Los departamentos de adquisiciones tienden a ser menos visibles para muchas partes interesadas que los departamentos de ventas, operaciones o incluso finanzas, pero no se debe pasar por alto el impacto que tienen en todo, desde el resultado final hasta la calidad del producto y la prestación de servicios, razón por la cual la “excelencia en adquisiciones” es una búsqueda digna.

La optimización de la función de adquisiciones puede ayudar a generar resultados comerciales exitosos, tales como:

• 12-20 % en ahorros en abastecimiento/gestión de la demanda
• 95% en mejora del cumplimiento
• 30% en gasto incremental bajo gestión
• 35% de reducción en la fuga de valor del contrato

Transformando las adquisiciones

Si su organización no registra este tipo de cifras, podría ser un gran candidato para la transformación. El primer paso en el viaje es comprender dónde se encuentra y luego utilizar esa información para determinar dónde quiere estar. A veces es difícil encontrar el tiempo y el proceso de pensamiento necesarios para establecer el camino hacia la excelencia, especialmente cuando uno se concentra en respaldar las demandas que se esperan de otros en materia de adquisiciones en una organización compleja, es decir, todos los días.

Es entonces cuando asociarse con servicios de asesoría en adquisiciones puede ayudar a guiar a su equipo hacia la excelencia en adquisiciones y ayudarlo a contribuir a los objetivos de su empresa: aumentar la rentabilidad, mejorar los resultados del servicio que pueden permitir el crecimiento de los ingresos, generar satisfacción del cliente y garantizar que los proveedores entreguen productos y servicios de alta calidad. servicios.

Evaluar el entorno actual.

Uno de los pasos más importantes es revisar la misión del departamento de adquisiciones y su función actual dentro de la organización. Una evaluación sólida profundiza en el ciclo de vida general de las adquisiciones.

¿Cómo vincula la contratación las necesidades de las partes interesadas con los proveedores que pueden ofrecer las capacidades adecuadas? ¿Cómo se organizan los equipos para alinearse con los objetivos clave?

¿Cómo están cumpliendo en estas áreas?

• Planificación empresarial, enlace con las partes interesadas.
• Operaciones de abastecimiento y análisis
• Gestión del desempeño y cumplimiento de proveedores
• Operaciones de compra, incluido el procesamiento de solicitudes y otras actividades críticas.

Las organizaciones de alto rendimiento mantienen informada a la alta dirección periódicamente para demostrar el valor de las adquisiciones para el negocio. ¿Está proporcionando informes, como por ejemplo:

• Porcentaje de uso de proveedores preferidos, por categoría y a través de una vista organizacional. Efectividad del abastecimiento, eventos planificados según lo programado, ahorros logrados y un destacado de nuevos proveedores de nuevos acuerdos importantes.
• Métricas de desempeño de los proveedores, incluido un resumen ejecutivo, los 10 mejores (y también los peores)

Diseñando el estado futuro

Los objetivos alcanzables que se basan en el resultado de una evaluación funcional de adquisiciones pueden proporcionar una hoja de ruta para el futuro. Un asesor de adquisiciones ayuda a identificar las brechas, lo que generalmente resulta en un plan para avanzar en la gestión de categorías, desarrollar un modelo operativo objetivo y sacar a la luz otras oportunidades clave donde es necesario movilizar acciones.

En IBM, con operaciones en más de 170 países y con más de 13,000 proveedores, esta no fue una tarea fácil. Utilizando Design Thinking, entre otras metodologías, el equipo de adquisiciones pudo definir la visión de su estado futuro y escalar una solución que funcionara. Transformar las adquisiciones con flujos de trabajo inteligentes ha permitido a sus profesionales de adquisiciones incorporar proveedores 10 veces más rápido y realizar análisis de precios en 10 minutos en comparación con 2 días. La inteligencia artificial, la automatización, la cadena de bloques y más permitieron la transformación.

De hecho, cada vez más organizaciones de adquisiciones están pensando en incorporar IA generativa como parte de sus planes futuros para impulsar una toma de decisiones más rápida y precisa, reducir los costos operativos y mejorar la resiliencia.

La importancia del ecosistema de proveedores

Los proveedores son uno de los elementos más valiosos de la empresa, por lo que es importante asociarse bien en este ámbito. Los programas de proveedores preferidos con contratos y precios bien negociados, en sincronía con estrategias comerciales clave, pueden mejorar la entrega de bienes y servicios y, lo que es más importante, la satisfacción del cliente.

Una revisión exhaustiva de todo su ecosistema de proveedores, desde la selección de proveedores y el pago hasta la evaluación comparativa de precios, puede proporcionar información crítica sobre la madurez de su ecosistema. Medir el cumplimiento es un KPI fundamental para la rendición de cuentas. ¿Las partes interesadas internas siguen políticas o salen del sistema? ¿Cumplen los proveedores los requisitos contractuales, los niveles de servicio y los objetivos de sostenibilidad?

Impulsar la satisfacción de las partes interesadas

Muchas empresas siguen de cerca sus puntuaciones netas de promotor (NPS) para detectar tendencias tanto positivas como negativas. Incluso en el espacio B2B, los clientes exigen que las transacciones sean intuitivas, fáciles de realizar y que estén dentro de la política corporativa. En muchos sentidos, una función de adquisiciones optimizada prepara el escenario para la entrega puntual y de alta calidad de bienes y servicios que superan las expectativas y pueden generar una mejora del 30% al 50% en el NPS.

Además de las partes interesadas externas, es importante que el equipo de adquisiciones establezca y mantenga relaciones internas. Esto no sólo ayuda a recopilar requisitos, sino que también cultiva la confianza en toda la organización. Un modelo que fomenta la interacción estrecha con “categoría expertos” (que a menudo quieren manejar sus propias adquisiciones) pueden ayudar a gestionar el abastecimiento, la contratación y medir el éxito, manteniendo al mismo tiempo la visibilidad, la responsabilidad y la disciplina en el gasto.

La excelencia en las adquisiciones funciona

En un informe reciente de Expert Insights, “Adquisiciones inteligentes, más inteligentes”, IBM Institute for Business Value descubrió que un modelo operativo integrado fomenta decisiones de adquisición basadas en datos en tiempo real a través de análisis avanzados y algoritmos predictivos. Las organizaciones con mejor desempeño han logrado costos 52 % más bajos para ordenar materiales y servicios, así como costos 60 % más bajos para procesar cuentas por pagar, y más de la mitad superó significativamente a sus competidores en crecimiento de ingresos y efectividad durante tres años.

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