tiene la opción de una aplicación móvil para los usuarios.

Precios: $699/año/usuario

Prueba gratis: Sí

Ideal para: Administración de Contenidos

Para Agencias y Operadores

• Fácil de usar, Accesibilidad
• Arrastrar y soltar

Desventajas

• Funcionalidad de búsqueda compleja
• Integración limitada

#9. punto compartido

SharePoint es una plataforma basada en web para la colaboración que se integra a la perfección con Microsoft Office. Aunque la función principal de SharePoint es como un sistema de gestión y almacenamiento de documentos, la forma en que cada empresa lo utiliza variará enormemente. Los grupos pueden crear un área central protegida por contraseña para compartir documentos con esta herramienta.

Se puede acceder a sus características a través de aplicaciones web y una interfaz de usuario (UI) web. Ofrece varias funciones en todo el espectro, como nombres de archivo ampliados, compatibilidad con archivos grandes, administración de derechos de información, uso compartido de carpetas y accesibilidad a la biblioteca de documentos.

Precios: Está disponible como parte de Microsoft Office 365 Suite

Prueba gratis: Tiene versión gratuita

Ideal para: Colaboración

Para Agencias y Operadores

• Compartir y Colaborar
• sincronización de datos
• Uso de múltiples dispositivos

Desventajas

• Difícil de navegar
• Curva de aprendizaje empinada

#10. imagen

Imanage es un completo sistema de gestión de contenido que crea y colabora documentos de forma segura. También proporcionan un ecosistema de socios e integraciones como Google Workspace. Con funciones como la gestión de correo electrónico, la búsqueda contextual basada en IA y el cifrado, tiene como objetivo ayudar a las organizaciones en la gestión eficiente del conocimiento.

Precios: Bajo pedido

Prueba gratis: No

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Comparación de los principales sistemas de gestión de documentos legales

Nanonets: el mejor software de gestión de documentos legales

Nanonets es un sistema de gestión de documentos extremadamente fácil de usar con gestión de flujo de trabajo sin código, el mejor software OCR de su clase y almacenamiento en la nube fiable y seguro. Puede configurar Nanonets en un día, utilizarlos sin escribir una sola línea de código y automatizar todos los procesos manuales en cuestión de minutos.

Nanonets ofrece:

Aparte de estos, aquí hay tres razones por las que Nanonets es una excelente opción para un sistema de gestión de documentos legales:

• Automatización del flujo de trabajo: Automatice los correos electrónicos, la captura de documentos, la búsqueda de PDF, haga coincidir documentos legales y más con flujos de trabajo simples sin código.
• Gestión de documentos - Encuentre cada referencia, contrato o acuerdo con una sola palabra. Puede usar Nanonets para buscar documentos, anotación de documentos, digitalización, almacenamiento y más.
• Excelente atención al cliente – Nuestro equipo está listo para ayudarlo durante su viaje. Nanonets brinda soporte 24×7, asistencia técnica y sesiones de capacitación gratuitas para todos nuestros clientes.

Nanonets ofrece una plataforma repleta de funciones para automatizar todo, desde procesos financieros complejos hasta la entrada de datos de rutina. Con integraciones perfectas, una plataforma sin código y automatización del flujo de trabajo, Nanonets es perfecto para los bufetes de abogados que buscan eliminar los procesos manuales.

¿Cómo seleccionar el mejor software de gestión de documentos legales?

Al seleccionar un sistema de gestión de documentos legales, estas son las cosas que deben tenerse en cuenta.

Identificando sus necesidades

Antes de embarcarse en su viaje de preselección de software posible, revise los sistemas y procesos actuales para identificar las brechas clave que el software lo ayudará a resolver. Una vez identificados, haga una lista completa que pueda usarse como referencia.

Tres factores clave que debe tener en cuenta son

Seguridad y cumplimiento

Con respecto a los bufetes de abogados, la seguridad es de suma importancia ya que transportan una gran cantidad de datos confidenciales y sensibles de sus clientes. La privacidad y la seguridad de los datos son imprescindibles para los clientes corporativos y personales. Incluso una violación de datos menor puede tener consecuencias desastrosas. Por lo tanto, la seguridad de nivel empresarial es imprescindible para los sistemas de documentos legales para proteger los datos de piratas informáticos, phishers y otros ataques cibernéticos. Por lo tanto, al elegir un software de documentos, se deben verificar sus características de encriptación y cumplimiento.

Facilidad de acceso

El trabajo en un despacho de abogados implica mucha colaboración. Pueden estar involucradas varias partes y los documentos pueden cambiar de manos a lo largo del proceso. Por lo tanto, en tales casos, se vuelve muy importante garantizar que se pueda acceder a los documentos desde la base de datos de manera rápida y eficiente. Ofrece una gran libertad y flexibilidad, ya que los equipos pueden atender a los clientes en cualquier momento y en cualquier lugar. Esto también contribuye en gran medida a aumentar la productividad y la eficiencia general.

Uso compartido seguro

Debe haber diferentes niveles de permiso/acceso o mecanismos de aprobación para garantizar la seguridad. Los documentos deben cifrarse para que el intercambio y la colaboración se puedan realizar de forma segura. Algunos programas también tienen provisiones para establecer contraseñas o enlaces seguros para compartir.

Investigación

El siguiente paso es preseleccionar varios programas que se adapten a sus necesidades. Puede consultar a las personas que ya usan ese software y buscar reseñas en portales como G2 y Capterra. Una vez que se haya centrado en algunos de ellos, realice un análisis en profundidad de ellos a través de demostraciones de productos, pruebas, etc.

Si trabajas con contratos y avisos legales, echa un vistazo a Nanonets. Administre documentos fácilmente con la automatización del flujo de trabajo sin código. Comienza tu prueba gratuita or agenda una llamada con nosotros.

Con flujos de trabajo automatizados, gestión de tareas, seguimiento del tiempo, gestión de firmas, colaboración y uso compartido seguro, el software de gestión de documentos legales puede contribuir en gran medida a poner en orden las actividades de su bufete de abogados y aumentar la eficiencia en el proceso.

Por lo tanto, con el tiempo, la adopción del software de administración de documentos legales solo aumentará a medida que más y más empresas se den cuenta de su valor.

Con una plétora de opciones disponibles en el mercado, asegúrese de seleccionar la que mejor se adapte a sus necesidades y presupuesto.

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• Fuente: https://nanonets.com/blog/best-legal-document-management-software/