La contabilidad en cualquier empresa implica tratar las facturas todos los meses.

Una de las tareas más desafiantes al tratar con ellos es la verificación de estas facturas.

Se debe verificar la exactitud de todas las facturas recibidas por una empresa por productos o servicios comprados a un proveedor antes de iniciar el pago.

Para ello, todos los detalles de la compra mencionados en la factura se cotejan con la orden de compra correspondiente para garantizar que los productos/servicios solicitados se entregaron correctamente y al precio acordado. Este proceso de verificación se llama coincidencia bidireccional.

Entendamos rápidamente cómo funciona esto.

Resumen del proceso de adquisiciones

Antes de comprender la coincidencia bidireccional, recapitulemos rápidamente cómo funcionan las adquisiciones en un entorno empresarial.

Orden de compra (OC) es un acuerdo legalmente vinculante emitido por el comprador al vendedor, informando del tipo de producto/servicio solicitado y la cantidad y precios acordados.

Factura Es un documento legalmente vinculante emitido por el vendedor al comprador junto con o después de la entrega del producto/servicio al cliente. Tiene todos los detalles del proveedor, cliente, producto/servicio que se entrega, precio y modo de pago.

Digamos que el departamento de TI de una empresa ABC necesita 10 sillas ejecutivas giratorias para sus ejecutivos de TI.

• El departamento de TI puede (según la política de la empresa) emitir una solicitud de compra a través de la jerarquía gerencial correspondiente.
• Se envía una solicitud de compra al departamento de Compras (o equivalente) de la empresa para encontrar proveedores apropiados del producto/servicio.
• Una vez que se identifica un proveedor, se realiza el trabajo preliminar necesario para identificar el producto y el precio. Por ejemplo, XYZ, un proveedor de muebles de oficina, puede proporcionar sillas ejecutivas giratorias a un precio de 250 dólares por silla, que se entregarán en cinco días.
• Una vez finalizado el proveedor XYZ, el orden de compra Lo genera el departamento de compras de ABC, citando el producto y el precio pactado.
• Una copia de la orden de compra se envía a XYZ, otra la retiene el departamento de Compras de ABC y otra al Departamento de Cuentas por Pagar.
• Cuando XYZ suministra las sillas, el factura se proporciona junto con o después de la entrega a ABC.

Ahora que se ha obtenido la factura, el proceso de cotejo lo realiza el equipo de cuentas por pagar de ABC.

¿Qué es la coincidencia bidireccional?

Coincidencia bidireccional, también conocido como cotejo de órdenes de compra, es un proceso para verificar que los detalles de la órdenes de compra y las facturas asociadas coincidir para que se pueda pagar la factura.

La comparación suele realizarse entre la cantidad facturada y el precio de factura. Es necesario que se cumplan las siguientes condiciones:

• La cantidad de la factura es inferior o igual a la cantidad solicitada en la orden de compra.
• El precio de la factura es inferior o igual al precio cotizado en la orden de compra.

Una coincidencia exitosa puede referirse a una coincidencia 100 % exacta o definirse utilizando una tolerancia de coincidencia (por ejemplo, >= 95 % de coincidencia requerida) según la configuración empresarial.

Sólo una vez que la coincidencia es exitosa tras la verificación por parte del equipo AP, se inicia el pago.

En caso de que la coincidencia no sea exitosa, se pausa el procesamiento y pago de la factura. Un administrador de cuentas por pagar verifica manualmente la factura y aprueba el pago de la factura o la rechaza.

Esta es una coincidencia bidireccional.

Resumamos el proceso de coincidencia bidireccional en un diagrama de flujo para una fácil comprensión.

graficar tuberculosis
A[Necesidad de una compra] –> C[Enviar solicitud de compra al Departamento de compras]
C –> D[El departamento de compras encuentra el proveedor adecuado]
D –> E[Finalizar proveedor XYZ]
E –> F[Departamento de Compras genera la Orden de Compra]
F –> G[Enviar una copia de la orden de compra a XYZ, conservar una en el Departamento de Compras, enviar una al Departamento de Cuentas por Pagar]
G –> H[El proveedor XYZ suministra las sillas y proporciona la factura]
H –> I[Proceso de cotejo por equipo de Cuentas por Pagar]
I –> J{Consultar condiciones:
1. Cantidad de factura ≤ cantidad de pedido
2. Precio de factura ≤ precio de pedido}
J –> |Coincidencia ≥ 95%| K[Partido exitoso, iniciar pago]
J –> |Coincidencia 95%| L[Coincidencia fallida, pausar procesamiento y pago de facturas]
L –> M[El Administrador de Cuentas por Pagar verifica manualmente la factura]
M –> |Aprueba| k
M –> |Rechaza| N[Rechazar la factura]

En el ejemplo anterior, supongamos que ABC no se adhiriera a la coincidencia bidireccional.

Después de discutir los descuentos, emiten una orden de compra de 10 sillas a un precio total con descuento de $2000 ($200/silla en lugar de $250/silla) según lo acordado con XYZ.

Después de revisar y aceptar la orden de compra y entregar las 10 sillas, XYZ envía una factura por el precio original de $2500 ($250/silla). Es posible que el creador de la factura en XYZ no haya estado al tanto del descuento ofrecido por la persona de marketing de XYZ al departamento de compras de ABC para la compra al por mayor. O podría ser una mala práctica comercial deliberada.

Si los detalles de la factura no se comparan y coinciden con los detalles de la orden de compra, el equipo de AP (cuentas por pagar) de ABC puede pagar los $500 adicionales que originalmente no se aplicaron.

Un proceso de coincidencia bidireccional puede ayudar a detectar este error antes de que se realice un pago. El proceso garantiza que solo se paguen las facturas por el importe y la cantidad correctos.

Importancia de la coincidencia bidireccional

El cotejo bidireccional es crucial para mantener la precisión y el control financiero en las cuentas por pagar.

• Garantía de precisión: La comparación bidireccional garantiza que las facturas sean precisas al verificarlas con las órdenes de compra correspondientes, evitando pagos excesivos o pagos por bienes/servicios no entregados.
• Control financiero: Mejora el control financiero y reduce el riesgo de errores o fraude en el proceso de cuentas por pagar.
• Relación con el proveedor: La implementación efectiva fomenta la transparencia y la confianza en las relaciones con los proveedores, ya que las discrepancias se abordan y resuelven rápidamente.
• Compliance: Garantiza el cumplimiento de las políticas internas de adquisiciones y las regulaciones externas, minimizando los riesgos financieros y los problemas de auditoría.
• Ahorro de costes: Al evitar pagos excesivos y resolver discrepancias de manera eficiente, las empresas pueden ahorrar costos significativos a largo plazo.

Cómo funciona la coincidencia bidireccional manual

La comparación manual bidireccional suele ser preferida solo por empresas con volúmenes de transacciones muy bajos o aquellas con requisitos específicos que requieren supervisión humana.

Así es como se ve el proceso.

Tomemos el ejemplo de XYZ Inc. y exploremos cómo implementan la coincidencia manual bidireccional. XYZ Inc. utiliza Quickbooks para la contabilidad. Así es como se ve su proceso de adquisición con coincidencia bidireccional.

1. Generación de Orden de Compra (PO):

• Quickbooks ofrece un módulo de creación y gestión de órdenes de compra.
• XYZ Inc. crea/recibe una orden de compra para el proveedor directamente en Quickbooks, detallando los artículos pedidos, las cantidades, los precios y las fechas de entrega.

2. Recepción de Factura de Proveedor:

• Al recibir el envío, XYZ Inc. recibe una factura del proveedor, que también inicia sesión en Quickbooks.
• El equipo de entrada de datos completa manualmente los detalles del artículo, las cantidades, los precios, los impuestos y los descuentos de cada factura.

3. Proceso de emparejamiento manual:

• El equipo de cuentas por pagar compara manualmente los detalles de la factura con la orden de compra correspondiente en Quickbooks, asegurando que las cantidades y los precios estén alineados.

4. Verificación y Aprobación:

• Las facturas verificadas se aprueban para su pago en Quickbooks, mientras que las discrepancias se marcan para su revisión.
• Los revisores procesan manualmente las facturas que no coinciden en ambos sentidos.

5. Inicio de Pago:

• Al utilizar Quickbooks, XYZ Inc. inicia el pago de las facturas aprobadas, siguiendo sus procedimientos de pago.

Aunque meticuloso, este proceso establece una base para la integridad financiera.

Desafíos en el emparejamiento bidireccional

Si bien la comparación manual bidireccional garantiza un enfoque práctico para verificar las facturas con las órdenes de compra, plantea varios desafíos:

Desafíos de discrepancia de datos: El equipo de cuentas por pagar debe alinear las órdenes de compra con las facturas revisándolas manualmente, lo que provoca pérdida de detalles y operaciones lentas, poniendo en riesgo la productividad y las relaciones comerciales.

Largos tiempos de procesamiento: Las cuentas por pagar a menudo enfrentan inexactitudes en los datos en hasta el 20 % de las facturas, y dedican alrededor del 25 % de su tiempo a resolver dichos problemas, lo que retrasa los procesos y aumenta los riesgos operativos.

Riesgos de fraude y robo: La Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE) descubre que las organizaciones suelen perder el 5% de sus ingresos anualmente debido al fraude, y los delincuentes a menudo engañan las cuentas por pagar mediante facturas fraudulentas convincentes, lo que representa un riesgo significativo para la vigilancia y la integridad financiera.

Gestión de múltiples formatos de factura: Las grandes organizaciones manejan órdenes de compra y facturas de diversas fuentes en diversos formatos, como documentos de Word, hojas de cálculo, documentos XML para EDI, PDF, imágenes y documentos en papel. La consolidación manual es propensa a errores, lo que genera problemas como pagos excesivos, pagos incorrectos y duplicación de facturas, lo que en última instancia provoca pérdidas de productividad y confianza.

Implicaciones de costos del procesamiento manual: La comparación tradicional de facturas y órdenes de compra implica costos significativos debido a la mano de obra, los materiales y el envío, con impactos financieros adicionales por multas, cargos por pagos atrasados ​​y pérdida de negocios debido a errores de procesamiento. Se sabe que los costos de procesamiento manual de facturas alcanzan entre 15 y 50 dólares por factura.

¿Cómo automatizar la coincidencia bidireccional?

La comparación bidireccional automatizada es como tener un robot útil para sus tareas contables.

Hoy, Automatización AP Las herramientas pueden verificar automáticamente si los detalles de las facturas coinciden con lo que hay en sus órdenes de compra, lo que le ahorra tiempo y reduce los errores.

Estas herramientas pueden funcionar con otros sistemas contables; Muchos sistemas tienen opciones de integración listas para usar o API/middleware para proporcionar una transferencia de datos perfecta entre los diferentes sistemas.

Con estas integraciones, las empresas pueden integrar sin problemas la coincidencia bidireccional automatizada en sus flujos de trabajo de AP, sin dejar de utilizar el software de contabilidad con el que se sienten cómodos.

Software de automatización AP de Nanonets, por ejemplo, se puede integrar con otros sistemas de contabilidad, como QuickBooks y Sage. A continuación se muestra una descripción simplificada del flujo de trabajo de coincidencia bidireccional automatizado.

¿Cómo funciona?

Echemos un vistazo a cómo un software de automatización AP como Nanonets automatiza completamente el proceso de coincidencia bidireccional.

1. Cobro automatizado de facturas

Nanonets simplifica este proceso importando automáticamente facturas y órdenes de compra desde correos electrónicos, unidades de disco, software de contabilidad y bases de datos tan pronto como llegan, garantizando que cada dato encuentre su lugar en un repositorio digital centralizado.

Las nanonets pueden recuperar automáticamente facturas y órdenes de compra enviadas por correo electrónico directamente desde su bandeja de entrada, extrayendo información relevante sin problemas tanto del cuerpo del correo electrónico como de los archivos adjuntos.

Todas las facturas escritas a mano e impresas se pueden escanear fácilmente con un teléfono inteligente o cargar directamente en la plataforma.

Las facturas y las órdenes de compra también se pueden importar a Nanonets desde su correo, aplicaciones y bases de datos.

2. Entrada de datos automatizada

Diga adiós a las horas de entrada manual de datos. Con Nanonets AI, las facturas se leen con más del 99 % de precisión, lo que reduce drásticamente el tiempo dedicado a tareas tediosas.

Esto significa que su equipo puede concentrarse en un trabajo más significativo mientras Nanonets se encarga de la extracción y entrada de datos directamente en su software de contabilidad/ERP, sin ninguna intervención manual.

3. Emparejamiento inteligente de 2 vías

Aprovechando la IA, Nanonets realiza automáticamente coincidencias bidireccionales, triples o cuádruples leyendo y cruzando los datos de facturas extraídos con órdenes de compra, informes de recepción e informes de inspección importados de diversas fuentes.

4. Ruta de aprobación

El sistema señala cualquier discrepancia para su revisión humana, pero de lo contrario, las facturas que coinciden con los criterios de la empresa se envían automáticamente para su aprobación o se aprueban directamente según reglas preestablecidas.

5. Aprobaciones

Las homologaciones con Nanonets ya no son un cuello de botella. Se vuelven flexibles y viven donde lo hace su organización, ya sea en el correo electrónico, Slack o Teams. Esto elimina la necesidad de llamadas telefónicas molestas y el conocido aluvión de recordatorios.

6. Integraciones de ERP

Las integraciones listas para usar garantizan que las facturas y las órdenes de compra se registren automáticamente en su software de contabilidad/ERP tan pronto como se produzcan.

Las facturas aprobadas se ponen automáticamente en cola para el pago en su software de contabilidad.

7. Análisis en tiempo real

Las nanoredes van más allá del mero procesamiento de transacciones al ofrecer capacidades analíticas avanzadas e informes de datos en tiempo real.

Esto le ayuda a obtener información en tiempo real sobre el proceso de sus cuentas por pagar, lo que le permite monitorear los patrones de gasto, identificar oportunidades de ahorro de costos y mejorar la previsión financiera.

Orden de compra → Factura

Hacer coincidir las órdenes de compra con las facturas 

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Seleccionar el software adecuado para la coincidencia bidireccional

La elección del software adecuado para automatizar la coincidencia bidireccional depende del tamaño y tipo de su empresa.

Algunas opciones funcionan como soluciones independientes o como parte de un sistema de contabilidad más grande, dependiendo de lo que ya utilice. Por ejemplo, la integración con sistemas existentes, como ERP, es necesaria para algunas herramientas.

• Nanonets facilita el manejo de facturas y órdenes de compra al automatizar el proceso de cotejo. Importa automáticamente facturas y órdenes de compra, utiliza inteligencia artificial para ingresar y comparar datos con precisión, señala discrepancias para revisiones manuales fáciles y fluidas y actualiza los datos en su software de contabilidad/ERP en tiempo real.
• La herramienta Payables de Oracle relaciona automáticamente las facturas con las órdenes de compra, verifica el cumplimiento de los niveles de tolerancia establecidos y actualiza las cantidades y montos facturados en función de los detalles de la factura.
• Sage Intacct agiliza las compras con flujos de trabajo establecidos para transacciones y aprobaciones. MineralTree automatiza la comparación de facturas con órdenes de compra o recibos para Sage Intacct, capturando detalles de las facturas automáticamente e insertándolos en los procesos de aprobación y pago. Mantiene todo consistente con el ERP de la empresa.
• Nexonia Expenses ofrece una gestión de gastos flexible basada en la nube con una profunda integración en sus sistemas.
• Tipalti simplifica el procesamiento de facturas con OCR y extracción de datos, estableciendo reglas para hacer coincidir las facturas con las órdenes de compra y prepararlas para el pago.
• DocuWare utiliza IA para extraer datos clave de las facturas, comprobar si hay proveedores válidos y duplicados, y relacionar las facturas con las órdenes de compra y los albaranes de entrega, garantizando importes precisos.

Hay muchas herramientas de combinación bidireccional disponibles, cada una con funciones diseñadas para diferentes necesidades.

Por qué deberías automatizar la coincidencia bidireccional

Automatizar el proceso de emparejamiento bidireccional ofrece múltiples ventajas.

Manipulación sin papel

Cuando todos los documentos, como facturas y órdenes de compra, son digitales, la manipulación sin papel elimina la necesidad de papel y reduce la cantidad de trabajo manual necesario. Esto significa que las cosas funcionan más rápido, pueden crecer fácilmente y son más flexibles. Los documentos se envían, se convierten en formato digital, se clasifican, se verifican, se aprueban y se procesan sin que nadie tenga que mover papel. Así es como funciona:

1. El sistema busca nuevos correos electrónicos.
2. Se necesitan archivos adjuntos de los correos electrónicos para trabajar en ellos.
3. El sistema lee los archivos adjuntos para obtener la información necesaria.
4. Comprueba los detalles de las facturas u órdenes de compra con respecto a las reglas establecidas.
5. Se elabora una factura, se compara con las órdenes de compra y los recibos de acuerdo con reglas, asegurándose de que no haya repeticiones.
6. Permite a los usuarios saber si las facturas se manejaron correctamente.

La IA ayuda a que el sistema mejore con el tiempo, aprendiendo de sus usuarios y sus necesidades únicas.

Coincidencia rápida

El sistema puede hacer coincidir las órdenes de compra muy rápidamente, un trabajo que sería muy difícil de hacer para las personas solas.

Manejo de muchos documentos a escala

Cuando hay muchas órdenes de compra y facturas, la automatización hace que sea mucho más fácil y rápido clasificarlas todas.

Siempre listo para las auditorías

El sistema realiza un seguimiento de todo, asegurándose de que todo sea correcto y rápido. Con los documentos ya aprobados y organizados, los procesos de auditoría son más fluidos.

Menos trabajo, más productividad

La IA utiliza algoritmos complejos para comprender datos como el cerebro humano, pero más rápido. Aprende y mejora, lo que significa que se necesitan menos comprobaciones manuales.

Con un trabajo menos rutinario, el equipo de finanzas puede centrarse en tareas más importantes, como la planificación y el análisis, que pueden contribuir a las ganancias de la empresa.

Menos errores

Los sistemas de inteligencia artificial pueden detectar errores desde el principio y prevenir problemas mayores más adelante. Si algo anda mal, avisa rápidamente al equipo de TI para que lo solucione.

Ahorra dinero

Aunque existe un costo inicial, ejecutar estos sistemas de inteligencia artificial puede ser mucho más económico que pagar un salario completo.

Seguro y capaz de crecer

El sistema puede funcionar todo el tiempo, a diferencia de las personas, lo que hace que las operaciones sean más eficientes y seguras.

Una encuesta realizada por Investigación de Levvel muestra que aprobación más rápida de facturas y mayor productividad de los empleados son los dos principales beneficios que se experimentan al cambiar a la IA habilitada 2 ida y 3-emparejamiento de caminos procesos, junto con muchos otros beneficios tangibles informados por las empresas que automatizan el procesamiento de facturas y la comparación bidireccional.

Es imperativo tener en cuenta que la automatización del procesamiento de facturas y la comparación de órdenes de compra beneficia múltiples funciones en su negocio:

• Los ejecutivos de finanzas pueden reducir gastos y reasignar recursos para mejorar los resultados y respaldar la expansión estratégica y corporativa.
• Los ejecutivos corporativos obtienen información sobre la gestión del rendimiento y el flujo de efectivo a través de análisis de paneles proporcionados por numerosas herramientas de automatización.
• Los equipos de Cuentas por Pagar pueden eliminar la necesidad de facturas en papel y procesos manuales aprovechando el enrutamiento, la codificación y la comparación automatizados de las facturas de los proveedores de acuerdo con los principios contables establecidos.
• Los contadores y el personal de investigación obtienen acceso inmediato y completo a órdenes de compra y facturas, lo que ayuda en futuras actividades de planificación.

Conclusión

El concepto de concordancia bidireccional es un proceso vital en el ámbito de la contabilidad dentro de cualquier negocio, enfocado principalmente en garantizar la precisión e integridad de las transacciones entre una empresa y sus proveedores.

Implica un procedimiento de verificación meticuloso en el que los detalles de las órdenes de compra (PO) se comparan con los de las facturas correspondientes para confirmar que los productos o servicios solicitados se entregaron correctamente y a los precios acordados.

Este proceso no solo protege contra pagos excesivos o pagos por bienes no entregados, sino que también refuerza el control financiero, fomenta la confianza en las relaciones con los proveedores y cumple con los estándares de cumplimiento.

Si bien la comparación bidireccional manual ofrece precisión a través de la supervisión humana, está plagada de desafíos como discrepancias de datos, ineficiencia de tiempo, riesgos de fraude y el alto costo del procesamiento manual.

Con la llegada de la automatización, la coincidencia bidireccional se convierte en un proceso ingenioso y a prueba de errores. Plataformas como Nanonets automatizan la comparación bidireccional y se integran perfectamente con los sistemas de contabilidad. Esta automatización agiliza el procesamiento de facturas, mejora la precisión de los datos y permite análisis en tiempo real, lo que en última instancia contribuye a una gestión financiera y una eficiencia operativa más sólidas.

Orden de compra → Factura

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• Fuente: https://nanonets.com/blog/what-is-two-way-matching/