Escanear documentos en papel es un paso esencial en la digitalización. Con más de la mitad En el caso de las pequeñas empresas que todavía dependen de registros en papel, es probable que tenga una pila de recibos, facturas y contratos que deba escanear. Pero, ¿qué sucede cuando necesitas cambiar esos documentos después de escanearlos?
Ya sea que se trate de redactar información confidencial, fusionar archivos o convertir formatos, a veces es posible que necesite editar sus documentos escaneados. Afortunadamente, existen varias formas de hacerlo, incluso si no tienes el archivo digital original.
Esta guía cubrirá cinco métodos rápidos para editar documentos escaneados, incluidas herramientas en línea, software de escritorio y aplicaciones móviles. Ya sea que desee copiar un número de serie o extraer puntos críticos de documentos escaneados, lo tenemos cubierto.
1. Utilice un editor de PDF en línea
Los editores de PDF en línea son una forma rápida y sencilla de realizar cambios en documentos escaneados directamente en su navegador web. Las opciones populares incluyen PDFgear, PDFfiller, Smallpdf y PDF2Go, muchas de las cuales ofrecen edición básica gratuita.
Para utilizar un editor en línea:
- Sube tu PDF escaneado al sitio web
- El editor convertirá la imagen escaneada en texto editable usando OCR
- Agregue, elimine o modifique contenido usando la barra de herramientas del editor
- Descargue el PDF editado nuevamente a su computadora
La principal ventaja de los editores en línea es la comodidad: no es necesario descargar ni instalar ningún software. También tienden a ser muy fáciles de usar, con interfaces intuitivas que simplifican la edición.
Sin embargo, existen algunos inconvenientes potenciales. Los editores en línea pueden tener límites de tamaño de archivo o de número de páginas y requieren una conexión a Internet. También existen preocupaciones de privacidad al cargar documentos confidenciales en sitios web de terceros. Y aunque muchos ofrecen OCR, la precisión no siempre es perfecta, especialmente con escaneos de baja calidad. Es posible que no admitan el procesamiento masivo, por lo que deberá cargar y editar cada archivo individualmente.
Los editores de PDF en línea son los mejores para realizar ediciones rápidas y básicas de documentos escaneados. No son ideales para cambios más complejos o para trabajar con archivos confidenciales, pero pueden ser herramientas útiles para completar la tarea rápidamente.
2. Edite documentos escaneados en Adobe Acrobat
Adobe Acrobat Pro es un nombre sinónimo de lectura y edición de PDF. Ofrece un conjunto completo de herramientas para modificar archivos PDF, que incluyen OCR, redacción, extracción y reorganización de páginas y llenado de formularios.
Acrobat Pro ofrece dos formas principales de hacer editables los documentos escaneados:
Herramienta Editar PDF
- Abra el PDF escaneado en Acrobat Pro
- Navegue hasta la herramienta "Editar PDF" en "Todas las herramientas"
- Acrobat detectará y convertirá automáticamente el texto escaneado en texto editable
- Modifique el documento según sea necesario usando la barra de herramientas de edición
Herramienta de escaneo y OCR
- Busque la herramienta "Escanear y OCR" en "Todas las herramientas"
- Elija su archivo PDF escaneado o escanee un documento en papel desde un escáner conectado
- Optimice la calidad del escaneo con la opción "Mejorar" si es necesario
- Seleccione "Reconocer texto" para realizar OCR en el documento y desbloquear la edición.
Acrobat Pro destaca por su OCR, el mejor de su clase, que extrae con precisión texto editable incluso de escaneos de mala calidad. Sus herramientas de edición avanzadas superan a los editores en línea y maneja fácilmente archivos grandes. Está disponible en Windows, Mac y dispositivos móviles, y se sincroniza perfectamente a través de Adobe Cloud. Además, los documentos pueden permanecer en su computadora local a menos que prefiera lo contrario.
La principal desventaja es que Acrobat Pro requiere una suscripción a partir de $19.99 al mes. La conversión de grandes volúmenes de archivos escaneados también puede resultar tediosa, ya que cada documento debe procesarse individualmente. La precisión de la conversión de texto puede variar según la calidad y la complejidad del escaneo original.
Adobe Acrobat Pro es una opción sólida para los usuarios que frecuentemente editan archivos PDF escaneados individualmente, pero su mayor costo y la falta de funciones de automatización y edición masiva pueden hacerlo menos eficiente para algunos usuarios.
3. Modificar documentos escaneados en Microsoft Word o Google Docs
Microsoft Word y Google Docs tienen funciones OCR (reconocimiento óptico de caracteres) integradas que le permiten convertir fácilmente archivos PDF escaneados en documentos de texto editables. Esta es una manera conveniente de editar rápidamente el contenido de un archivo escaneado sin salir del procesador de textos que ya está utilizando.
Usando Microsoft Word:
- Abra su PDF escaneado en Word
- Word convertirá automáticamente la imagen escaneada en un documento editable usando su función OCR
- Edite el texto, el formato y el diseño según sea necesario
- Guarde el archivo editado como un documento nuevo
Usando Documentos de Google:
- Sube tu PDF escaneado a Google Drive
- Haga clic derecho en el archivo y seleccione "Abrir con Google Docs"
- Google Docs convertirá el documento escaneado a un formato editable
- Realice sus cambios y guarde el archivo editado.
La principal ventaja de este método es que utiliza herramientas que probablemente ya tenga y con las que esté familiarizado. No es necesario descargar software adicional ni aprender una nueva interfaz. También es gratis si tienes una suscripción a Microsoft 365 o una cuenta de Google.
Sin embargo, la precisión del OCR de Word y Google Docs puede no ser tan sólida como la del software de OCR dedicado como Adobe Acrobat. Funcionan mejor para archivos PDF simples basados en texto; Es posible que los formatos y tablas complejos no se conviertan con precisión. Es posible que tengan dificultades con diseños más complejos o escaneos de menor calidad. Es posible que el formato original de su documento tampoco se conserve perfectamente después de la conversión.
En resumen, editar documentos escaneados usando Word o Google Docs puede ser una solución rápida y sencilla para modificaciones básicas. Sin embargo, puede que no sea adecuado para ediciones más completas o conversiones de mayor calidad.
4. Utilice una aplicación de escaneo móvil
Supongamos que desea escanear un recibo para enviarlo a un reembolso o un contrato para firmarlo y enviarlo. Las aplicaciones de escaneo móvil como Adobe Scan, CamScanner, SwiftScan, MS OfficeLens y Genius Scan le permiten tomar una fotografía del documento, recortarla y mejorarla, reconocer el texto con OCR y convertirlo a PDF.
Desde allí, a menudo puedes realizar ediciones rápidas, como anotaciones, firmas y completar formularios, directamente en la aplicación antes de compartir el documento por correo electrónico o almacenamiento en la nube.
La mayor ventaja de utilizar una aplicación de escaneo móvil es su conveniencia y flexibilidad. Puede escanear y editar documentos en cualquier momento y en cualquier lugar, sin necesidad de una computadora ni hardware adicional. Muchas de estas aplicaciones son gratuitas o de bajo costo, lo que las convierte en una alternativa asequible al software de escritorio.
Sin embargo, es posible que estas aplicaciones no tengan tantas funciones de edición avanzadas como los programas de escritorio como Adobe Acrobat. La precisión del OCR también puede variar según la calidad de la cámara de su dispositivo y la claridad del documento original. Además, editar en la pantalla pequeña de un teléfono inteligente es mucho más desafiante que trabajar en una pantalla de escritorio más grande.
Algunas aplicaciones de escaneo móvil populares a considerar:
- Escaneo de Adobe (iOS, Android)
- CamScanner (iOS, Android)
- Escaneo Genius (iOS, Android)
- Lente de Microsoft Office (iOS, Android)
- Scanbot (iOS, Android)
En general, las aplicaciones de escaneo móvil son una herramienta útil para realizar ediciones rápidas en documentos escaneados cuando no está frente a su computadora. Si bien es posible que no reemplacen a los editores de escritorio para tareas más complejas, son una solución conveniente para ediciones básicas y marcado sobre la marcha.
Las herramientas de código abierto ofrecen una forma rentable de convertir documentos escaneados en texto editable. Estas herramientas aprovechan el poder del OCR para extraer texto de imágenes, lo que facilita el trabajo con archivos PDF escaneados y otros documentos basados en imágenes.
Para editar un documento escaneado usando herramientas de código abierto:
- Seleccione una herramienta de OCR de código abierto que se adapte a sus necesidades
- Instale el software en su computadora, siguiendo las instrucciones específicas de la plataforma.
- Prepare su documento escaneado asegurándose de que sea claro, esté correctamente orientado y tenga un formato de imagen compatible.
- Cargue el documento escaneado en el software OCR
- Elija el idioma apropiado y cualquier otra configuración requerida
- Inicie el proceso de OCR y espere a que el software extraiga el texto.
- Revise el texto extraído para verificar su precisión y realice las correcciones necesarias.
- Guarde el texto editable en el formato que desee, como TXT, DOC o PDF.
La principal ventaja de las herramientas OCR de código abierto es que no requieren tarifas de licencia. Puede adaptarlos a sus requisitos únicos de edición de documentos. Si la herramienta tiene una comunidad de desarrolladores activa, tendrá acceso a los últimos avances sin necesidad de actualizaciones. Los usuarios preocupados por la seguridad y la privacidad pueden examinar el código para asegurarse de que no se recopilen datos ocultos o identificar y corregir vulnerabilidades.
Sin embargo, las pronunciadas curvas de aprendizaje pueden dificultar el uso eficaz del software para los principiantes. Esto se ve agravado por el hecho de que es posible que algunas herramientas no ofrezcan GUI adecuadas, lo que requiere que los usuarios interactúen a través de la línea de comandos. Es posible que la precisión del OCR de código abierto no siempre coincida con la de las soluciones comerciales, especialmente para diseños complejos o escaneos de baja calidad. Además, las opciones de soporte pueden ser limitadas, ya que la mayoría de los proyectos de código abierto dependen de foros comunitarios y documentación para la resolución de problemas.
Algunas herramientas populares de código abierto a considerar:
- Tesseract
- OCRmyPDF
- GOCR
- CuneiForm
A pesar de los desafíos, las herramientas de OCR de código abierto brindan una solución flexible y rentable para convertir documentos escaneados en texto editable, lo que los convierte en una opción viable para usuarios que cuidan su presupuesto o aquellos con necesidades de personalización específicas.
6. Convierta documentos escaneados a formatos editables utilizando OCR con tecnología de inteligencia artificial de Nanonets
Nanonets es un OCR impulsado por IA plataforma que le permite convertir fácilmente archivos PDF escaneados a formatos editables desde cualquier navegador web. Sus algoritmos avanzados de IA/ML permiten a Nanonets extraer texto, tablas y puntos de datos críticos incluso de los diseños de documentos más complejos.
Para utilizar Nanonets para editar documentos escaneados:
- Regístrese para obtener una cuenta gratuita en Nanonets.com
- Elija un modelo de OCR prediseñado para tipos de documentos comunes, como facturas o recibos, o entrene su propio modelo personalizado
- Cargue un conjunto de muestra de sus documentos escaneados para que Nanonets pueda aprender la estructura y los campos para extraer
- Especifique la información clave que necesita capturar, como fechas, totales, nombres o líneas de pedido.
- Cargue sus archivos escaneados y deje que Nanonets haga el resto, convirtiéndolos en datos estructurados y con capacidad de búsqueda.
- Revise la precisión de los datos extraídos y expórtelos en el formato deseado (por ejemplo, JSON, XML, CSV) para su posterior edición o integración con otros sistemas.
Una de las características destacadas de Nanonets es su escalabilidad. Puede manejar grandes volúmenes de documentos y procesar miles de páginas por hora. La tecnología OCR impulsada por IA permite a las Nanonets procesar documentos con precisión en diferentes idiomas y adaptarse rápidamente a diversos formatos y estructuras de documentos. Con su interfaz intuitiva y opciones de exportación flexibles, puede integrar fácilmente los datos extraídos en sus flujos de trabajo y sistemas existentes.
Nanonets también ofrece flujos de trabajo automatizados de transformación, validación y aprobación de documentos para optimizar sus procesos de gestión de documentos y garantizar la precisión y coherencia de la información extraída. Con acceso API y webhooks, puede automatizar completamente su proceso de procesamiento de documentos. Nanonets emplea medidas de seguridad avanzadas para proteger sus datos confidenciales, incluido el cifrado y el cumplimiento de normas de privacidad como GDPR.
Si bien Nanonets es muy preciso, podría ser mejor. Algunas exploraciones de mala calidad pueden requerir validación y revisión humana. Pero lo bueno es que la IA aprende continuamente de las correcciones realizadas, mejorando su rendimiento con el tiempo. Precios es sencillo, con un nivel gratuito que cubre hasta 500 páginas por mes. Más allá de eso, el OCR cuesta solo $ 0.30 por página. Esto convierte a Nanonets en una solución asequible y escalable para empresas de todos los tamaños que buscan optimizar la edición de documentos escaneados.
Reflexiones finales
Ya sea que esté buscando copiar un número de factura o extraer puntos críticos de un contrato, elija un método que se ajuste a sus necesidades y presupuesto. Estas soluciones pueden digitalizar sus documentos escaneados y extraer los datos atrapados en ellos, lo que facilita su edición, análisis e integración en sus flujos de trabajo digitales.
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- Fuente: https://nanonets.com/blog/how-to-edit-scanned-documents/
