Xero es un software de contabilidad SaaS basado en la nube para clientes de pequeñas empresas ubicados en muchos países. La empresa Xero, fundada en 2006, tiene su sede en Nueva Zelanda. El software de Xero maneja las cuentas por pagar como un sistema tradicional que requiere el ingreso manual de datos. Para la automatización de cuentas por pagar de Xero, los clientes de Xero integran software de automatización de AP de terceros. 

Cómo administrar AP en Xero

Administrar cuentas por pagar (AP) en Xero realizando estos procesos necesarios:

• Reciba una factura de proveedor u otra factura por correo electrónico al sistema de contabilidad Xero o escaneando  
• Aprobar la factura
• Pago programado
• Xero agrega factura/factura a cuentas por pagar
• Pago realizado
• Factura/factura marcada como pagada

Pero tenga en cuenta que estos pasos que se pueden realizar en Xero no cubren muchas tareas manuales. Por ejemplo, los empleados del departamento de cuentas por pagar necesitan determinar visualmente que facturas son correctos a través de procesos de verificación manual y obtención de aprobaciones. 

Estos procesos de verificación de precisión incluyen la concordancia triple (o concordancia bidireccional) de la factura con la orden de compra (PO) y un informe de recepción, si corresponde, para la recepción de mercancías. 

El personal de AP debe determinar qué administrador(es) presupuestario(s) designado(s) debe(n) aprobar la factura, de acuerdo con la política de gastos de la empresa. Luego, las cuentas por pagar envían los documentos coincidentes (a menudo en papel) al aprobador correcto y hacen un seguimiento con los aprobadores cuando su aprobación no es oportuna. 

Las cuentas por pagar pagan las facturas en un lote. Quizás las cuentas por pagar todavía utilicen cheques en papel de la vieja escuela. Al utilizar cheques en papel, se requieren estos pasos manuales: 

• Hacer que el director financiero o el contralor apruebe la ejecución de la verificación 
• Obtener firmas de cheques autorizados 
• Imprimir cheques en papel 
• Separar y archivar una copia de cheque con las copias del documento de factura coincidente.
• Rellenar y enviar sobres con los cheques y los avisos de pago adjuntos.
• Responder a llamadas entrantes de proveedores o correos electrónicos solicitando el estado de pago actual.

Flujos de trabajo de cuentas por pagar de Xero

Las siguientes descripciones se relacionan con los flujos de trabajo de cuentas por pagar de Xero para realizar procesos de cuentas por pagar en el software principal de cuentas por pagar de Xero. 

Capture e ingrese facturas/facturas de proveedores

Los usuarios de los planes de la edición Business de Xero, que incluyen planes de precios SaaS temprano, en crecimiento y establecido, reciben el Hubdoc incorporado característica que captura facturas y recibos en Xero. Hubdoc es un socio de Xero para la captura de datos OCR que extrae datos de documentos y crea transacciones en Xero. La dirección de correo electrónico de facturas de Xero se muestra en cualquier pestaña de estado en la página de descripción general de Compras. 

Para capturar facturas y facturas de proveedores en Xero utilizando la función Hubdoc, la factura debe ser un archivo adjunto de correo electrónico en lugar de estar incrustada en el propio correo electrónico. Para este proceso de captura de correo electrónico, reenviará las facturas recibidas de cualquier proveedor a su dirección de correo electrónico de facturas de Xero. 

La mayoría de los formatos de documentos e imágenes funcionan cuando facturas por correo electrónico a la dirección de correo electrónico única de su organización Xero para crear un borrador de factura con una factura adjunta enviada por correo electrónico. Puede enviar por correo electrónico hasta 10 facturas en un solo correo electrónico, lo que creará facturas separadas en Xero. El tamaño máximo de correo electrónico es de 25 MB. 

La factura enviada por correo electrónico estará en la moneda base de su empresa en lugar de en una moneda extranjera. Solo con una suscripción que incluye multidivisa, puedes cambiar manualmente la moneda del giro o factura a la moneda extranjera en Xero.  

Solo si Xero puede leer correctamente la factura enviada por correo electrónico, algunos campos, incluidos estos, se completarán automáticamente y se designarán en Xero con un icono de rayo:

• Contacto
• Fecha
• Total
• Fecha de vencimiento
• Referencia

Tenga en cuenta que este proceso de captura de facturas puede no ser completo o preciso y aún requiere realizar pasos manuales (enumerados en el enlace de Xero para enviar facturas por correo electrónico) en el menú Empresas/Cuentas por pagar y para la conversión de moneda requerida. 

Si no utiliza la función Hubdoc de Xero para la captura de datos de facturas enviadas por correo electrónico, deberá realizar la entrada de datos manual para agregar facturas y facturas en el sistema de software de contabilidad Xero. En el menú Negocios/Cuentas por pagar, seleccione Nueva factura e ingrese los detalles de los campos. Guarde la factura y envíela para su aprobación antes de pagarla. 

Codificará manualmente estas facturas de cuentas por pagar en la cuenta de gastos o activos correcta, como el inventario. 

Pagar facturas y registrar pagos

A pagar facturas, programe facturas en el sistema (por lotes) ingresando la fecha de pago y aplicando una marca de verificación a las facturas que se pagan. Cuando se paga la factura, Xero registra la transacción como una reducción en las cuentas por pagar como un débito y un saldo contable de partida doble en efectivo (y cualquier descuento por pago anticipado aplicado).

Agregar nuevos proveedores

En el software de contabilidad Xero, Xero establece nuevos proveedores como contactos y determina cómo utiliza estos Contactos, ya sea como Proveedores o Clientes, o ambos. Si carga una factura, el Contacto se utiliza como proveedor. Por lo tanto, no es necesario mover Contactos a Proveedores. Cuando usas Hubdoc en Xero, Hubdoc automáticamente configurar el proveedor en Xero sistema de software de contabilidad para usted cuando se reciba la factura. De lo contrario, se requiere la entrada de datos manual para configurar proveedores en Xero. 

Gestionar gastos y reembolsos

Con Xero, puede ver y administrar facturas, gastos y reembolsos desde el software en línea basado en la nube o con un dispositivo móvil que utilice la aplicación Xero. Su visibilidad de la gestión de gastos no será tan completa como lo sería con la integración del software de automatización de cuentas a pagar. 

Automatización del flujo de trabajo de Xero AP con Nanonets

Puede automatizar completamente todo el flujo de trabajo de AP de Xero para la recepción y el procesamiento de facturas, incluidos los pagos, con Nanonets Flow, su automatización de AP y software de procesamiento de facturas para cuentas por pagar. Usos de las nanorredes mejores prácticas de cuentas por pagar en su software de automatización AP. 

Las nanoredes te ayudan a lograr incorporación de proveedores fácilmente y tener una excelente gestión documental relacionada con las cuentas por pagar. Los proveedores eligen un método de pago.  

El software de automatización Nanonets Flow AP le permite reenviar correos electrónicos o escanear facturas a Nanonets con OCR (reconocimiento óptico de caracteres) inteligente mejorado con IA/ML para capturar datos de facturas electrónicamente por línea de pedido con encabezados. Pero Nanonets es un experto en OCR y tiene una tasa de precisión mucho mayor en la captura de datos de facturas que la que Xero con HubDocs puede proporcionar de manera confiable para cada factura. Nanorredes Entrada de datos de IA es la clave para desbloquear la precisión y la eficiencia. 

Nanonets le brinda a su empresa un procesamiento de facturas oportuno y sin contacto, sin intervención humana ni procesos manuales, impulsado por inteligencia artificial (IA) y su subconjunto, el aprendizaje automático (ML). Software automatizado El procesamiento de facturas incluye pasos para verificar las facturas, conciliación de facturas, aprobar facturas para pago y pagar facturas aprobadas y facturas en lotes. 

Podrá reclamar los descuentos por pago anticipado del proveedor cuando pague dentro del breve número de días indicado en las condiciones de pago de su factura, como pagar dentro de los 10 días por 2/10, 30 netos para recibir un descuento del 10 % del saldo adeudado de la factura. en lugar de pagar el importe total de la factura en 30 días. Cuando recibe descuentos por pago anticipado en acreedores comerciales Para los artículos de inventario, los ahorros de costos son impresionantes. 

Con Nanonets, después de capturar los datos de la factura, Nanonets verifica las facturas y la codificación de la cuenta y sincroniza esos datos con su sistema de contabilidad. Nanonets compara las facturas con los documentos de respaldo, incluidos Ordenes de compra (PO) y entradas de mercancías cuando corresponda. 

Su empresa puede configurar aprobadores de facturas y límites de gasto que cumplan con la política de su empresa o dejar que la IA se encargue de ello. flujos de trabajo de aprobación de facturas automáticamente para usted dentro de Nanonets si lo prefiere. Los aprobadores tienen la opción de Rechazar o Aprobar facturas para pago. 

Programe y realice pagos electrónicos globales en una variedad de monedas utilizando lotes grandes y eficientes con Nanonets. Luego, Nanonets conciliará y cotejará registros internos, transacciones o pagos con cuentas bancarias, extractos de tarjetas de crédito u otras fuentes para reconciliación de la cuenta. 

Nanonets le brinda a su equipo empresarial vistas inteligentes con visibilidad del gasto comercial, lo que le brinda más control para administrar los costos comerciales. 

Conclusión  

Los flujos de trabajo de cuentas por pagar de Xero consumen mucho tiempo. Cuando su empresa comience a optimizar los flujos de trabajo con Xero + AP Automation, el personal de cuentas por pagar no necesitará realizar estos pasos repetitivos de ingreso de datos manuales para cada proveedor, factura o informe de gastos de empleado que requiera reembolso.

Averiguar como Flujo por nanoredes puede potenciar los flujos de trabajo de automatización de cuentas por pagar de Xero y proporcionar mayor precisión y controles financieros. 

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• Fuente: https://nanonets.com/blog/xero-accounts-payable/