La gestión de datos maestros (MDM) es un método importante para desarrollar y mantener la uniformidad y precisión de los "datos maestros" compartidos de la organización. Master Data Management permite a las empresas mejorar la precisión y uniformidad de sus activos de datos importantes, como datos de clientes, datos de productos, datos de activos y datos de ubicación.

Los datos maestros pueden describirse como los datos centrales de una organización. Estos datos centrales se basan en información que rara vez cambia y es esencial para ejecutar las operaciones de una empresa. Las cantidades cada vez mayores de datos que las empresas recopilan y almacenan sobre sus productos, inventario, activos de datos y clientes deben gestionarse para seguir siendo precisas. Los datos inexactos, y especialmente los datos maestros inexactos, hacen que sea más difícil tomar decisiones inteligentes sobre el negocio.

Durante las décadas de 1950 y 60, cuando las computadoras electrónicas aún no eran comunes, las organizaciones tenían datos maestros que contenían lo que se llamaba (y se sigue llamando) "información de contacto". Normalmente se copiaba a mano en el archivo maestro de la organización desde la libreta de direcciones de un vendedor, y viceversa. Estos archivos maestros a menudo existían en forma de Rolodexes y libretas de direcciones.

La Gestión General de Datos, como concepto informático, fue introducida en los años 1960 por ADAPSO (que, tras cambiar de nombre varias veces, ahora se llama TechAmérica). La versión computarizada de los datos maestros evolucionó como resultado de los programas de gestión de datos que se hicieron populares en la década de 1980. Estos incluían los primeros programas de software de gestión de datos maestros.

Master Data Management proporciona a las empresas una forma de acceder a todos sus datos esenciales desde un archivo (denominado archivo maestro o archivo de datos maestros) que actúa como una plataforma de referencia común. Cuando se hace correctamente, la gestión de datos maestros puede proporcionar datos precisos y confiables que pueden compartirse entre el personal y los departamentos.

(Nota del autor: una gran cantidad de artículos parecen describir la gestión de datos maestros como si fuera Gobierno de datos usando otro nombre. Master Data Management se centra en los datos maestros, mientras que Data Governance se ocupa de todos los datos de una organización. Los dos sistemas normalmente trabajan de la mano y se apoyan mutuamente.)   

Una posible historia de terror empresarial

Una empresa (su cliente) se muda de 847 North Hamilton St. a 1045 North Oak. La empresa cambia su dirección de facturación con su organización inmediatamente pero no recibe facturas durante dos meses. Preocupado, el cliente llama y verifica que su organización tenga la nueva dirección, y el departamento de cuentas verifica que es 1045 North Oak. El cliente solicita que se le envíen nuevamente las facturas recientes a la nueva dirección para liquidar la cuenta.

Después de otros 13 días sin facturas, el cliente descubre que su cuenta ha sido congelada. Al llamar y exigir más información, el cliente descubre que, aunque su dirección en el archivo maestro figura como 1045 North Oak, el departamento de facturación muestra la dirección como 1045 North Hamilton. El problema se resuelve, pero el cliente decide que ya no quiere hacer negocios con una organización tan "desorganizada".

Al parecer, el departamento de facturación creó su propio silo de datos, porque no existía un sistema de gestión de datos maestros. Sin registros precisos, varios departamentos de la empresa pueden tener problemas con información incorrecta y clientes enojados y frustrados. La gestión de datos maestros se ha convertido en una necesidad crítica para basada en datos empresas.

Gestión de datos maestros multidominio

Los datos maestros son datos que rara vez cambian y normalmente incluyen información de referencia, que puede proporcionar contexto. Los datos maestros, por naturaleza, no se consideran transaccionales, aunque "definen" las transacciones de la organización. Hay varios tipos diferentes, o “dominios”, de datos maestros. Cada dominio de datos maestros tiene su propia importancia y propósito únicos. A continuación se enumeran algunos ejemplos de dominios de datos maestros:

• Información de los clientes: Se utiliza para registrar y gestionar las comunicaciones y relaciones con los clientes. Por lo general, incluye información como el nombre y la dirección del cliente, historial de compras e información de contacto.
• Datos del producto: Incluye información como descripciones, nombres de productos, precios y niveles de existencias. Este proceso generalmente se utiliza para rastrear y administrar el inventario de la empresa. 
• Datos financieros: Se utiliza para seguir y gestionar el desempeño financiero de la empresa. Puede incluir información sobre gastos, ingresos y márgenes de beneficio.
• Datos del partido: Contiene información sobre individuos y organizaciones, como clientes, vendedores, proveedores, empleados, etc. 
• Estructuras financieras: Información sobre diversos activos, cuentas y ciertos documentos.
• Conceptos de ubicación: Proporciona información sobre áreas geográficas, como territorios de ventas y ubicaciones de oficinas.

Los sistemas de gestión de datos maestros multidominio controlan todos los diferentes tipos de datos maestros desde una ubicación: una plataforma centralizada. Un sistema de gestión de datos maestros multidominio integra todos los dominios de una organización, brindando acceso a todos los datos maestros de una organización en un solo archivo.

Los sistemas de gestión de datos maestros multidominio afectan esencialmente a todas las transacciones de datos dentro de una organización.

La importancia de la gestión de datos maestros

Donna Burbank, directora general de Global Data Strategy, describió la buena gestión de los datos maestros como una visión completa de los datos centrales de la organización. Ella dijo: "Master Data Management (MDM) puede ayudar a crear esta vista de 360 ​​grados de la información comercial clave para permitirle aprovechar al máximo los datos de su organización para obtener mejores resultados comerciales".

Los datos maestros son los datos que son absolutamente críticos para el funcionamiento de la empresa. Son datos en los que confían varios departamentos para obtener información precisa. Desde datos de productos hasta datos de clientes y datos de inventario, los datos maestros proporcionan un estándar de precisión. Al comprender la importancia de MDM, las organizaciones pueden maximizar todo el potencial de sus datos. La gestión de datos maestros puede beneficiar a una organización al mejorar una variedad de procesos, tales como: 

• Inteligencia de Negocio
• Calidad de datos mejorada 
• Eficiencia incrementada
• Costo reducido de integración de datos.
• gestión de la cadena de suministro
• Gobernanza de datos mejorada
• Seguridad de datos mejorada

Inteligencia de negocios: Con la disminución de datos de terceros comprados para investigación de mercados, los datos propios son cada vez más importantes en el desarrollo inteligencia empresarial . Master Data Management es una plataforma ideal para investigar datos propios y obtener información sobre la base de clientes de una empresa. 

Además, MDM se puede utilizar para segmentación de clientes por los departamentos de ventas, marketing y servicio. La segmentación de clientes implica agrupar a los clientes según por qué y cómo realizan sus compras. Este proceso permite a las empresas desarrollar estrategias de marketing y ventas específicas para diferentes grupos de clientes. 

Calidad de datos mejorada: Master Data Management establece una fuente única de datos consistentes y precisos. Al usarlo como referencia autorizada, ayuda a minimizar los errores e inconsistencias de los datos, lo que mejora la calidad de los datos. Sucesivamente, calidad de datos mejorada ayuda a las empresas a tomar mejores decisiones.

Eficiencia incrementada: Un sistema MDM moderno ayuda a automatizar los diversos procesos de gestión de datos. Debería reducir la cantidad de entradas de datos manuales y reducir los errores causados ​​por datos inconsistentes. Puede ayudar a las empresas a integrar sus datos de forma más rápida, eficiente y precisa. 

Costo reducido de integración de datos: Una solución eficaz de gestión de datos maestros debería automatizar muchos de los procesos de gestión de datos, reduciendo los costes de integración de datos. MDM se puede utilizar para reducir los costos de integración de datos proporcionando una base consistente y precisa de datos comerciales críticos. 

Gestión de la cadena de suministro: MDM ofrece a las empresas una visión única y coherente de la información que afecta gestión de la cadena de suministro. Eliminará los silos de datos que a veces crean los departamentos individuales y reunirá la información para obtener una imagen completa de la cadena de suministro.

Gobernanza de datos mejorada: Un objetivo principal de los programas de Gobernanza de Datos es mejorar la Calidad de los Datos. MDM respalda este objetivo al proporcionar una única fuente consistente de datos precisos. Esto ayuda a garantizar que todos los departamentos de la empresa utilicen los datos de forma coherente, lo que reduce el riesgo de error humano. 

Seguridad de datos mejorada: El uso de MDM puede mejorar la seguridad de los datos de una empresa al establecer un espacio de almacenamiento central para sus datos críticos. MDM permite gestionar, controlar y proteger la información confidencial desde una única ubicación. Las soluciones modernas de gestión de datos maestros suelen incluir funciones de seguridad avanzadas.

El futuro de la gestión de datos maestros

El próximo paso evolutivo en el desarrollo de MDM probablemente implicará el uso de aprendizaje automático e inteligencia artificial. Estas tecnologías se pueden utilizar para predecir eventos, identificar anomalías en los datos, proporcionar recomendaciones y clasificar información. Otras tendencias probables incluyen:

• Mayor uso de la nube: Actualmente, MDM se utiliza cada vez más como solución basada en la nube. La nube ofrece escalabilidad y rentabilidad al gestionar datos maestros.

• Tejido de datos: El uso de MDM es una característica importante para el nuevo enfoque de gestión de datos llamado tejido de datos. Este sistema de gestión de datos implica conectar datos tomados de diferentes fuentes dentro de una organización para desarrollar una vista unificada de los datos de la organización. MDM proporciona una fuente común de datos confiables.

• Seguridad mejorada: Los sistemas MDM actualmente soportan el uso de datos cifrado y tokenización, así como otras medidas de seguridad. Es razonable suponer que, con la piratería informática y otras amenazas a la seguridad de los datos, se seguirán realizando mejoras en la privacidad y la seguridad de los datos.

Imagen utilizada bajo licencia de Shutterstock.com

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• Fuente: https://www.dataversity.net/what-is-master-data-management-and-why-is-it-important/