Las empresas subcontratan sus procesos comerciales por una variedad de razones. Desde la reducción de costos, el aumento de la eficiencia y el acceso a habilidades y conocimientos especializados hasta la mejora de la calidad del servicio. Externalización de Procesos de Negocio (BPO) se ha convertido en una herramienta estratégica vital para muchas organizaciones. Les permite concentrarse en sus competencias básicas mientras subcontratan funciones secundarias a un proveedor de servicios externo.

Pero con la creciente complejidad y el volumen de los procesos comerciales, la necesidad de automatización en BPO se ha vuelto más evidente. Tomemos, por ejemplo, los centros de llamadas omnicanal o Procesamiento de documentos. Generan cantidades masivas de datos que requieren una gestión eficiente.

Aquí es donde entra en juego el software de automatización de BPO.

¿Qué son los software de automatización de BPO?

Las herramientas de automatización de BPO son aplicaciones de software que automatizan tareas repetitivas y rutinarias en los procesos comerciales. Utilizan tecnologías de inteligencia artificial como procesamiento de lenguaje natural (NLP), análisis de voz y reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para extraer, analizar e interpretar datos. Al automatizar estas tareas, las empresas pueden mejorar significativamente su eficiencia, reducir errores y ahorrar tiempo y recursos.

Las nanoredes permiten a los BPO automatizar las tareas de procesamiento de documentos de principio a fin. Mejore la precisión y reduzca el tiempo y el esfuerzo dedicados a la entrada, verificación y procesamiento manual de datos. ¡Mira el plan gratuito hoy! ⬇️

Estos son algunos ejemplos de tareas en BPO que se pueden automatizar para aumentar la eficiencia y la precisión:

1. Entrada de datos: Puede automatizar las tareas de entrada de datos con OCR y Extracción de información (IE) para reducir en gran medida la necesidad de esfuerzo manual y mejora la precisión.

2. Servicio al cliente: Los bots se pueden utilizar para automatización del centro de contacto. Manejan las consultas de rutina de los clientes y brindan soporte esencial, lo que libera a los agentes humanos para que se concentren en problemas más complejos.

3. Informes: Genere informes extrayendo y analizando datos de diversas fuentes. Esto elimina la necesidad de recopilar y compilar datos manualmente.

4. Flujos de trabajo: Optimice y automatice la secuencia de controles administrativos y acciones involucradas en procesos como el pago de facturas o la aprobación de reclamos de seguros.

5. Procesos administrativos: Puedes utilizar Automatización de procesos robóticos (RPA) para automatizar tareas repetitivas en procesos administrativos, como validación de datos, reconciliación de datos y procesamiento de facturas.

Cómo elegir el software de automatización de BPO adecuado

Su elección de herramientas cambia constantemente de acuerdo con las necesidades de su negocio. Por ejemplo, si su cliente usa un sistema ERP específico, tendría que optar por un software que pueda integrarse con él.

Pero hay algunos factores generales que debe tener en cuenta al elegir un software de automatización de BPO:

1. Funcionalidad: Evalúe la funcionalidad del software y asegúrese de que se ajuste a sus necesidades. Busque funciones como OCR, automatización de flujos de trabajo, extracción de datos y capacidades de integración.

2. Facilidad de uso: Tenga en cuenta la facilidad de uso del software. Busque una solución que sea intuitiva y fácil de navegar, ya que esto facilitará la adopción y minimizará los requisitos de capacitación.

3. Opciones de personalización: Determine si el software permite la personalización para cumplir con sus requisitos comerciales únicos. Busque flexibilidad en la creación de plantillas, reglas y flujos de trabajo personalizados.

4. Capacidades de integración: Considere la capacidad del software para integrarse con otros sistemas y aplicaciones utilizados en su organización. La integración perfecta permitirá un flujo de datos fluido y evitará la duplicación de esfuerzos.

5. Apoyo y formación: Evalúe el nivel de atención al cliente proporcionado por el proveedor de software. Busque canales de soporte receptivos y recursos como documentación, tutoriales y materiales de capacitación.

6. Costo y ROI: Considere el modelo de precios del software y evalúe el retorno de la inversión (ROI) que puede proporcionar. Compare el costo del software con los ahorros de costos potenciales y las ganancias de eficiencia que puede ofrecer.

7. Análisis e informes: Busque un software que proporcione sólidas capacidades de informes y análisis. Estas funciones pueden ayudarlo a realizar un seguimiento del rendimiento, identificar tendencias y tomar decisiones basadas en datos.

8. Seguridad y cumplimiento: Asegúrese de que el software cumpla con las regulaciones relevantes de la industria y tenga medidas de seguridad sólidas para proteger sus datos.

Solicite siempre una demostración o prueba antes de tomar una decisión final. Esto le brindará una experiencia de primera mano de las capacidades del software y lo ayudará a evaluar si satisface sus necesidades específicas.

Programe una demostración con nosotros si desea obtener más información sobre cómo Nanonets puede ayudarlo a automatizar sus procesos de BPO. ⬇️

Software de automatización BPO para optimizar sus operaciones

Ahora que estamos al día con las herramientas de automatización de BPO y cómo elegir la correcta, veamos un potente software de BPO para diferentes casos de uso.

El software de automatización para BPO tiene como objetivo mejorar la eficiencia y la productividad, mejorar la transparencia y la precisión, facilitar una mejor colaboración y reducir los costos operativos.

1. Automatice el procesamiento de documentos con Nanonets

El procesamiento de documentos es una tarea común en muchos BPO. Sin embargo, la entrada manual de datos y el manejo de documentos pueden llevar mucho tiempo y ser propensos a errores. Nanonets ofrece una poderosa solución para automatizar el procesamiento de documentos.

Combina Tecnologías de IA y OCR para extraer datos de documentos y clasificar y validar los datos.

Las nanoredes permiten a las BPO:

• Automatice el proceso de extracción de datos de facturas, recibos, órdenes de compra y otros documentos, reduciendo la necesidad de ingresar datos manualmente y mejorando la precisión.
• Configure el enrutamiento de tareas y los flujos de trabajo de revisión y aprobación de los documentos entrantes para garantizar que se procesen de manera eficiente y precisa.
• Importe y exporte datos fácilmente hacia y desde varios sistemas, como Zapier, Google Drive, Xero, Sage, QuickBooks y más, lo que garantiza una integración y un flujo de datos perfectos.
• Automatice la extracción de datos y la población en varios formatos, como CSV, JSON y XML, lo que facilita el uso y el análisis de los datos.
• Entrene a la IA para que reconozca y extraiga campos de datos específicos de sus documentos, convirtiéndola en una solución altamente personalizable.
• Proporcione análisis e informes detallados, lo que le permite realizar un seguimiento del rendimiento, identificar cuellos de botella y tomar decisiones basadas en datos.

Ya sea que su empresa de BPO se dedique a las finanzas, la atención médica, los seguros o cualquier otra industria, Nanonets puede ayudarlo a optimizar sus tareas de procesamiento de documentos y mejorar significativamente la eficiencia y la precisión.

Precios:

Hay un plan libre que le permite procesar hasta 500 páginas. La edición Pro tiene un precio de $ 499 por mes por modelo.

2. Administre las interacciones con los clientes desde un solo lugar con Dialpad AI Contact Center

Los clientes a menudo contratan BPO para administrar sus interacciones con los clientes. Aquí, el éxito a menudo depende de una comunicación eficiente y una resolución rápida y satisfactoria de las consultas de los clientes.

Centro de contacto de IA con teclado ayuda a agilizar las interacciones con los clientes. Utiliza IA para proporcionar transcripciones de llamadas en tiempo real, análisis de sentimientos e información de capacitación, lo que ayuda a su equipo a brindar un mejor servicio al cliente.

Dialpad permite a los BPO:

• Configure un centro de contacto omnicanal de forma rápida y sencilla. Admite varios canales de comunicación, como chat, correo electrónico, mensajería instantánea, redes sociales y llamadas de voz.
• Proporcione a sus agentes coaching en vivo basado en IA, análisis de sentimientos, recomendaciones en tiempo real y las siguientes mejores acciones para ayudarlos a resolver los problemas de los clientes de manera eficiente.
• Revise, analice y archive conversaciones sin esfuerzo con transcripciones instantáneas de llamadas y reuniones y elementos de acción y resúmenes posteriores a la llamada.
• Comuníquese y brinde soporte a los clientes desde un solo espacio de trabajo con integraciones con herramientas como Zendesk, Microsoft 365 y Google Workspace.
• Obtenga capacidades integradas de análisis e informes para monitorear el rendimiento del centro de contacto, realizar un seguimiento de las métricas clave y tomar decisiones basadas en datos.

En general, Dialpad AI Contact Center aprovecha las tecnologías de IA para empoderar a los BPO de cara al cliente, mejorar el soporte en múltiples canales, automatizar los flujos de trabajo y mejorar la experiencia general del cliente.

Precios:

El precio de Dialpad AI Contact Center no se menciona explícitamente en los resultados de búsqueda. Debe ponerse en contacto con ellos directamente para obtener un presupuesto personalizado.

3. Optimice la gestión de nóminas con Intuit QuickBooks Payroll

El procesamiento de la nómina es complicado. Desde garantizar el cumplimiento y seguir las normas fiscales hasta calcular con precisión los salarios y beneficios de los empleados, puede ser un proceso complejo y lento. Y requiere conocimientos especializados y experiencia. Esta es la razón por la cual los clientes a menudo subcontratan sus tareas de nómina a BPO.

Nómina de Intuit QuickBooks es una solución integral que simplifica el procesamiento de la nómina. Automatiza los cálculos de nómina, las declaraciones de impuestos y los pagos, lo que garantiza la precisión y el cumplimiento.

QuickBooks Payroll permite a los BPO:

• Automatice el depósito de cheques de pago de los empleados en sus cuentas bancarias, eliminando la necesidad de cheques en papel.
• Manténgase en cumplimiento con las actualizaciones automáticas de impuestos y los formularios W-2 de fin de año y calcule los impuestos sobre la nómina y las deducciones federales y estatales para beneficios y planes de jubilación.
• Calcule y presente los impuestos sobre la nómina automáticamente, reduciendo el riesgo de errores y sanciones.
• Acceda a informes de nómina detallados para realizar un seguimiento de sus actividades de nómina y tomar decisiones informadas.
• Integre con Nanonets para automatizar la extracción de datos de los documentos de nómina, agilizando aún más el proceso de nómina.
• Proporcione a los empleados acceso en línea a sus talones de pago, formularios de impuestos y otros documentos relacionados con la nómina, mejorando la transparencia y la comunicación.

QuickBooks Payroll es una herramienta confiable que puede ahorrar mucho tiempo y esfuerzo a los BPO en la administración de las tareas de nómina y garantizar que se realicen con precisión y de conformidad con las leyes fiscales.

Precios:

El plan EasyStart cuesta $25 mensuales más $4 mensuales por cada empleado.

4. Optimiza los flujos de trabajo con Zapier

Tome cualquier empresa de BPO y encontrará muchas tareas que requieren interacción entre diferentes software y herramientas. Podrían ser tareas subcontratadas por clientes como marketing por correo electrónico, entrada de datos y atención al cliente, o tareas internas como gestión de proyectos y recursos humanos. Todos estos requieren una integración y automatización perfectas para lograr la máxima eficiencia.

Zapier es una poderosa herramienta de automatización sin código que conecta diferentes aplicaciones y le permite crear flujos de trabajo automatizados. Tienen una extensa biblioteca de integraciones y "Zaps" preestablecidos que pueden automatizar tareas entre varias aplicaciones, ahorrándole tiempo y reduciendo el esfuerzo manual.

Zapier permite a los BPO:

• Capture y sincronice automáticamente datos entre diferentes plataformas, eliminando la necesidad de ingresar datos manualmente.
• Configure disparadores y acciones para automatizar tareas repetitivas, como enviar correos electrónicos, actualizar hojas de cálculo, crear tareas y más.
• Reduzca la necesidad de supervisión e intervención manual mediante la configuración de flujos de trabajo automatizados que se ejecutan en segundo plano.
• Utilice la integración Zapier-Nanonets para automatizar la extracción de datos de documentos y sincronizarlos con otras aplicaciones.
• Automatice el enrutamiento de tareas entre miembros del equipo o departamentos, asegurando una comunicación y colaboración fluidas.
• Integre con herramientas y plataformas del lado del cliente, lo que permite un intercambio de datos eficiente, una colaboración fluida y la gestión de tareas.
• Supervise y analice el rendimiento de sus flujos de trabajo automatizados con análisis e informes integrados, lo que le permite identificar cuellos de botella, optimizar procesos y tomar decisiones basadas en datos.

La mayoría de las empresas de BPO pueden beneficiarse de la automatización que ofrece Zapier. Ayuda a agilizar las operaciones, mejorar la productividad y reducir el riesgo de errores, todo mientras ahorra tiempo y recursos.

Precios:

Los planes pagos comienzan en $ 19.99 por mes cuando se facturan anualmente. La tarifa mensual para este plan y todos los demás planes cambia según la cantidad de tareas que necesita automatizar y la complejidad de sus flujos de trabajo.

5. Mejore las eficiencias de ventas y soporte con Intercom Bots

Las empresas de BPO nunca pueden darse el lujo de estar completamente fuera de línea. Aparte de las tareas subcontratadas por el cliente, las ventas, el marketing y el soporte deben estar disponibles las XNUMX horas. Pero mantener un personal de tiempo completo durante todo el día puede ser costoso y poco práctico. Aquí es donde entran los Intercom Bots.

Los chatbots de Intercom están diseñados para automatizar la atención al cliente, la generación de clientes potenciales y otras tareas que requieren interacción humana. Se pueden programar para que funcionen de cierta manera, lo que garantiza que sus clientes actuales y potenciales reciban respuestas instantáneas, incluso fuera del horario comercial.

Los bots de intercomunicación permiten a los BPO:

• Proporcione soporte 24/7 a los clientes respondiendo consultas comunes, dirigiéndolos a recursos relevantes o escalando problemas complejos rápidamente.
• Automatice la calificación de prospectos entrantes haciendo preguntas preestablecidas y recopilando información esencial, lo que le permite a su equipo de ventas enfocarse en prospectos de alta calidad.
• Evoque la acción de los visitantes del sitio web mediante la entrega de mensajes personalizados basados ​​en su comportamiento, mejorando las tasas de conversión.
• Comparta el contenido correcto en el momento correcto con recomendaciones de contenido automatizadas, mejorando la experiencia y el compromiso del usuario.
• Asegúrese de que el equipo de soporte solo se ocupe de problemas complejos que requieran la intervención humana, liberándolos de responder consultas repetitivas y directas.
• Integre con CRM, herramientas de correo electrónico, herramientas de chat, creadores de sitios web, tiendas en línea y otras plataformas para optimizar la comunicación y el intercambio de datos.

Los bots de intercomunicación son una solución efectiva para que los BPO garanticen la participación y el soporte continuos del cliente, incluso fuera del horario laboral. Más importante aún, permite que sus equipos de ventas, marketing y soporte se concentren en tareas más estratégicas mientras que los bots se encargan de las rutinarias y repetitivas.

Precios:

El precio comienza en $ 74 por mes cuando se factura anualmente. Este paquete incluye dos plazas y 1000 personas contactadas al mes.

Terminando

Brindar un servicio de alta calidad de manera constante se vuelve más fácil con la automatización de BPO. Permite a los BPO cumplir con las expectativas de los clientes de manera más efectiva y con menos problemas, lo que fomenta relaciones más sólidas con los clientes.

Recuerde, la clave para una automatización BPO exitosa radica en elegir las herramientas adecuadas e implementarlas correctamente. Por lo tanto, tómese el tiempo para evaluar sus procesos, identifique las áreas que pueden beneficiarse de la automatización y elija las herramientas que mejor se adapten a sus necesidades.

Nanonetas puede ayudarlo en este viaje al proporcionar soluciones avanzadas de inteligencia artificial para la extracción de datos, la automatización de procesos y la optimización del flujo de trabajo. Con Nanonets, puede automatizar tareas complejas, reducir los esfuerzos manuales y mejorar la eficiencia de sus operaciones de BPO.

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• Fuente: https://nanonets.com/blog/bpo-automation-software/