¿Se le ha encomendado el trabajo de crear una solicitud de propuesta o una RFP?

Ya sea que no tenga idea de qué es eso o que no haya escrito uno por un tiempo, la guía de hoy puede ayudarlo.

Estamos profundizando en los detalles de lo que realmente es una RFP, por qué podría necesitar una y cómo crea tu primera hoy.

Para empezar, debes entender lo que significan todas estas letras.

Cuando su empresa tiene un proyecto nuevo (a menudo grande), o uno que es más complejo y requiere un poco de subcontratación, una RFP puede ayudarlo a hacer bien el trabajo la primera vez.

El documento RFP se convierte en una forma de descubrir rápidamente las fortalezas y debilidades de los proveedores potenciales en relación con su proyecto sin tener que dedicar demasiado tiempo a buscarlos usted mismo.

Las RFP también pueden brindarle un adelanto de diferentes estrategias que quizás no haya considerado, ya que cada proveedor incluirá su propio plan de acción único junto con su oferta.

Y tendrá esta información antes de tener que comprometerse con el proveedor.

Tenga en cuenta que esto no debe confundirse con una RFQ.

RFP frente a RFQ

Una RFQ, o solicitud de cotización, es ligeramente diferente a una RFP, ya que es solo la cotización en sí. Aquí, las empresas solicitan múltiples cotizaciones de precios de varios proveedores para comparar servicios basándose únicamente en el precio. Mientras que una RFP incluye una cotización de precio (junto con varios otros detalles), una RFQ no detalla nada más que el precio.

A diferencia de una RFP, una RFQ es una solicitud de cotización o cotización.

He aquí cómo entender la diferencia:

Si bien técnicamente recibe una cotización en una RFP, también obtiene información sobre el cronograma de finalización, el cronograma de entrega y la lista de servicios proporcionados.

Pero con una RFQ, solo recibe la cotización del servicio o los productos que está interesado en comprar.

En la mayoría de los casos, simplemente comparar cotizaciones no es suficiente para ver si un proveedor potencial es el adecuado para su empresa, razón por la cual una RFP es más apropiada en estas situaciones.

¿Qué es una RFP en marketing?

En Marketing, una RFP se utiliza a menudo para subcontratar cualquier actividad de marketing que pueda ayudar a aumentar el alcance de su marca. Estas actividades incluyen todo lo relacionado con el marketing que no puede realizar internamente.

Por ejemplo, si trabaja en una pequeña empresa emergente, puede crear una RFP para encontrar una empresa de marketing y comunicaciones de servicio completo para crear un plan de marketing integrado para su negocio. Si este es el caso, describiría en su RFP que está buscando una empresa que lo ayude a "aumentar la presencia de SEO" o "atraer seguidores en las redes sociales", etc.

Por otro lado, si trabaja para una agencia de marketing, querrá estar atento a las RFP en su área relacionadas con los servicios que ofrece. Por ejemplo, si trabaja para una empresa de diseño web, querrá buscar empresas que hayan creado RFP para servicios de diseño web.

¿Qué es una RFP en ventas?

En ventas, a menudo se crea una RFP cuando una empresa busca comprar un producto o servicio que satisfaga sus necesidades. Por ejemplo, si una empresa está buscando un nuevo software de CRM, la empresa podría publicar una RFP que describa lo que está buscando y lo que espera lograr con el nuevo software de CRM.

Por esta razón, las RFP pueden desempeñar un papel fundamental en el ciclo de ventas de la empresa. Las empresas empresariales que emiten RFP a menudo buscan negocios que puedan brindarles soporte de TI, seguridad, incorporación y capacitación, y otros servicios adicionales. Para cerrar estas cuentas más grandes, es vital que su equipo de ventas esté preparado con un proceso de respuesta a RFP y que pueda responder de manera eficiente a estas grandes empresas dentro del tiempo asignado.

El proceso de RFP explicado

Antes de que los posibles postores puedan presentar sus propuestas, la empresa que solicita el trabajo debe redactar una RFP. (PD: le mostraremos cómo hacerlo más adelante en esta guía)

Esto les da a los contratistas potenciales una mejor idea de lo que su empresa está buscando.

Una vez que se envía su RFP, los contratistas o proveedores pueden revisarla y enviar sus mejores ofertas para competir por el trabajo.

En estas propuestas, los proveedores generalmente incluyen los siguientes elementos:

• Un plan de acción de cómo van a resolver el problema.
• Una línea de tiempo de lo que puede esperar
• Cualquier información previa necesaria
• Cuánto esperan que cueste todo el proyecto

En ciertos casos, los postores pueden regresar y decir que los componentes específicos de la RFP deben ajustarse en función de su experiencia en la industria.

En este punto, puede revisar sus comentarios y crear una nueva RFP para ajustar los cambios, o puede dejar el original como está y tenerlo en cuenta mientras considera las otras ofertas enviadas. A continuación, desglosaremos el proceso para crear la RFP perfecta.

5 etapas de RFP para obtener las mejores ofertas

1. Evalúa lo que necesitas.

Antes de redactar una RFP, deberá prepararse un poco para determinar qué necesita y qué le gustaría lograr. Este proceso lo ayudará a definir sus objetivos, el alcance del proyecto y descubrir obstáculos.

Aproveche este tiempo para realizar investigaciones de la competencia y de la industria para evaluar su posición. ¿Está siguiendo las normas y directrices actuales de la industria? ¿Está su producto a la par con lo que ofrece la competencia, o hay características que le faltan que agregarían valor?

2. Indique las especificaciones técnicas.

Incluir especificaciones técnicas por adelantado en su RFP permite a los proveedores determinar si pueden o no proporcionar lo que necesita. Esto también protege su negocio porque en caso de que un proveedor acepte que puede cumplir con sus especificaciones inicialmente, pero no cumple con la entrega una vez que ha asumido el proyecto, puede hacerlo responsable de las especificaciones enumeradas en la RFP.

3. Distribuya la RFP.

Una vez que se escribe la RFP, es hora de enviarla. Puede publicarlo en su sitio web, tal vez incluso creando una página de destino específica para él. Aproveche cualquier grupo profesional relacionado con la industria del que sea miembro y publíquelo allí. Utilizar su cámara de comercio local también es un excelente lugar para anunciar su RFP si prefiere trabajar con un proveedor local.

4. Evalúe sus ofertas.

Una vez que reciba todas las propuestas, será casi sencillo comparar cada una y determinar qué proveedor es el más adecuado para su empresa.

De la pila de postores, querrá reducir esto a un puñado de sus tres, cinco o 10 favoritos principales para considerar, dependiendo de cuántos reciba o en los que esté interesado. A partir de aquí, querrá dedique tiempo a examinar más a fondo a los proveedores potenciales para determinar quién es realmente el candidato ideal para el trabajo.

5. Seleccione el mejor proveedor para el trabajo.

Algunas empresas pueden solicitar una oferta mejor y final más de sus principales proveedores después de haber comenzado este proceso de negociación para asegurarse de que no solo están obteniendo a la persona o empresa adecuada para el trabajo, sino también al precio correcto.

Si bien esto puede parecer un paso adicional, es uno que puede ahorrarle dinero, tiempo y dolores de cabeza en el futuro.

Pero esto también nos lleva a una gran pregunta: ¿Es todo esto realmente necesario?

¿No puede pasar el tiempo revisando dos o tres proveedores por su cuenta?

Como verá a continuación, esa ruta definitivamente no es lo mejor para usted.

¿Por qué emitir una solicitud de propuesta?

Comparemos brevemente estos dos escenarios:

• Opción #1: Dedique tiempo a encontrar el proveedor perfecto por su cuenta.
• Opción n.º 2: use una RFP para que los proveedores potenciales se acerquen a usted.

Elija la primera ruta y probablemente usará a sus compañeros de trabajo, amigos y grupos de redes para ayudar a solicitar posibles referencias para el trabajo.

O puede realizar una búsqueda en Google para ver los principales proveedores en su área.

Después de revisar el sitio web de un posible candidato para el trabajo, elaborará el mensaje perfecto para comunicarse y saber si pueden ayudar.

Luego, tendrá que explicar los detalles de su proyecto y puede o no pedirles que presenten una propuesta antes de decidir elegirlos para su proyecto.

No es un proceso complicado, pero ¿mencionamos que debe repetirlo para cada recomendación o proveedor prometedor que encuentre?

¡Imagina cuánto tiempo va a llevar eso!

Ahora, ¿qué sucede si estos posibles contratistas ya conocen los detalles de su proyecto y regresan con su mejor plan de acción y una oferta formal para que usted los revise?

Entonces, en lugar de tener que explicar sus necesidades cada vez, simplemente lo describiría una vez y lo enviaría a las masas.

Y para ahorrarle aún más tiempo, dependería de los contratistas potenciales, no de usted, comunicarse.

Beneficios de RFP

Si bien la creación de una RFP requerirá tiempo por adelantado, sin duda vale la pena hacer el trabajo preliminar. Los beneficios de crear una RFP incluyen:

• Ahorra tiempo: como se explicó con los escenarios anteriores, una RFP le ahorra toneladas de tiempo al comunicarse con los proveedores. En su lugar, puede crear un documento RFP, publicarlo y hacer que los proveedores acudan a usted.
• No está limitado por su red: cuando realiza la divulgación usted mismo, lo más probable es que permanezca dentro de su propia red, confiando en las referencias. Si bien las referencias son excelentes, publicar una RFP en línea le permite llegar a una franja mucho más grande de proveedores.
• Soluciones examinadas: la ruta RFP también le brinda un adelanto del plan de acción real de cada proveedor, no del que le hablan por teléfono o en persona. Dado que los candidatos potenciales deben presentar una oferta formal, deberán dedicar tiempo a delinear la solución y trabajar realmente en el problema en cuestión.

Con las RFP, tiene una manera fácil de eliminar proveedores y eliminar la pila de opciones con bastante rapidez.

Pero, para llegar a este punto, no puedes cometer este próximo error.

¿ No Para hacer con una RFP

Si desea encontrar el proveedor adecuado, necesita que su RFP sea específica.

Solo hacer preguntas de "sí" o "no" no lo llevará a ninguna parte.

Es por eso que debe crear preguntas específicas que requieran respuestas bien pensadas. Haga preguntas abiertas que requieran que expliquen su proceso de pensamiento al resolver un problema.

Trate de usar oraciones similares a estas:

• ¿Puedes compartir un ejemplo de cómo has resuelto este problema o uno similar para otra empresa? ¿Encontró algún obstáculo imprevisto? ¿Qué harías igual o diferente esta vez?

• Con el rediseño propuesto, ¿cuánto tiempo le tomaría a una persona sin conocimientos técnicos completar el nuevo formulario de registro? ¿Cuánto tiempo estima que esto podría ahorrar?

Con estos consejos en mente, está listo para redactar su primera RFP.

Cómo escribir una solicitud de propuesta

Esta es la estructura básica de una RFP y qué incluir en la tuya:

1. Descripción general del proyecto

Antes de entrar en los detalles de su empresa, debe dar una breve introducción al proyecto en sí mismo para que los proveedores sepan de inmediato si es algo por lo que vale la pena ofertar.

2. Antecedentes de su empresa

Esto no debería ser una larga historia de su empresa. Más bien, debería dar a los contratistas una mejor idea de lo que hace su empresa y a quién sirve como mercado objetivo.

3. Los objetivos de su proyecto

Identifique claramente lo que espera lograr con este proyecto y lo que ve como una "ganancia" para que todos estén en la misma página.

4. Alcance del proyecto

Los detalles del proyecto son esenciales en una RFP. De la misma manera que no desea usar preguntas vagas, un alcance de proyecto vago tampoco lo ayudará a encontrar el proveedor adecuado.

Dedique tiempo a detallar realmente el alcance de su proyecto para que no haya sorpresas más adelante.

5. Cronograma de entrega objetivo

Incluso si sus plazos no son muy ajustados, aún debe tener en mente un cronograma de entrega objetivo. Esto debe incluirse en su RFP para que los proveedores potenciales puedan evaluar adecuadamente si tienen los recursos y el ancho de banda para completar el trabajo a tiempo.

6. Posibles obstáculos

No oculte sus problemas existentes o potenciales debajo de la alfombra proverbial si quiere que desaparezcan. Una RFP exitosa es explícitamente clara acerca de cualquier problema técnico o posible obstáculo, como: ¿Está tratando con una codificación personalizada o una plataforma obsoleta? ¿Tu equipo tiene recursos limitados?

Al explicar esto por adelantado, los proveedores potenciales sabrán exactamente en qué se están metiendo.

Naturalmente, también eliminará a los contratistas que no pueden manejar la tarea debido a esas limitaciones.

Pero también se conectará con empresas que saben cómo solucionar estos problemas comunes con habilidad y delicadeza.

Recuerde, es mucho mejor averiguarlo ahora que después de haber aceptado la oferta y comenzado a trabajar.

7. Restricciones presupuestarias

También es importante ser sincero con su presupuesto. Cuantas más sorpresas puedas eliminar, mejor para todas las partes involucradas.

8. Lo que está buscando en proveedores potenciales

Otra forma de reducir o eliminar las sorpresas es explicar exactamente lo que está buscando en los contratistas potenciales.

Todo lo que tiene que hacer es describir qué es lo más importante para su proyecto (es decir, tiempo, solución, presupuesto, etc.) y mostrar cómo evaluará sus propuestas basándose en eso.

Le mostraremos cómo se hace esto pronto, pero antes de hacerlo, hay una cosa más que agregar aquí: una carta de presentación de RFP.

Al igual que una carta de presentación para un currículum, una carta de presentación de RFP crea una imagen profesional para su marca y establece el tono para los posibles proveedores. Señala que deben tomarse la propuesta y el proyecto en serio.

La buena noticia es que hay una serie de herramientas para hacer que la creación de RFP sea más fácil y menos estresante de lo que imagina.

Ejemplos de respuestas a RFP

Si ha emitido una RFP y está recopilando respuestas, es posible que se pregunte qué debe buscar en las respuestas de RFP efectivas. Aquí, veamos algunos ejemplos de impresionantes respuestas de muestra de RFP.

Ejemplo uno: Respuesta general a RFP para servicios de diseño web

Estimado [autor de RFP]:

Con respecto a su solicitud de propuesta (RFP), [nuestra empresa] está encantada con la oportunidad de brindarle servicios de diseño web. Habiendo trabajado con [breve lista de clientes anteriores], creemos que una asociación con [la empresa a la que le escribe] tendría un tremendo impacto en la satisfacción de sus clientes y en sus resultados.

Como uno de los principales proveedores de [servicio principal del cliente] de [la industria del cliente], usted sabe cuán crítica puede ser esta época del año para sus clientes. En promedio, el costo de entrega es de $[xxxx.xx], y [nombre del cliente] está comprometido con “[declaración de misión del cliente]”.

A medida que estos desafíos se vuelven más comunes, es cada vez más importante proporcionar a los clientes un sitio web potente y optimizado para SEO para atraer nuevos clientes potenciales. Con esto en mente, [nuestra empresa] tiene la intención de ayudar a [nombre del cliente]:

• Cree un sitio web elegante e impresionante que sea limpio, fácil de usar y con capacidad de respuesta móvil para trabajar en todos los dispositivos, de modo que los espectadores web tengan una primera impresión fuerte de su marca, independientemente del dispositivo que usen para encontrarlo.

• Ayudarlo a fortalecer la identidad de la marca a través de un nuevo logotipo y una nueva paleta de colores coherente.

• Asegúrese de que cada una de sus páginas web esté optimizada para SEO para clasificarse rápidamente, lo que atraerá nuevos clientes a su sitio web y demostrará su liderazgo en la industria.

Como se indica en el resumen ejecutivo, [nuestra empresa] tiene la intención de ayudar a [nombre del cliente] [breve alusión a los beneficios para el cliente descritos en el resumen ejecutivo]. Para hacer esto, nuestro equipo ha esbozado un conjunto propuesto de entregables, un orden de operaciones, división del trabajo y fechas previstas de finalización para garantizar que la asociación entre [su empresa] y [nombre del cliente] sea exitosa.

[Su empresa] está ansiosa por trabajar con usted para ayudar a [nombre del cliente] a abordar [los desafíos del cliente descritos en el Resumen ejecutivo]. Para recapitular, vea a continuación una breve descripción general de los servicios incluidos en esta asociación.

Esta respuesta de muestra explica clara y sucintamente cómo el servicio del proveedor resolverá los puntos críticos del comprador cuando se trata de crear un sitio web sólido. Al describir los beneficios clave, le está mostrando al cliente cómo lo pondrá en primer lugar y se centrará en sus necesidades para hacer el trabajo.

Ejemplo dos: Productora de video que ofrece sus servicios

Fuente de la imagen

Al responder a una RFP de Anthem Blue Cross and Blue Shield, Paul Horton Visuals decidió crear una página web completa dedicada a su respuesta a la RFP. El formato de la página web permitió al equipo de Paul Horton crear un tratamiento y proceso de video de muestra completo para mostrarle a Anthem lo que podrían ofrecer si Anthem los eligiera. La página también incluye un video incrustado para resaltar las fortalezas de Paul Horton: producción de video.

Herramientas de software de propuestas para ayudarlo a administrar RFP

En este artículo, describimos 10 herramientas para ayudarlo a administrar y crear propuestas de aspecto profesional en menos tiempo.

Para los propósitos de hoy, las siguientes cinco herramientas son excelentes lugares para comenzar:

1. RFPIO

RFPIO resuelve el problema de responder a las RFP, desde la gestión de proyectos hasta la colaboración y la integración con otro software. Su solución incluye paneles de informes, funciones de respuesta automática y generación automatizada de propuestas proactivas desde su CRM. RFPIO también incluye una biblioteca de respuestas inteligentes que convierte las respuestas RFP anteriores en inteligencia a pedido que permite a los equipos de ingresos tener contenido empresarial al alcance de la mano dondequiera que trabajen.

¿Y qué es mejor? RFPIO tiene un integración con HubSpot que sincronizará automáticamente su RFP con su portal, lo que facilita compartir información con su equipo.

2. PandaDoc

Para crear RFP personalizados con su propia marca, considere usar el software de propuestas PandaDoc.

Aquí puede configurar su primera RFP en cuestión de minutos e incluso colaborar con los miembros del equipo mediante actualizaciones en tiempo real dentro del propio documento.

3. nusi

Al igual que otros software de propuestas en el mercado, Nusii utiliza un editor de arrastrar y soltar que hace que la creación de RFP sea muy sencilla, especialmente para los principiantes.

Gracias a su diseño limpio, moderno y simple, también es muy fácil de entender.

Una de las características más útiles de Nusii es usarlo para reelaborar RFP existentes para ahorrarle tiempo. Simplemente copie el contenido de una RFP que le guste y edite la información para que se ajuste a su nueva solicitud.

4. Loopio

¿Cómo planea organizar todas las respuestas a sus RFP?

Una característica destacada de Loopio es su biblioteca de respuestas RFP, que le brinda acceso instantáneo a todas sus respuestas de RFP anteriores. Esto le ahorra la molestia de buscar para encontrar lo que necesita en una bandeja de entrada abarrotada.

Su función mágica incluso lo ayudará a completar automáticamente una respuesta si parece similar a una que ya ha hecho.

Además, puede administrar todo su proceso de RFP, incluido el envío de respuestas automáticas, y colaborar con su equipo en un solo lugar con su panel intuitivo.

Y si las herramientas de propuesta están fuera del presupuesto en este momento, o si desea intentar crear las suyas propias primero, use esta plantilla como punto de partida.

5. RFP360

RFP360 agiliza su enfoque para la gestión de respuestas de RFP. Sus funciones intuitivas de gestión del conocimiento, flujo de trabajo y colaboración facilitan la creación, revisión, actualización y aprobación de respuestas convincentes en una sola biblioteca. Las capacidades de automatización de propuestas e inteligencia de respuestas (AI) aceleran su capacidad para responder preguntas, sugiriendo las mejores respuestas posibles y completándolas automáticamente en bloque.

También puede importar RFP en varios formatos y generar propuestas finales pulidas e integradas. extensiones Permita que cualquier persona de su organización use contenido de su biblioteca de conocimientos en archivos de Microsoft Office, cuestionarios y formularios en línea, sin salir de esas aplicaciones.

Plantilla RFP gratuita y editable

Descargue una plantilla RFP editable y gratuita.

Para usar esta plantilla, simplemente descargarlo aquí o complete el formulario a continuación. Puede eliminar secciones o piezas de información que no pertenezcan a su proyecto y agregar cualquier otra cosa que necesite para sus RFP. También puede utilizar este probado y comprobado fórmula de propuesta para garantizar que su RFP sea profesional y pulida también.

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