Las categorías de gastos comerciales son una clasificación sistemática de los costos incurridos durante la operación de una empresa, diseñada para organizar y rastrear las salidas financieras con fines tales como la preparación de impuestos, la elaboración de presupuestos y el análisis financiero. Esta categorización ayuda a las empresas a administrar sus finanzas de manera más eficiente al proporcionar información sobre los patrones de gasto e identificar posibles deducciones fiscales.

Los empresarios y líderes empresariales inteligentes saben que el diablo está en los detalles, especialmente cuando se trata de claridad financiera. Esta claridad financiera comienza con un enfoque meticuloso para categorizar los gastos comerciales. Al hacerlo, las empresas no sólo allanan el camino hacia una sólida salud financiera, sino que también garantizan su posición estratégica para aprovechar las oportunidades y afrontar los desafíos.

¿Por qué categorizar los gastos comerciales?

El proceso de categorizar los gastos comerciales implica desarrollar una lista completa de categorías de gastos y luego garantizar que cada transacción que realiza su empresa esté claramente asignada al lugar que le corresponde. ¿Por qué es importante todo esto?, te preguntarás.

1. Preparación de Impuestos y Deducciones:
   Categorizar meticulosamente los gastos comerciales ayuda a agilizar el proceso de preparación de impuestos, asegurando que no se pase por alto ningún gasto deducible. Esta cuidadosa organización puede reducir significativamente los ingresos imponibles, lo que generará ahorros sustanciales. Simplifica el proceso de identificar qué gastos son deducibles y en qué medida, lo que hace que el tiempo de presentación de impuestos sea menos abrumador y más eficiente.
2. Análisis y presupuesto:
   Una categorización de gastos bien estructurada proporciona información valiosa sobre los patrones de gasto, lo que ayuda a las empresas a identificar áreas en las que pueden reducir costos y asignar recursos de manera más efectiva. Esta visión granular de los gastos permite a los empresarios elaborar presupuestos que sean realistas y estratégicos, mejorando la estabilidad financiera y fomentando el crecimiento.
3. Gestión del flujo de caja diario:
   Comprender dónde y cómo se gastan los fondos diariamente es crucial para mantener un flujo de caja saludable. La categorización de gastos permite a las empresas realizar un seguimiento de sus compromisos financieros y ajustar las operaciones según sea necesario para garantizar la liquidez. La gestión eficaz del flujo de efectivo es el sustento de cualquier negocio, ya que evita las crisis de efectivo y permite un flujo operativo fluido.

45 categorías de gastos comerciales para empresas y nuevas empresas

Crear una lista exhaustiva de categorías de gastos comerciales puede ayudar a las empresas y a las nuevas empresas a realizar un mejor seguimiento de sus finanzas, presupuestar de manera más efectiva y aprovechar las deducciones fiscales para reducir sus ingresos imponibles. A continuación se muestra una lista de 45 categorías de gastos comerciales que suelen encontrar las empresas en los Estados Unidos. Esta categorización está estructurada para optimizar las posiciones tributarias.

1. Publicidad y Marketing: Incluye anuncios en línea, materiales impresos y campañas de marketing. Estos gastos generalmente son totalmente deducibles.
2. Salarios y sueldos: Compensación a los empleados, incluidos sueldos, salarios, bonificaciones o comisiones. Totalmente deducible.
3. Contrato laboral: Pagos a contratistas independientes. Totalmente deducible, pero las empresas deben emitir el Formulario 1099-NEC si pagan más de $600 en un año.
4. Alquiler de propiedad comercial: Pagos de arrendamiento de espacios de oficinas, escaparates y otras propiedades comerciales. Totalmente deducible.
5. Departamento de Servicios Públicos: Servicios de electricidad, agua, gas, internet y telefonía para operaciones comerciales. Totalmente deducible.
6. Suministros y gastos de oficina: Costo de artículos de oficina como bolígrafos, papel y tinta para impresoras. Totalmente deducible.
7. Reparaciones y mantenimiento: Costos de mantenimiento de propiedades y equipos comerciales, sin incluir mejoras importantes. Totalmente deducible.
8. Depreciación: Deducción por la pérdida de valor de los activos (por ejemplo, vehículos, edificios, equipos) a lo largo del tiempo. Calculado según las pautas del IRS.
9. Honorarios profesionales: Honorarios por servicios legales, contables y otros servicios profesionales. Totalmente deducible.
10. Seguros: Primas de seguros comerciales, como seguros de responsabilidad, negligencia y propiedad. Totalmente deducible.
11. Impuestos y Licencias: Ciertos impuestos estatales, locales y federales; licencias y tasas regulatorias. Generalmente deducible.
12. Interés: Intereses sobre préstamos comerciales, líneas de crédito e hipotecas sobre propiedades comerciales. Totalmente deducible.
13. Gastos De Viaje: Costos por viajes de negocios, incluidos alojamiento, transporte y comidas (sujetos a limitaciones). Deducible dentro de las pautas del IRS.
14. Comida y entretenimiento: 50% de deducible para comidas de negocios; Los costos de entretenimiento ya no son deducibles a partir de la Ley de Empleos y Reducción de Impuestos (TCJA).
15. Educación y Entrenamiento: Costos de talleres, seminarios y materiales educativos para usted o sus empleados. Totalmente deducible.
16. Software y suscripciones: software relacionado con empresas, servicios en línea y suscripciones a publicaciones. Totalmente deducible.
17. Las cuotas de afiliación: Tasas de colegios profesionales y organizaciones empresariales. Deducible, excluidos los de clubes organizados con fines de negocios, placer, recreación u otros fines sociales.
18. Gastos de oficina en casa: Para quienes utilizan habitual y exclusivamente parte de su vivienda para negocios. Deducible basado en el porcentaje de uso de la vivienda para negocio.
19. Los gastos del vehículo: Uso comercial de un vehículo, ya sea deduciendo los gastos reales o utilizando la tarifa de millaje estándar. Deducible dentro de las pautas del IRS.
20. Telecomunicaciones: Costos de teléfonos móviles y servicios de Internet relacionados con las empresas. Totalmente deducible.
21. Franqueo y envío: Costos de correo, servicios de mensajería y envío para operaciones comerciales. Totalmente deducible.
22. Comisiones bancarias: Tarifas relacionadas con cuentas bancarias comerciales y tarjetas de crédito. Totalmente deducible.
23. Beneficios a los empleados: Seguro médico, contribuciones al plan de jubilación y otros costos de beneficios para empleados. Generalmente deducible.
24. Costos legales y regulatorios: Tasas por patentes, marcas y cumplimiento normativo. Totalmente deducible.
25. Investigación y desarrollo: Costos asociados con el desarrollo de nuevos productos o servicios. Potencialmente elegible para créditos fiscales para I+D.
26. Deudas incobrables: Montos que se le deben y que no puede cobrar. Deducible bajo ciertas condiciones.
27. Contribuciones caritativas: Donaciones realizadas a organizaciones benéficas calificadas. Deducible dentro de límites basados ​​en la estructura empresarial.
28. Gastos de mudanza: Costos de traslado de equipos, inventarios y suministros comerciales. Deducible si está relacionado con un cambio de ubicación comercial.
29. Intereses sobre impuestos pagados tarde: Intereses pagados por pagos atrasados ​​de impuestos. Deducible.
30. Inventario para reventa: Costo de bienes o materias primas, incluido el flete. Deducible al momento de la venta del inventario.
31. Impuestos de bienes inmuebles: Impuestos sobre la propiedad comercial. Totalmente deducible.
32. Impuestos a la propiedad personal: Impuestos sobre propiedades utilizadas en negocios, como vehículos y equipos. Totalmente deducible.
33. Pérdidas por accidentes y robos: Pérdidas por robo, vandalismo, incendio, tormenta o eventos similares. Deducible en el año en que ocurrió el siniestro.
34. Primas del seguro de salud: Para personas que trabajan por cuenta propia, potencialmente deducible de sus ingresos.
35. Los planes de jubilación: Aportaciones a planes de jubilación de empleados. Deducible dentro de límites.
36. Regalos: Los obsequios empresariales son deducibles hasta $25 por persona por año.
37. Ingresos obtenidos en el extranjero: Gastos relacionados con la obtención de ingresos en un país extranjero. Sujeto a deducciones y exclusiones específicas.
38. Gastos ambientales: Costos de control de la contaminación, remediación ambiental. Ciertos gastos pueden calificar para créditos o deducciones específicas.
39. Mejoras en la eficiencia energética: Costos de ciertas mejoras energéticamente eficientes en propiedades comerciales. Puede calificar para deducciones o créditos.
40. Trabajar Crédito de la Oportunidad: Contratar personas de ciertos grupos que enfrentan barreras importantes para el empleo. Crédito basado en un porcentaje de los salarios pagados.
41. Crédito de acceso para discapacitados: Hacer que su negocio sea más accesible para las personas con discapacidad. Hay un crédito disponible para pequeñas empresas.
42. Los costos de puesta en marcha: Gastos para iniciar o comprar un negocio. Puede optar por deducir hasta $5,000 en el primer año y amortizar el resto.
43. Costos organizacionales: Costos para la creación legal de una corporación o sociedad. Reglas de deducción similares a las de los costos iniciales.
44. Tarifas de procesamiento de tarjetas de crédito: Tarifas pagadas por aceptar pagos con tarjeta de crédito. Totalmente deducible.
45. Equipo de seguridad: Costos del equipo de seguridad requerido para la operación comercial. Totalmente deducible.

¿Cómo categorizar los gastos en tu negocio?

Profundicemos en los matices de categorizar los gastos comerciales.

1. Crear categorías

El primer paso para dominar el panorama financiero de su empresa es establecer categorías claras y completas para sus gastos.

Estas son las categorías esenciales que toda pequeña empresa debería considerar:

• Los gastos de explotación
• Gastos de personal
• Tecnología y Software
• Marketing y publicidad
• Viajes y entretenimiento
• Honorarios profesionales
• Seguros
• Impuestos y Licencias
• Investigación y desarrollo (I + D)

2. Subcategorías

Profundizar en subcategorías permite realizar un seguimiento y análisis más precisos de los gastos, lo que proporciona información más detallada sobre adónde va su dinero e identifica áreas potenciales para ahorrar costos. Como ejercicio de ejemplo, refinemos las categorías mencionadas anteriormente:

• Los gastos de explotación
  • Servicios públicos (electricidad, agua, internet)
  • Alquiler o Hipoteca
  • Mantenimiento y Reparaciones
  • Suministros y equipos de oficina
• Gastos de personal
  • Salarios y sueldos
  • Beneficios (seguro médico, planes de jubilación)
  • Impuestos sobre la nómina
• Tecnología y Software
  • Suscripciones de software
  • Compras de hardware
  • Servicios de soporte de TI
• Marketing y publicidad
  • Marketing Digital
  • Publicidad impresa
  • Materiales Promociónales
• Viajes y entretenimiento
  • Transporte (vuelos, alquiler de coches)
  • Hotelería
  • Comida y entretenimiento
• Honorarios profesionales
  • Servicios Legales
  • Servicios de Contabilidad
  • Tarifa de consulta
• Seguros
  • Seguro De Responsabilidad Civil:
  • Seguros de Propiedad
  • Compensación para Trabajadores
• Impuestos y Licencias
  • Impuesto sobre las ganancias
  • Impuestos de ventas
  • Licencias y permisos
• Investigación y desarrollo (I + D)
  • Servicio de Desarrollo de Productos
  • Estudio de Mercado
  • Tarifas de patentes y marcas comerciales

3. Seguimiento de gastos

La piedra angular de una gestión financiera sólida es el seguimiento meticuloso de cada centavo que entra y sale de su negocio. En el mundo digital actual, aprovechar la tecnología para automatizar este proceso no es sólo una conveniencia; es una necesidad para mantenerse competitivo e informado. A continuación se explica cómo hacerlo de forma eficaz:

• Utilice software de contabilidad: Implemente una solución de software de contabilidad confiable que se ajuste a las necesidades de su negocio. Plataformas como Nanonets, QuickBooks, Xero o FreshBooks pueden automatizar el seguimiento de gastos, facturación y nómina, reduciendo significativamente la posibilidad de errores humanos y ahorrando tiempo.
• Recibos y Facturas Digitales: Fomente el mantenimiento de registros digitales almacenando escaneos o fotografías de recibos y facturas. Esta práctica no solo respalda el medio ambiente sino que también simplifica los procesos de recuperación y auditoría.
• Integrar cuentas bancarias y tarjetas de crédito: Muchas soluciones de software de contabilidad ofrecen la posibilidad de vincular directamente las cuentas bancarias y las tarjetas de crédito de su empresa, lo que permite un seguimiento de los gastos en tiempo real y una conciliación perfecta.
• Categorizar transacciones inmediatamente: Adquiera el hábito de categorizar cada gasto a medida que ocurre. Retrasar esta tarea puede generar imprecisiones y gastos pasados ​​por alto.

4. Revisión periódica

La naturaleza dinámica de los negocios requiere revisiones periódicas de sus actividades financieras. Esta práctica ayuda a identificar tendencias, gestionar el flujo de caja y tomar decisiones informadas:

• Revisiones Mensuales: Dedique tiempo cada mes a revisar sus gastos categorizados. Busque tendencias, como aumentos inesperados en determinadas categorías, e investigue cualquier anomalía.
• Evaluación comparativa: Compare sus índices de gastos con los estándares de la industria o negocios similares. Esta evaluación comparativa puede resaltar áreas de eficiencia o preocupación, guiando futuras estrategias financieras.

5. Considere las implicaciones fiscales

Comprender y planificar las implicaciones fiscales de los gastos comerciales es fundamental. No todos los gastos reciben el mismo trato según las leyes fiscales, y una categorización adecuada puede generar importantes ahorros fiscales:

• Manténgase informado sobre las leyes fiscales: Las regulaciones tributarias cambian con frecuencia y mantenerse informado puede ayudarlo a maximizar las deducciones y los créditos. Considere consultar con un profesional de impuestos para garantizar el cumplimiento y la optimización de los beneficios fiscales.
• Distinguir entre gastos comerciales y personales: Mantenga las finanzas personales y comerciales separadas para simplificar la preparación de impuestos y respaldar las reclamaciones por gastos comerciales.
• Documentar todo: Mantenga registros meticulosos de todos los gastos, incluidos recibos y facturas. La documentación es crucial para fundamentar las deducciones y puede ser invaluable en caso de una auditoría.
• Plan de deducciones: Sea proactivo a la hora de comprender qué gastos son totalmente deducibles, parcialmente deducibles o no deducibles en absoluto. Este conocimiento puede influir en las decisiones de gasto y las estrategias fiscales a lo largo del año.

Software de gestión de gastos para la categorización de gastos

En el competitivo mundo empresarial, la automatización es clave para la eficiencia y mantenerse a la vanguardia. La categorización de gastos, crucial pero tediosa, se hace sin esfuerzo con Software de gestión de gastos como Nanonetas.

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Echemos un vistazo a cómo un software de gestión de gastos como Nanonets automatiza la categorización y gestión de gastos.

Captura de gastos

Un empleado captura un recibo mediante una aplicación móvil o carga un documento de gastos en cualquier formato. La tecnología OCR de la aplicación extrae detalles clave como fecha, monto y comerciante del recibo.

Categorización automática

El sistema clasifica automáticamente el gasto en categorías empresariales predefinidas, lo que reduce la necesidad de clasificación manual y mejora la eficiencia organizacional.

Codificación GL

Después de la categorización, al gasto se le asigna el código correcto del Libro mayor (GL), minimizando el trabajo manual y los posibles errores de codificación.

Informes de gastos digitales

Los gastos se agregan a un informe digital automáticamente, eliminando la entrada manual. Los empleados pueden revisar y ajustar los detalles si es necesario.

Flujo de trabajo de aprobación

Los gerentes reciben notificaciones en su espacio de trabajo digital (p. ej., Slack, Teams, correo electrónico) para revisar y pueden aprobar o rechazar gastos con un solo clic, lo que agiliza el proceso.

Automatización de reembolsos

Los gastos aprobados se procesan para su reembolso automáticamente, integrándose con los sistemas de nómina para emitir pagos sin intervención manual.

Sincronización ERP

La plataforma exporta sin problemas datos de gastos al software ERP de la empresa, eliminando la entrada manual de datos y mejorando la precisión de los datos.

Reconciliación Continua

El sistema ofrece conciliación en tiempo real, comparando automáticamente los gastos con las transacciones bancarias y destacando las discrepancias para garantizar la precisión financiera y el cumplimiento.

Conclusión

Como se analizó, categorizar los gastos ayuda en la preparación de impuestos, mejora el análisis para la elaboración de presupuestos y es vital para una gestión eficaz del flujo de efectivo.

La lista proporcionada de categorías de gastos comerciales ofrece un marco de referencia para que las empresas optimicen sus posiciones fiscales y obtengan una visión más profunda de sus operaciones financieras.

Además, la integración de la tecnología, específicamente a través de software de gestión de gastos como Nanonets, ha revolucionado la forma en que las empresas abordan la categorización de gastos. Estas plataformas automatizan el proceso, garantizando precisión, eficiencia y cumplimiento, que son esenciales para las empresas en el acelerado mundo actual. Esta automatización no sólo ahorra tiempo sino que también proporciona información financiera en tiempo real que es crucial para tomar decisiones comerciales informadas.

Asesoramos a las empresas a:

• adoptar un enfoque estructurado para categorizar los gastos,
• aprovechar la tecnología para agilizar los procesos,
• mantenerse al tanto de las leyes fiscales,
• consultar con profesionales mejorará aún más la estrategia,
• y revisar periódicamente para identificar oportunidades de crecimiento y ahorro.

Al hacerlo, las empresas pueden garantizar no sólo su salud financiera sino también su preparación para el éxito en el mercado competitivo.

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• Fuente: https://nanonets.com/blog/45-business-expense-categories-for-businesses-and-startups/