Bienvenido a nuestra última publicación de blog, donde nos embarcamos en una inmersión profunda en las complejidades del Libro Mayor (GL), la base del sistema financiero de cualquier empresa.

Comenzaremos con lo básico: ¿Qué es exactamente un libro mayor y por qué es fundamental para la salud financiera de su empresa? Desentrañaremos el Plan de Cuentas, la columna vertebral del Libro Mayor, y detallaremos cómo se organizan y registran las transacciones.

También exploraremos cómo administrar y utilizar eficientemente su libro mayor, incluida la implementación de soluciones de software modernas para automatizar y optimizar sus procesos contables. En una era donde la eficiencia y la precisión son primordiales, aprovechar la tecnología para administrar su Libro Mayor puede cambiar las reglas del juego.

Si usted es propietario de una pequeña empresa, un profesional de las finanzas, un director financiero o simplemente tiene curiosidad acerca de las operaciones financieras de una empresa, esta serie de blogs promete brindarle una comprensión profunda del Libro Mayor, su importancia y su implementación efectiva dentro de un negocio.

¿Qué es un libro mayor?

En esencia, un libro mayor es un registro completo de todas las transacciones financieras que ocurren dentro de una empresa a lo largo de su vida. Este documento meticuloso sirve como base para los estados financieros de una empresa, categorizando y registrando cada transacción. A través de esta organización rigurosa, proporciona una instantánea esencial, ofreciendo una visión integral de la salud financiera de la empresa y facilitando análisis e informes financieros detallados.

Entendamos esto en detalle.

Catálogo de cuentas

El libro mayor se organiza en un Catálogo de cuentas que reflejan las transacciones financieras de una empresa en varias categorías. Estas cuentas primarias son fundamentales para ofrecer una imagen completa de la salud financiera de una empresa e incluyen activos, pasivos, capital, ingresos y gastos.

• Activos Son recursos propiedad de la empresa que tienen valor económico y pueden convertirse en efectivo. Los ejemplos incluyen efectivo, inventario y propiedad.
• Pasivos representan las obligaciones o deudas que la empresa debe pagar a otras entidades. Pueden ser préstamos, cuentas por pagar o hipotecas.
• Equidad se refiere a los reclamos del propietario después de restar los pasivos de los activos, que esencialmente representan los activos netos propiedad de los accionistas.
• Ingresos Las cuentas rastrean los ingresos generados por las operaciones de la empresa, como ventas y servicios.
• Gastos contabilizar los costos incurridos en la generación de ingresos, incluidos costos como alquiler, servicios públicos y salarios.

Subcategorización

Dentro de cada categoría principal, una empresa puede crear subcategorías personalizadas que reflejen los matices de sus operaciones. A continuación se muestra un ejemplo de un marco con posibles subcategorías. Haga clic en cada categoría y subcategoría para explorar más.

Activos

Pasivos

Equidad

Ingresos

Gastos

Al incorporar detalles dentro de cada cuenta principal del libro mayor, usted crea un sistema sólido que refleja con precisión sus operaciones comerciales. Sin embargo, recuerde el principio de evitar complicaciones excesivas: adapte sus subcategorías para que coincidan con las necesidades específicas y la escala de su negocio, garantizando que la estructura de su cuenta GL siga siendo útil y manejable.

Codificación GL

Los códigos del libro mayor, o códigos del libro mayor, son cadenas alfanuméricas únicas que clasifican y registran las transacciones financieras dentro del libro mayor de una empresa en la cuenta del libro mayor correspondiente. Cada cuenta GL está asociada con el código GL correspondiente. Estos códigos sirven como elementos fundamentales de la estructura financiera de una empresa, permitiendo la categorización de transacciones en cuentas distintas de ingresos, gastos, activos, pasivos y patrimonio. Por ejemplo, un código GL para gastos de suministros de oficina ayuda a garantizar que todos los gastos relacionados con suministros de oficina estén agrupados, lo que facilita el seguimiento y el análisis.

El Departamento de Justicia permite el uso de una red de cinco dígitos para cada sector (categoría de cuenta principal) para garantizar que haya números de identificación individuales adecuados para incluir la subcategorización.

• Activos: serie 10000
• Pasivos—serie 20000
• Activos netos: serie 30000
• Ingresos: serie 40000
• Gastos—serie 50000

Al diseñar sus códigos GL, considere lo siguiente:

• Nivel de detalle: determine la granularidad de la información que necesita. Si bien los detalles son valiosos, demasiados pueden abrumar a su sistema y a sus usuarios.
• Códigos de subcuenta: Si su estatuto de cuentas tiene subcategorizaciones más allá de las cinco categorías, cree rangos de códigos GL para las subcategorías. (por ejemplo, dentro de la cuenta "Activos" con códigos GL en la serie 10000, cree subcategorías como 10000-11000 para "activos corrientes", 11000-12000 para "activos fijos". Una categorización adicional podría significar que dentro de 10000-11000 para "activos corrientes" ”, asignamos 10000-10300 para “Cuentas por cobrar”, 10300-10600 para “Gastos prepagos”, 10600-10999 para “Inventario”.)

Una vez que sus categorías, subcategorías y códigos GL estén configurados, habrá creado efectivamente su plan de cuentas. A continuación se muestra un fragmento de cómo podría verse eventualmente un plan de cuentas.

Ahora que entendemos el plan de cuentas, exploremos cómo usar el sistema para completar el libro mayor y registrar las transacciones en él a medida que ocurren.

Contabilidad de doble entrada

Cada transacción registrada en el libro mayor se registra como débito o crédito, según el sistema de contabilidad de partida doble. Este sistema asegura que por cada transacción se realice un asiento correspondiente y opuesto en otra cuenta, manteniendo el equilibrio de la ecuación contable.

Los débitos y créditos afectan las cuentas de manera diferente; por ejemplo, los débitos aumentan los activos y los gastos pero disminuyen los pasivos y el patrimonio, mientras que los créditos tienen el efecto contrario. Este método de registro de transacciones garantiza la exactitud e integridad de la información financiera, proporcionando una visión clara y equilibrada del estado financiero de la empresa.

Ejemplo de un libro mayor

A continuación se muestra un ejemplo de un sistema de contabilidad con un libro mayor para una cuenta ficticia, ABCDEFGH Software.

• La sección más a la izquierda en el ejemplo anterior es la duración de la transacción.
• A su derecha está el número de acceso al diario correlacionado con la transacción, que incluye una cantidad de identificación correlacionada con la transacción.
• La explicación de la transacción se encuentra en la siguiente columna. Afirma el motivo de la transacción. En este caso, una transacción determinada es para un pago monetario desde una cuenta de cliente a ABCDEFGH Software. Dado que la cuenta de dinero obtiene ingresos, la sección de débito mostrará una ganancia y mostrará el monto correspondiente. En este caso son $10,000.
• Para esta transacción, la sección de crédito permanecerá intacta para esta cuenta. Sin embargo, un asiento distinto en el libro mayor para las cuentas por cobrar de la corporación indicará una deducción de crédito por el mismo monto, porque ABCDEFGH Software ya no tiene esa proporción a cobrar de su cliente.

Para conservar la discrepancia de cero neto de la ecuación contable, una cuenta de activos debe aumentar mientras que otra se reduce en la misma cantidad. El saldo reciente de la cuenta de efectivo, después del cambio neto de la transacción, se reflejará en la categoría de saldo.

Registro de transacciones

El ámbito de la contabilidad GL se opera mediante débitos y créditos. Los débitos y créditos crean el mundo de un libro. Debe documentar los débitos y créditos de cada transacción.

Siga las tres leyes de oro de la contabilidad al registrar transacciones:

1. Débito al receptor y crédito al donante

La ley de cargar al receptor y acreditar al donante llega al espectáculo con informes personales. Una cuenta personal es un libro mayor perteneciente a personas o instituciones. Si obtiene algo, debite la cuenta. Si proporciona algo, acredite la cuenta.

Supongamos que compra $ 1,000 en productos básicos de la Compañía XYZ en sus ediciones, debe debitar su Cuenta de compras y acreditar a la Compañía XYZ. Debido a que el proveedor, la Compañía XYZ, está entregando bienes, debe acreditar a la Compañía XYZ. Luego, debe debitar al receptor, que es su Cuenta de Compra.

2. Débito lo que llega y crédito lo que corte

Para cuentas reales, utilice esta regla de oro. Las cuentas reales también se denominan cuentas duraderas. Las cuentas reales no cierran a fin de año. Más bien, sus proporciones se trasladan al siguiente ejercicio contable. Se dice que una cuenta real es una cuenta de activo, una cuenta de patrimonio o una cuenta de pasivo. Las cuentas reales también comprenden cuentas de contraactivos, patrimonio y pasivos. Con una cuenta real, siempre que llegue algo a su empresa (por ejemplo, un activo), debite la cuenta. Además, cuando algo quede fuera de tu empresa, acredita la cuenta.

Digamos que compraste muebles por $2,500 en dinero. Debita tu Cuenta Mobiliario (lo que ingresa) y acredita tu Cuenta Efectivo (lo que sale).

3. Gastos y pérdidas del débito, ingresos y ganancias del crédito

La regla de oro definitiva de los pactos contables con cuentas nominales. Se dice que una cuenta nominal es una cuenta que se cierra al final de cada período contable. Las cuentas nominales también se denominan cuentas temporales. Las cuentas nominales o temporales comprenden cuentas de ingresos, ganancias, gastos y pérdidas. En cuentas nominales, debite la cuenta si su empresa tiene una pérdida o gasto. Acredite su cuenta si su empresa necesita documentar ingresos o ganancias.

Digamos que usted compra $3,000 en productos de la Compañía ABC. Para documentar la transacción, debe debitar el gasto (compra de $3,000) y acreditar el ingreso.

Supongamos que vende mercancías por valor de 1,700 dólares a la empresa ABC. Debe acreditar los ingresos en su cuenta de ventas y debitar los gastos.

¿Por qué es importante el libro mayor?

El libro mayor es un registro detallado de todas las transacciones monetarias ajustadas durante la vida de su empresa.

La frase "llevar los libros" se refiere a mantener un libro mayor, el principal registro contable de su empresa si utiliza la contabilidad por partida doble. Es la herramienta fundamental que le permite mantener un registro de todas las transacciones y clasificarlas en subcategorías para que su contador pueda ubicar un registro completo y resumido de las finanzas de su empresa, todo en un área.

El libro mayor desempeña un papel crucial en las operaciones financieras de su empresa, actuando como un depósito integral. Piense en ello como un centro central que contiene toda la información financiera necesaria para preparar los estados financieros de su empresa. Se basa en documentos fundamentales, con al menos un asiento de diario correspondiente a cada transacción financiera. Estos documentos fundacionales podrían ser facturas o cheques cancelados, sirviendo como evidencia de las transacciones registradas.

Aquí hay seis justificaciones de que el libro mayor sea tan importante para su negocio:

• Solicitud de préstamo: Los prestamistas siempre solicitarán una combinación de registros financieros si su empresa solicita un préstamo. Su libro mayor puede permitirle ubicar e identificar instantáneamente cualquier dato que necesite.
• Equilibrar sus libros: Un libro mayor le permite completar un balance de comprobación. Esto le permite equilibrar los libros.
• Listo para una auditoría: Si uno es auditado por el IRS (Servicio de Impuestos Internos), será sencillo formular la auditoría ya que sus registros monetarios están todos en un solo lugar.
• Detección de fraude: Le permite colocar más fácilmente el fraude o cualquier otro problema con sus libros, ya que es fácil de leer y comprender.
• Comunicación interna y externa: El libro mayor conserva todos los datos esenciales para producir sus estados monetarios tanto para la administración, o uso interno, como para uso externo, o de inversionistas o consumidores.
• Cumplimiento tributario y beneficios: El GL garantiza que se contabilice cada centavo de ingresos y gastos, lo que hace que la presentación de impuestos sea menos dolor de cabeza. Además, puede ayudar a identificar posibles créditos y deducciones fiscales, lo que garantiza que no dejará dinero sobre la mesa. En el ámbito de los negocios, donde cada dólar cuenta, estos beneficios fiscales pueden marcar una diferencia significativa en sus resultados.

Libro mayor vs diario general

El diario general, a menudo denominado libro de asiento original, sirve como paso principal en el proceso contable. Cada transacción se registra en orden cronológico, proporcionando una narrativa detallada de cada actividad financiera. Esto hace que la revista general sea un recurso crucial para cualquiera que busque información sobre entradas específicas. Así es como se ven las entradas del diario general:

Por el contrario, el libro mayor o libro mayor contable es la columna vertebral del sistema contable. Es donde se lleva a cabo la contabilidad por partida doble, donde cada transacción afecta a dos cuentas: una de débito y otra de crédito. El libro mayor consolida datos de varios diarios en cuentas relevantes, lo que facilita la preparación de estados financieros y la evaluación de la salud financiera de una empresa. Así es como se ven los asientos del libro mayor:

Las diferencias clave son:

• Funcionalidad: El diario general es el punto de partida de todas las transacciones, y cada transacción se registra en forma cronológica descriptiva para garantizar la claridad y facilidad de lectura. Sin embargo, el libro mayor es donde estas transacciones se resumen en cuentas estructuradas no descriptivas, lo que facilita el proceso de preparación de los estados financieros.
• Contabilidad de doble entrada: Mientras que el diario registra las transacciones en orden cronológico sin la necesidad de equilibrar los débitos y créditos para cada asiento, el libro mayor es donde entra en juego la contabilidad por partida doble, lo que requiere que cada débito tenga un crédito correspondiente.
• Finalidad y uso: El diario se utiliza para registrar la narrativa detallada de cada transacción, sirviendo como referencia completa. El propósito del libro mayor es agregar esta información, facilitando el análisis e interpretación de datos financieros a escala.

Cómo implementar un libro mayor para su negocio

El primer paso para elegir el sistema de contabilidad general adecuado es una evaluación exhaustiva del tamaño y la complejidad de su empresa. Ya sea que esté dirigiendo una pequeña empresa local o una corporación multinacional, el volumen de transacciones y la complejidad operativa influirán significativamente en los requisitos de su sistema. Un sistema demasiado básico podría no manejar la complejidad, mientras que un sistema demasiado sofisticado podría abrumar y ralentizar los procesos. Es fundamental lograr el equilibrio adecuado, garantizando que el sistema se alinee con la escala y las necesidades operativas de su empresa.

Con esto en mente, puede explorar y encontrar el software de contabilidad general adecuado para usted en función de las funciones que necesita. La siguiente lista de verificación cubre un amplio espectro de características que las empresas deben considerar al evaluar los sistemas de contabilidad general.

Funciones contables básicas

• Catálogo de cuentas: Cuentas personalizables para registrar transacciones.
• Entradas de diario: Capacidades de entrada manual y automática.
• Estados Financieros: Generación de balances, cuentas de resultados y estados de flujo de efectivo.
• Reconciliación bancaria: Herramientas para relacionar transacciones bancarias con entradas del libro mayor.
• Cuentas por Pagar (AP): Gestión de facturas y pagos a proveedores.
• Cuentas por cobrar (AR): Seguimiento de facturas y recibos de clientes.

Cumplimiento e informes

• Pistas de auditoría: Registros de cambios en los datos para transparencia y cumplimiento.
• Gestión fiscal: Soporte para diversas tasas impositivas y jurisdicciones.
• Soporte multi-moneda: Manejo de transacciones en múltiples monedas.
• Cumplimiento Regulatorio: Funciones para garantizar el cumplimiento de la normativa financiera.

Escalabilidad y flexibilidad

• Estructura modular: Módulos complementarios para funcionalidad adicional.
• Opciones de personalización: Capacidad de adaptar el sistema a necesidades empresariales específicas.
• Gestión de acceso de usuarios: Control sobre los permisos de usuario y los niveles de acceso.
• Escalabilidad: Capacidad para manejar el crecimiento en el volumen y la complejidad de las transacciones.

Integración y Gestión de Datos

• Integraciones de terceros: Compatibilidad con otro software empresarial (CRM, ERP, etc.).
• Importación / Exportación de datos: Herramientas para mover datos hacia y desde el sistema.
• Gestión de documentos: Almacenamiento y recuperación de documentos financieros.
• Copia de seguridad y recuperación: Mecanismos de copia de seguridad y restauración de datos.

Características avanzadas

• Presupuestos y pronósticos: Herramientas para establecer objetivos financieros y predecir resultados.
• Contabilidad de proyectos: Seguimiento de la financiación de proyectos específicos.
• La gestión del inventario: Supervisión de niveles de stock, pedidos y ventas.
• Gestión de Activos Fijos: Seguimiento de los activos de la empresa y depreciación.

Experiencia de usuario y accesibilidad

• Tablero y análisis: Representaciones visuales de datos financieros para obtener información.
• Acceso Móvil  : Capacidad de acceder al sistema GL a través de dispositivos móviles.
• Interfaz de usuario: Facilidad de uso y navegación intuitiva.
• Informes personalizados: Herramientas para crear y personalizar informes financieros.

Seguridad y confiabilidad

• Seguridad de Datos: Cifrado y almacenamiento seguro de datos.
• Autenticacion de usuario: Procesos de inicio de sesión seguros.
• Garantías de disponibilidad: Compromiso con la disponibilidad del sistema.
• Soporte y Mantenimiento: Acceso a soporte al cliente y actualizaciones del sistema.

Costo e inversión

• Costos de configuración inicial: Gastos asociados a la instalación del sistema.
• Cuota de suscripción: Costos continuos por el uso del software.
• Costos de personalización: Gastos de personalización adicional.
• Capacitación e implementación: Costos de capacitación del personal e implementación del sistema.

Eche un vistazo a los siguientes recursos para comparar el mejor software de contabilidad general del mercado en este momento:

Para pequeñas y medianas empresas:

• El mejor software de contabilidad para pequeñas empresas en 2024.
• QuickBooks Online A menudo se destaca como la mejor opción general, apreciada por su escalabilidad, conjunto completo de funciones y sólida atención al cliente. Es adecuado para una amplia gama de pequeñas empresas.
• Trenzado es reconocido por su valor, ya que ofrece un sólido conjunto de funciones básicas de forma gratuita, lo que lo hace ideal para empresas emergentes y muy pequeñas con necesidades contables sencillas.
• FreshBooks se destaca para pequeñas empresas basadas en servicios, ya que ofrece sólidas funciones de contabilidad de proyectos, excelente atención al cliente y facilidad de uso.
• Zoho books ofrece excelentes capacidades de contabilidad móvil y se recomienda para empresas que priorizan la accesibilidad y la integración con otras aplicaciones de Zoho.

Para Empresas:

El mejor software de contabilidad para empresas empresariales

Para las empresas más grandes, sería beneficioso buscar opciones que ofrezcan funcionalidad avanzada, como Oracle NetSuite y Sage. Estas soluciones suelen admitir una gama más amplia de procesos comerciales más allá de la contabilidad, como ERP, CRM y comercio electrónico.

Necesidades específicas de la industria:

La elección del software de contabilidad también puede depender de las necesidades específicas de su industria. Por ejemplo,

• FreshBooks se recomienda para empresas basadas en servicios debido a sus funciones de gestión de proyectos y seguimiento del tiempo.
• Las empresas minoristas o manufactureras pueden buscar software con potentes funciones de gestión de inventario, como QuickBooks Online o Zoho Books.
• MARG ERP 9+ Contabilidad satisface los requisitos únicos de las empresas de atención médica con funciones de facturación, gestión de inventario, informes financieros, gestión de inventario de farmacias y seguimiento de registros de pacientes.
• Q7 Q7 está diseñado específicamente para la industria del transporte por carretera y ofrece un conjunto completo de herramientas de contabilidad que incluyen nómina, libro mayor, cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Se destaca por su sólida función de gestión de pedidos, que incluye una herramienta de cotizaciones para rastrear y convertir cotizaciones en pedidos.
• Software de construcción de primer nivel (anteriormente Jonas Premier) es ideal para grandes empresas de la industria de la construcción con sus capacidades de gestión de proyectos y actualizaciones de costos en tiempo real. Sin embargo, su precio puede resultar un desafío para las empresas más pequeñas o las nuevas empresas. Al mismo tiempo, Contratista sabio 100 es mejor para microempresas de construcción, ya que ofrece escalabilidad, herramientas digitales para libros mayores, cuentas por cobrar y por pagar, y soporte completo para nómina y seguimiento del tiempo. Se destaca por su precio más asequible y su funcionalidad específica para la construcción.

En conclusión, evaluar el mejor software de contabilidad general implica

• consideración de su escala financiera,
• asegurar que las características requeridas estén presentes, y
• asegurándose de que el software sea compatible con los procesos operativos y las demandas de cumplimiento de su industria específica.

Automatiza tu libro mayor

El libro mayor es la columna vertebral de los registros financieros de su empresa. Es el depósito centralizado de todos los datos financieros, incluidos activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos. Gestionar esto manualmente, especialmente en un libro de contabilidad digital, no sólo requiere mucho tiempo sino que también es propenso a errores humanos. A medida que las empresas crecen, el volumen de transacciones aumenta exponencialmente, lo que hace que la gestión manual sea una práctica insostenible.

Las deficiencias son las siguientes:

• Entrada de datos que requiere mucho tiempo: La entrada manual no sólo es lenta; es una pérdida de recursos, que aleja al personal de actividades de mayor valor añadido.
• Transacciones propensas a errores: El factor humano introduce un margen de error en la entrada de datos, lo que genera discrepancias que pueden afectar a los informes financieros.
• Flujos de trabajo de aprobación ineficientes: Los procesos tradicionales suelen implicar cadenas de aprobación engorrosas que retrasan los pagos y complican la gestión del flujo de caja.
• Proceso engorroso de cierre de libros: El proceso de cierre de libros puede ser laborioso y complejo, y a menudo requiere extensas conciliaciones y ajustes manuales.

El software de automatización contable actual alivia estos desafíos mediante el empleo de inteligencia artificial y automatización del flujo de trabajo. Este software de automatización puede funcionar con otros sistemas de contabilidad; Muchos sistemas tienen varias opciones de integración, como API o middleware, para proporcionar una transferencia de datos fluida entre los diferentes sistemas. De esta manera, el software de automatización puede recuperar datos como facturas y órdenes de compra de otros sistemas contables, procesarlos y luego actualizar la información en la plataforma contable externa.

Con la integración, las empresas pueden aprovechar las capacidades del software de automatización de contabilidad y al mismo tiempo utilizar el software de contabilidad con el que se sienten cómodas. Software de automatización contable de nanonets, por ejemplo, se puede integrar con otros sistemas de contabilidad, como QuickBooks y Sage.

Veamos cómo la automatización alivia los desafíos de administrar manualmente sus libros mayores.

Cobro automatizado de facturas

Imagine un mundo en el que todos sus esfuerzos de cobro de facturas y recibos converjan armoniosamente en un centro central. Se despedirá de los días de revisar correos electrónicos, unidades compartidas, portales de proveedores y bases de datos obsoletas. En su lugar, dé la bienvenida a un destino optimizado donde cada factura, independientemente de su origen, se cobra automáticamente.

Entrada de datos automatizada

La entrada de datos suele ser la ruina de la eficiencia, pero no tiene por qué serlo. El software de automatización de contabilidad hoy trae a la mesa la extracción de datos impulsada por IA que cuenta con una impresionante tasa de precisión de más del 99%. Esto significa que sus facturas, recibos y órdenes de compra se leen y procesan sin el minucioso esfuerzo de la entrada manual. Las horas o incluso días de trabajo que esto podría ahorrarle a su equipo son invaluables. Es el tipo de cambio que hace que su equipo quiera venir a trabajar por la mañana, sabiendo que pueden concentrarse en tareas que realmente necesitan su experiencia.

Exportación y codificación automatizadas de datos del libro mayor

Los datos extraídos se exportan sin problemas al libro mayor de su software de contabilidad en tiempo real. Además, codificar estas entradas del libro mayor exportadas puede resultar extremadamente tedioso y propenso a errores. Las técnicas avanzadas de inteligencia artificial como PNL y LLM están aquí para abordar el trabajo duro. Al automatizar la codificación GL junto con la exportación de datos, su departamento puede trabajar de manera más inteligente, no más intensa, y garantizar que las habilidades de esfuerzo del equipo se utilicen donde más se necesitan.

Mejora de la precisión con verificación automatizada

No se puede subestimar la magia de la combinación triple automatizada. La integración de facturas, órdenes de compra y albaranes de entrega reduce tanto el tiempo invertido como la posibilidad de errores, ya no es necesario buscar discrepancias ni enviar innumerables correos electrónicos de seguimiento. Este sistema maneja el proceso de verificación con tal precisión que parece tener un par de ojos extra infalibles.

Simplificando procesos con aprobaciones sencillas

La automatización del flujo de trabajo significa que las aprobaciones ya no son un cuello de botella. Se vuelven flexibles y viven donde lo hace su organización, ya sea en el correo electrónico, Slack o Teams. Esto elimina la necesidad de llamadas telefónicas molestas y el conocido aluvión de recordatorios. Su proceso de aprobación se vuelve tan ágil como su equipo, adaptándose perfectamente al flujo de sus operaciones diarias.

Dominar las finanzas con conciliación automática

Finalmente, hablemos de cerrar los libros. La conciliación automática transforma esta tarea, a menudo ardua, al cotejar las transacciones bancarias con los asientos del libro mayor en una fracción del tiempo que solía tomar. Lo que antes tomaba días ahora se puede hacer en minutos. Imagínese cerrar sus libros mensuales con tal velocidad y precisión que casi pueda escuchar el suspiro colectivo de alivio de su equipo.

Nanoredes para la automatización GL

La integración de Nanonets en su libro mayor actual puede revolucionar la forma en que maneja sus procesos de contabilidad general. Al aprovechar el poder de las Nanonets, puede automatizar sin problemas la recopilación de facturas, la entrada y exportación de datos, la codificación, la verificación, las aprobaciones y la conciliación. Esto no sólo ahorra tiempo sino que también reduce significativamente el margen de error, garantizando que sus datos financieros sean precisos y estén actualizados.

Regístrese en aplicación.nanonets.com.

Ahora usted puede -

Historias de clientes

Desde pequeñas empresas hasta corporaciones multinacionales, estas historias muestran el impacto transformador de la automatización contable con Nanonets en todas las industrias.

SaltPay: agilización de la gestión de proveedores con integración de SAP

Industria: Servicios de pago y software
Ubicación:  Londres, Inglaterra

Desafío: SaltPay enfrentó la difícil tarea de manejar manualmente miles de facturas, lo cual era poco práctico e ineficiente para administrar su extensa red de proveedores.

Solución: Nanonets intervino con su herramienta impulsada por IA para la extracción de datos de facturas, integrándose perfectamente con SAP. Esta integración no solo mejoró la precisión de los datos sino que también mejoró significativamente la eficiencia del proceso.

Resultados: La implementación condujo a una reducción del 99 % en el esfuerzo manual, lo que permitió a SaltPay gestionar más de 100,000 XNUMX proveedores de manera eficiente. Esta drástica mejora también ha dado lugar a un aumento significativo de la productividad y las capacidades de automatización.

Tapi: Automatización de la facturación del mantenimiento de propiedades

Industria: Software de mantenimiento de propiedades
Ubicación:  Wellington, Nueva Zelanda

Desafío: Con más de 100,000 facturas mensuales, Tapi necesitaba una solución escalable y eficiente para la gestión de facturas en el mantenimiento de propiedades.

Solución: Utilizando la herramienta de inteligencia artificial de Nanonets, Tapi automatizó la extracción de datos de facturas, lo que facilitó una rápida integración con los sistemas existentes que podrían ser mantenidos por personal no técnico.

Resultados: El tiempo de proceso se redujo de 6 horas a solo 12 segundos por factura, además de un ahorro de costos del 70 % en facturación y una precisión de automatización del 94 %.

Pro Partners Wealth: Automatización de la entrada de datos contables en Quickbooks

Industria: Gestión Patrimonial y Contabilidad
Ubicación:  Columbia, Missouri

Desafío: Pro Partners Wealth buscó mejorar la precisión y eficiencia de la entrada de datos para la facturación, ya que las herramientas de automatización existentes no eran suficientes.

Solución: Nanonets ofreció una solución personalizada con capacidades de integración y extracción de datos precisas con QuickBooks, lo que permitió una facturación optimizada y una validación de datos automatizada.

Resultados: La precisión de la extracción de datos superó el 95 %, con un ahorro de tiempo del 40 % en comparación con las herramientas de OCR tradicionales y una tasa de procesamiento directo de más del 80 %, minimizando la necesidad de intervención manual.

Augeo: avance en la automatización de cuentas por pagar en Salesforce

Industria: Servicios de contabilidad y consultoría
Ubicación:  Estados Unidos

Desafío: Augeo necesitaba una solución de cuentas por pagar eficiente que pudiera integrarse perfectamente con Salesforce para gestionar miles de facturas mensuales sin la pesada carga del procesamiento manual.

Solución: Nanonets proporcionó una plataforma impulsada por IA diseñada para el procesamiento automatizado de facturas, lo que facilitó una fácil integración con Salesforce para una gestión eficiente de los datos.

Resultados: La solución redujo el tiempo de procesamiento de facturas de 4 horas a 30 minutos diarios, logró una reducción del 88 % en el tiempo de entrada manual de datos y procesó 36,000 XNUMX facturas al año con mayor precisión y eficiencia.

Estas historias de clientes ilustran la amplia aplicabilidad y los importantes beneficios de la automatización contable con Nanonets. Al aprovechar las herramientas impulsadas por la IA y las integraciones perfectas, las empresas no solo optimizan sus procesos GL sino que también allanan el camino para una excelencia operativa más amplia. El recorrido de estas organizaciones subraya el potencial de la automatización contable para revolucionar las operaciones financieras, impulsando la eficiencia, la precisión y el crecimiento en todas las industrias.

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• Fuente: https://nanonets.com/blog/what-is-a-general-ledger/