El rol de obtención va más allá de las actividades transaccionales. Una estrategia de adquisiciones permite a una organización navegar por una cadena de suministro global cada vez más compleja, adaptarse rápidamente a las fluctuaciones del mercado y lograr optimización de costos, eficiencia operativa y crecimiento.

Evaluando y gestionando proactivamente los riesgos inherentes a la cadena de suministro, las organizaciones pueden protegerse de las interrupciones y fortalecer la resiliencia de sus operaciones. Además, un marco de adquisiciones bien diseñado fomenta la innovación y sostenibilidad. Puede fomentar asociaciones de colaboración con proveedores e integrar consideraciones éticas y ambientales (compras verdes) en la estrategia de abastecimiento.

Una estrategia de adquisiciones no es simplemente una serie de pasos para adquirir bienes y servicios. Debe ser una hoja de ruta estratégica que, cuando se diseña e implementa de manera efectiva, se alinea con la misión de la organización y contribuye en gran medida a su éxito.

¿Qué es una estrategia de compras?

Una estrategia de adquisiciones es un plan estructurado que una organización desarrolla para guiar su proceso de compras de una manera que se alinee con sus necesidades comerciales. El objetivo de una estrategia de adquisiciones es garantizar la adquisición eficiente, rentable y sostenible de bienes o servicios que son esenciales para las operaciones de la organización. La estrategia debe describir y proporcionar orientación específica para realizar los pasos del proceso de adquisición, que a menudo incluyen:

• Identificar las necesidades del negocio.
• Búsqueda de proveedores potenciales
• Negociación de contratos.
• Gestionar las relaciones con los proveedores.
• Mantener registros de cada paso.

La estrategia utilizada para guiar estos pasos puede diferir de una organización a otra, según su industria y sus necesidades. Ejemplos de objetivos que son comunes a muchas estrategias de adquisiciones incluyen eliminar gastos inconformistas, aumentar la eficiencia de la entrega, minimizar errores y cumplir con las regulaciones aplicables. Construir relaciones sólidas con los proveedores para fomentar contratos y servicios favorables también es un objetivo común.

Se necesita un equilibrio entre talento, tecnología, cumplimiento, ética y sostenibilidad para alinear las actividades de adquisiciones con los objetivos corporativos. Una estrategia de adquisiciones eficaz debe estar abierta a nuevos enfoques y fomentar ideas que aporten valor, eficiencia y mejora continua de los procesos a la organización. Esto permite un enfoque eficaz y adaptable al abastecimiento que crea valor y minimiza el riesgo.

Cuando se implementa con objetivos claros, la estrategia de adquisiciones proporcionará una hoja de ruta a seguir por los gerentes de adquisiciones. Describirá su propósito, responsabilidades y objetivos y el papel fundamental que desempeñan en el éxito general de la organización.

Pasos para una estrategia de adquisiciones exitosa

Los pasos clave para desarrollar una estrategia de adquisiciones eficaz incluyen:

1. Realizar un análisis del estado actual (CSA)

Evaluar la eficiencia y eficacia del marco de estrategia de adquisiciones actual (si existe) y determinar si satisfará las necesidades actuales y futuras. Haga un análisis de gastos; identificar fortalezas, debilidades y oportunidades. Evaluar y categorizar los componentes de los costos de adquisición, desde costos directos (como los costos de bienes y servicios) hasta costos indirectos (como gastos administrativos y generales). Examine los costos relacionados con proveedores específicos, las variables y tendencias de costos, y el costo total del proceso de adquisición para comprender claramente qué se gasta y dónde.

2. Determinar las necesidades organizacionales

Las empresas siempre quieren mejorar sus resultados; pero ¿cómo, específicamente? Comprenda las necesidades de la organización, ya sea aumento de ventas, gestión del flujo de efectivo, plazos más cortos, mejores pronósticos, gestión de calidad o sostenibilidad, y cómo se alinean con la estrategia comercial general y el plan a largo plazo. Una estrategia de adquisiciones que esté integrada con estas necesidades garantiza que el proceso de adquisiciones contribuirá directamente a la rentabilidad y el éxito de la organización. 

3. Involucrar a las partes interesadas

Identificar y colaborar con los departamentos internos, proveedores y todos aquellos que puedan verse afectados por el plan. Es posible que algunos no estén de acuerdo con los cambios propuestos. Recopile diversos conocimientos, comprenda las necesidades y gestione las expectativas. La participación de las partes interesadas es clave para garantizar que la estrategia esté bien planificada y respaldada en toda la organización.

4. Determinar los objetivos comerciales.

Definir objetivos específicos medibles, alcanzables, relevantes y oportunos (SMART) para la función de adquisiciones. Estos objetivos deben respaldar directamente las metas comerciales generales y proporcionar un marco claro para la estrategia de adquisiciones. Por ejemplo, si el ahorro de costos es una meta, un objetivo de adquisición correspondiente podría ser lograr un nivel de reducción de costos. Los objetivos adicionales podrían ser la gestión y mitigación de riesgos, la gestión de las relaciones con los proveedores y consideraciones de sostenibilidad.

5. Definir políticas de adquisiciones

Establecer y acordar políticas, procedimientos y modelos operativos de adquisiciones claros que se alineen con los objetivos de la organización. Este es un buen momento para revisar los procesos actuales y ajustarlos para adaptarlos al nuevo enfoque. Deben definirse claramente tareas como los criterios de selección de proveedores, la gestión de contratos y las iniciativas de cumplimiento. Comunicar las oportunidades que traen estos cambios y explicar sus beneficios para las partes interesadas. Se Flexible. Las políticas sirven como pautas para el equipo de adquisiciones, asegurando la coherencia y el cumplimiento de los estándares éticos.

6. Integrar nuevas herramientas

Explore las herramientas y tecnologías que respaldarán el éxito de la nueva estrategia. La adquisición ya no es un proceso analógico; un porcentaje cada vez mayor se realiza en línea (contratación electrónica). El software de adquisición a pago (P2P) vincula las prácticas de adquisición con las cuentas por pagar y puede agilizar pasos como la gestión de suministros, las órdenes de compra y la facturación. El software de adquisiciones adicional incluye herramientas de análisis de gastos y administracion de RELACIONES de provisiones (SRM) software. Estos aumentan la precisión y la productividad, realizan un seguimiento de las compras y ofrecen visibilidad de datos que informa la toma de decisiones y reduce el riesgo, las ineficiencias y los retrasos que consumen mucho tiempo.

7. Desarrollar la estrategia

Desarrolle una estrategia de adquisiciones integral basada en los conocimientos recopilados en los pasos anteriores. Esto implica crear una declaración de estrategia, que describa el enfoque de adquisiciones, incluida la gestión de proveedores, la mitigación de riesgos y la optimización de costos. La estrategia debe ser lo suficientemente flexible como para adaptarse a las condiciones cambiantes del mercado y las necesidades organizacionales.

8. Definir el éxito

Establecer indicadores clave de desempeño (KPI) que se utilizarán para medir el éxito de la estrategia de adquisiciones. Estas métricas deben alinearse con los objetivos comerciales definidos y proporcionar puntos de referencia cuantificables para evaluar el desempeño. Los criterios de éxito comunes incluyen la reducción de errores, el aprovechamiento de las oportunidades de ahorro y la mejora de las calificaciones de desempeño de los proveedores, los flujos de trabajo, los tiempos del ciclo de adquisiciones y el cumplimiento.

9. Implementar la estrategia

Ejecutar la estrategia de adquisiciones de manera escalonada y bien coordinada, desplegando las políticas, procedimientos y tecnologías definidas. Proporcionar la formación necesaria para garantizar el éxito de las adquisiciones.

10. Medir y perfeccionar la estrategia

Mida periódicamente el desempeño de la estrategia frente a las métricas de éxito establecidas. Determine si está fomentando el cambio y mejorando el desempeño general de la organización. Utilice datos y conocimientos para analizar los resultados, identificar áreas de mejora y perfeccionar la estrategia de adquisiciones en consecuencia. Monitorear y adaptar continuamente para garantizar que la estrategia siga respondiendo a la dinámica cambiante del mercado, los objetivos comerciales en evolución y las oportunidades o desafíos emergentes.

Beneficios de una estrategia de adquisiciones exitosa

Al implementar oportunidades estratégicas de abastecimiento y compra, las organizaciones pueden lograr ahorros sustanciales de costos. Además, una estrategia de adquisiciones eficaz mejora la eficiencia operativa al optimizar los procesos e introducir tecnologías de automatización. Esto da como resultado una reducción de las tareas administrativas y ciclos de adquisiciones más rápidos.

Una estrategia de adquisiciones exitosa también mitiga los riesgos inherentes a la cadena de suministro. Al utilizar prácticas de gestión y evaluación de riesgos, las organizaciones pueden protegerse contra interrupciones y garantizar la agilidad y la continuidad. La estrategia también puede fomentar mejores relaciones con los proveedores, colaboración e innovación. En conjunto, estas ventajas permiten a las organizaciones navegar las complejidades de los negocios modernos con resiliencia, agilidad y una ventaja competitiva.

Adquisiciones e IBM

Al navegar sistemáticamente a través de estos pasos, las organizaciones pueden establecer una estrategia de adquisiciones que satisfaga las necesidades inmediatas y pueda evolucionar para contribuir al éxito sostenido de la organización.

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